Directives visant le personnel de la Maintenance et de la construction des aéronefs, DPM 21


Objet :

Numéro :

DPM 21

Processus des avis de proposition de modification (APM)

Nº de révision :

0

 

Nombre de pages :

 

Nº du dossier : AARP-5009-3-21

Date d'émission :

Le 1er avril 1998

1. Objectif

1.1 Expliquer en détail les procédures et les délais pour préparer et présenter des avis de proposition de modification (APM) au Secrétariat du Conseil consultatif sur la réglementation aérienne canadienne (CCRAC) que devra examiner par la suite le Comité technique sur la Maintenance et la construction.

2. Contexte

2.1 Il y a eu un certain nombre d'occasions où les étapes détaillées nécessaires pour que le secrétariat du CCRAC traite un APM n'ont pas été suivies, ce qui a entraîné une certaine confusion et des retards.

2.2 La division de l'élaboration des politiques (AARPC) a précisé, dans cette directive visant le personnel, le processus du CCRAC afin de répondre aux questions de base et de fournir les étapes nécessaires pour traiter une modification au Règlement de l'aviation canadien, ou à ses normes, par l'intermédiaire du secrétariat du CCRAC.

2.3 La consultation et le partenariat sont des aspects importants du processus décisionnel dans l'industrie aéronautique canadienne. Jusqu'à récemment, c'était un processus interne propre au gouvernement. Aujourd'hui, on constate une tendance à l'ouverture du processus d'élaboration des politiques et l'industrie aéronautique s'attend à être consultée au sujet des options qui deviendront en définitive des décisions qui toucheront leurs activités.

2.4 La structure de base du CCRAC englobe ce qui suit :

  1. Un Comité de réglementation, formé de cadres supérieurs de TC, qui détermine les questions de réglementation et en établit la priorité et gère la mise en oeuvre des recommandations qui lui sont présentées. Le Comité de réglementation fournit en outre des conseils et des recommandations au sous-ministre adjoint à l'Aviation et au Comité de revue de la sécurité aérienne (CRSA) de Transports Canada.
  2. Des comités techniques formés de représentants de Transports Canada et de l'industrie aéronautique dont le rôle consiste à examiner et analyser les questions que leur soumet le Comité de réglementation et à formuler des recommandations de nature réglementaire.
  3. Des groupes de travail, composés de spécialistes représentant aussi bien le gouvernement que l'industrie aéronautique, dont le rôle consiste à élaborer des propositions et des recommandations concernant les tâches qui leur sont assignées et à assurer le suivi nécessaire lorsque la mise en oeuvre réglementaire est approuvée. Ces groupes sont mis sur pied par les comités techniques et rendent compte à ces derniers.
  4. Un secrétariat, chargé de gérer le CCRAC pour le compte du Comité de réglementation.

2.5 En bref, le mandat et les responsabilités des divers groupes énumérés en 2.4 sont les suivants (Voir le
TP 11733F pour plus de détails) :

  1. Le Comité de réglementation définit les besoins en matière de réglementation, établit les priorités et soumet les questions de réglementation aux Comités techniques pour examen, au besoin, et s'acquitte également des tâches suivantes :
     
    • examiner et approuver les rapports et les recommandations des comités techniques;
    • diriger la mise en oeuvre des recommandations formulées et s'assurer que la composition du CCRAC est assez diversifiée pour assurer l'éventail de points de vue et d'expériences nécessaires pour lui permettre de s'acquitter de ses fonctions;
    • donner des conseils à l'Exécutif national de gestion d'Aviation (ENGA) et au Comité de revue de la sécurité aérienne (CRSA).
       
  2. Le comité technique formule des conseils et des recommandations et, au besoin, rédige des propositions de règlements. Son mandat comprend également ce qui suit :
     
    • nommer et engager des représentants fiables de leurs organisations respectives pour faire partie des groupes de travail;
    • fournir aux groupes de travail l'orientation nécessaire pour l'élaboration des options de mise en oeuvre;
    • présenter des recommandations au Comité de réglementation concernant les options réglementaires préconisées.
       
  3. Les groupes de travail, composés de représentants du milieu de l'aviation et de Transports Canada, seront établis selon les besoins définis par les comités techniques pour traiter de questions précises. Leur mandat est limité à la période requise pour s'acquitter de la tâche qui leur est confiée. Leurs responsabilités sont les suivantes :
     
    • passer en revue et analyser toute l'information concernant la tâche à accomplir et déterminer, documenter et soulever les questions devant être examinées ou réglées;
    • élaborer et évaluer diverses options et formuler des propositions;
    • procéder à des études de confirmation et de validation au besoin et à la demande du comité technique ou du Comité de réglementation;
    • favoriser l'examen approfondi et le règlement complet de toutes les questions techniques, juridiques et politiques;
    • tenir les personnes clés et leurs organismes respectifs bien au fait des décisions prises, de même que des questions non réglées et des mesures prévues pour les régler.
       
  4. Le Secrétariat gère les activités du CCRAC et  à cet égard, il lui incombe:
     
    • d'établir et de maintenir des systèmes sûrs de gestion des dossiers et des données pour tous les documents essentiels, de même que le système de suivi des projets permettant de gérer les diverses activités du CCRAC et d'en rendre compte;
    • de servir de point de contact pour toutes les communications avec les membres concernant les travaux du CCRAC et surveiller les activités du CCRAC et en rendre compte jusqu'à ce que le Comité de réglementation considère que la tâche confiée a été accomplie;
    • d'établir et de maintenir une fonction de contrôle de la qualité pour tous les documents rédigés en vue d'être présentés au Comité de réglementation et aux comités techniques;
    • de produire et de tenir à jour un guide de référence, à l'intention des membres du Comité de réglementation et des comités techniques, renfermant toute l'information pertinente liée aux activités du CCRAC.

3. Politique

3.1 Format
Tous les APM doivent être produits à l'aide du document standard de mise en forme de AARPC  «MASTER-NPA.doc» que l'on peut trouver dans le serveur G:Aarpc/Cars-New. Le fichier MASTER-NPA contient :

  1. une feuille de couverture APM
  2. une feuille de modification détaillée dans laquelle on entre le texte actuel,  le texte proposé et la justification. Simplement couper-coller l'information à partir du document approprié dans le format indiqué.

3.2 Présentation

Chaque article devant être modifié nécessite une feuille de couverture distincte et un APM. De cette façon, si un article de l'APM est refusé par le comité technique, cela n'aura pas d'incidence sur l'ensemble du dossier de l'APM.

3.3 Sauvegarde

  1. Une fois que l'APM est rempli selon le format décrit en 4.1, le sauvegarder en utilisant le numéro de document comme nom de fichier (par exemple, Std573-03(3).doc ou CAR573-07(2).doc ).
  2. Une fois qu'un numéro d'APM réel a été affecté par le Secrétariat du CCRAC, le projet d'APM est renuméroté en conséquence (par exemple, NPA97-123.doc).

3.4 Préparation des APM

Note d'information: Pour un aperçu général de la façon de demander une publication, modification ou annulation d'un règlement, d'une norme ou d'un document consultatif, se reporter au document TP11733F.

  1. Pour utiliser la terminologie de réglementation standard, AARPC modifiera le contenu de tout APM proposé afin qu'il corresponde à la terminologie appropriée tout en gardant l'esprit du texte. Affaires réglementaires est responsable de la revue finale juridique (non-technique).
     
    1. Propositions émises par un groupe de travail
       
      1. Afin de fournir des éclaircissements, les groupes de travail peuvent présenter leurs recommandations sous forme réglementaire. Ces propositions seront présentées au comité technique sans modifications, sauf l'incorporation de changements pour tenir compte de l'utilisation de la terminologie de réglementation standard. Les proposition émises par les groupes de travail ne seront pas identifiées comme étant des APM et par conséquent, aucun numéro d'APM leur seront assigné.
         
      2. Lorsque AARP n'est pas d'accord avec la modification proposée par le groupe de travail, ARPC peut présenter une proposition distincte dans un format semblable à celui du groupe de travail, faisant connaître la position prise par AARP.
         
    2. Propositions émises par l'industrie
       
      1. Pour demander qu'une mesure soit prise, la personne ou l'organisation envoie une lettre au Secrétariat du CCRAC en justifiant la demande. TC répond dans les 30 jours suivant la réunion trimestrielle du Comité de réglementation. Il est à noter qu'un comité technique peut ne pas accepter ou affecter une tâche sans l'autorisation préalable du Comité de réglementation. Les justifications devraient comprendre notamment :

        1.1
        . L'objectif de la tâche, y compris un énoncé du problème ou de la question et suffisamment de données justificatrices;

        1.2. La date à laquelle il est souhaitable que la mesure soit prise;

        1.3. Une définition de ce que le produit final est censé être.
         
    3. Propositions émises par Transports Canada
       
      1. Des suggestions, ou les domaines qui peuvent exiger un examen de la réglementation, peuvent être présentés par courrier électronique, note de service ou lettre au Secrétariat CCRAC.

        Toutes les suggestions seront examinées, et le cas échéant, préparées et traitées. à noter que «changer pour le plaisir de changer» n'est pas autorisé. Il faudra justifier pleinement les raisons du changement et les avantages que cela peut apporter.
         
  2. Toute question importante peut être présentée dans un seul APM lorsqu'il s'agit de «tout ou rien». Autrement,  il est recommandé de présenter chaque proposition dans un APM distinct (avec une feuille de couverture). De cette façon, si un APM quelconque est refusé par le comité technique, cela n'aura pas d'incidence sur l'ensemble de l'APM qui comprend un certain nombre d'articles.
     
  3. Les APM qui sont modifiés et acceptés pendant une réunion d'un comité technique peuvent être traités comme ceux dont les changements sont convenus.
     
  4. Tous les APM sont considérés comme des tâches distinctes et doivent porter individuellement sur chaque feuille de couverture la signature du chef de l'élaboration des politiques (ARPC) en guise d'approbation. Ils sont ensuite présentés au directeur, Maintenance et construction des aéronefs (AARP) qui les approuve collectivement en les signant avant de les remettre au Secrétariat du CCRAC.

3.5 échéances

Les présentations de l'élaboration des politiques (AARPC) au secrétariat du CCRAC doivent respecter les délais optimums suivants (calculés à partir de la date de réunion fixée) :

  1. Envoi par la poste au CCRAC, sans traduction :

    Si aucune traduction n'est demandée, autre que celle de la lettre d'accompagnement au Secrétariat, six (6) semainesavant la date de réunion.
     
  2. Traduction requise :
     
    1. Moins de cinq pages = sept (7) semaines avant la réunion;
    2. Plus de cinq pages = neuf (9) semaines avant la réunion;
    3. Pour des documents beaucoup plus complexes, AARBH négociera avec AARBD (Normalisation terminologique en aviation) afin d'obtenir le meilleur délai possible et avisera AARPC de ce  nouveau délai.
       
  3. Examen du contenu technique en français :

    à la suite de la traduction, AARPC procède à un examen technique du contenu français = deux (2) semaines.
     
  4. Temps total requis pour présenter un APM au CCRAC = onze (11) semaines avant la réunion.

3.6 Soumission et classement des APM

Tous les AMP doivent être classés séparément et électroniquement pour en faciliter la recherche.

  1. Présenter au Secrétariat du CCRAC avant les dates limites ou aux dates limites fixées en 3.5 ci-dessus :
     
    1. une copie papier de l'APM signé par le biais de la note d'accompagnement du directeur, (feuilles de couverture et de modification détaillée);
    2. un fichier électronique complet en utilisant les pièces jointes du courrier électronique.
       
  2. Dépôt à élaboration des politiques (AARPC);
     
    1. une copie papier de tout le dossier dans le fichier approprié;
    2. une copie électronique complète du dossier dans le sous-répertoire approprié du lecteur partagé de AARPC.

3.7 Changements aux APM
à la suite de la date d'échéance soumise, toute modification supplémentaire doit être envoyée à AARPC. En attendant l'examen de AARPC et l'approbation de AARP, un «Avis de rectification» applicable à l'APM en question, doit être produit et envoyé au Secrétariat du CCRAC selon les explications données en 3.6 ci-dessus.

  1. Des copies papier des avis de rectification seront remises personnellement à tous ceux qui assistent à la réunion du comité technique suivant, au moment où l'APM applicable est examiné.
  2. La délivrance des «Avis de rectification» constituera une exception et non la règle.

3.8 Réunions du comité technique

Note d'information : Le processus tel que décrit dans 3.8(a) peut être modifié à la discrétion du président du Comité technique de la maintenance.

  1. Processus d'examen des APM
     
    1. Avant la réunion, on charge dans un ordinateur portatif l'ensemble du dossier APM, dans l'ordre de discussion, suivant le numéro d'APM séquentiel affecté par le Secrétariat. AARPC projettera, à l'aide de l'ordinateur et d'un projecteur, l'APM à examiner directement sur un grand écran.
    2. Pendant que le chef de AARPC discute de l'APM avec le comité technique, un membre du personnel de AARPC modifiera immédiatement au besoin l'APM dans l'ordinateur. Les changements au texte sont vus instantanément par les membres du comité sur l'écran, ce qui permet une approbation immédiate, de nouvelles modifications ou un rejet. La tenue des dossiers se fait ainsi de façon plus exacte.
    3. En plus de (a)(ii) ci-dessus, tout remaniement important de l'APM, à partir des discussions du comité, sera fait sur un ordinateur portatif distinct par un membre du personnel de AARPC au fond de la pièce. Cette méthode permet de se mettre d'accord sur les principales modifications de façon rapide et décisive. Les textes réécrits sont sauvegardés sur une disquette et remis au comité en vue d'un examen final le même jour, au besoin, pour régler toute question litigieuse.
       
  2. Compte rendu
     
    1. En apportant les modifications indiquées en 3.8(a), AARPC sera en mesure d'établir un compte rendu exact qui reflète la formulation acceptée des modifications à l'APM. Cela permet de s'assurer que les révisions du texte reflètent les contributions des participants et que les décisions sont consignées officiellement par AARPC.
    2. AARBH continuera de tenir à jour et de distribuer un compte rendu officiel des débats du comité technique qui sera envoyé par la poste aux participants. Ce compte rendu n'est pas censé refléter la formulation finale des modifications, mais est simplement une information suffisante à l'intention des lecteurs sur le déroulement de la réunion.

3.9 Processus postérieur à la réunion du comité technique

  1. APM approuvés

    Tous les APM approuvés «tels quels»doivent être envoyés sous forme de dossier, accompagnés d'une note de service de AARP au Secrétariat du CCRAC portant la signature de AARP.
     
  2. Modification des APM

    Les changements approuvés par le comité technique seront apportés par AARPC ou le BPR compétent. Une fois que l'APM est révisé, il devrait être présenté à la division des Affaires réglementaires du CCRAC accompagné d'une note de service indiquant l'approbation du directeur de AARP et l'instruction d'aller de l'avant avec la modification. Toute nouvelle addition à un APM exige la rédaction d'un nouvel APM suivi d'un renvoi au comité technique pour examen.
     
  3. Règlement

    Lorsque l'APM concerne un règlement :
     
    1. L'APM doit être déposé au Comité de réglementation aux fins d'autorisation en tant que recommandation du comité technique.
    2. Les désaccords des membres du comité technique doivent être également présentés au Comité de réglementation (en même temps que le dossier présenté par le directeur de AARP).
    3. Une fois que le Comité de réglementation a approuvé la modification proposée à un règlement, Affaires réglementaires commencera à travailler sur la modification. à cette étape, les avocats de l'unité de réglementation communiqueront avec le BPR pour rédiger la modification. Les copies estampillées seront envoyées par l'unité de réglementation qui verra à les soumettre au processus de consultation de la Gazette du Canada, Partie 1 en vue de leur publication.
       
  4. Normes

    Lorsque l'APM est une norme qui n'est pas liée à une modification de règlement :
     
    1. à la suite de l'approbation par les membres du comité technique, le directeur présente l'APM modifié à Affaires réglementaires accompagné d'une instruction de modifier la norme.
       
    2. Le BPR compétent sera informé par Affaires réglementaires de l'entrée en vigueur de la modification à la norme (voir RAC 103.01(3) qui exige un délai de 30 jours après la publication avant que la modification puisse entrer en vigueur).
       
    3. Comme pour un règlement, le Comité de réglementation doit examiner les désaccords des membres du comité technique avant que la norme ne soit modifiée. Le même processus que pour le règlement s'applique (le directeur de AARP doit inclure les désaccords avec la note d'accompagnement présentant l'APM à Affaires réglementaires)
       
      Les APM qui présentent un chapitre entièrement nouveaux en tant que norme (par exemple, la N. 566) seront présentés au Comité de réglementation de la même façon qu'un règlement.
       
  5. Examen rédactionnel juridique

    Affaires réglementaires procède également à un examen rédactionnel juridique des APM présentés en vue d'une publication définitive (normes) ou à l'unité de réglementation (règlements). Un avocat représentant AARBH communique avec le BPR s'il est jugé nécessaire, afin d'apporter des changements au texte de l'APM présenté par le directeur.

3.10 APM exigeant des modifications majeures et mineures

  1. Les modifications majeures devant être apportées à un APM (par ex., une nouvelle note d'information ou un paragraphe) sont réunies dans un nouvel APM et présentées à la réunion suivante du Comité technique du CCRAC.
     
  2. Les modifications mineures (par ex., l'utilisation de la terminologie appropriée à des fins de normalisation) peuvent être apportées par le BPR compétent, ou AARPC, sur l'APM existant à condition que l'intention n'en soit en rien changée.

3.11 Réunion de suivi du CCRAC

Le personnel  de AARPC et le personnel administratif du Secrétariat du CCRAC assisteront à une réunion de suivi du CCRAC, convoquée dans la semaine qui suit la date de la réunion, pour parler de la récente réunion du comité technique et pour mettre la dernière main au compte rendu de décisions et examiner les articles de suivi subséquents.

3.12 Documents découlant d'une réunion du comité technique

  1. Afin d'accélérer la circulation de l'information du comité technique, AARP peut publier un avis préalable des modifications approuvées par le Comité technique du CCRAC à l'égard des normes seulement. Par exemple, on peut élaborer les LPM, DPM et AN pendant que les normes sont traitées par les voies appropriées.
  2. La documentation résultant des réunions techniques doit respecter certaines conditions :
     
    1. n'est autorisée que pour le matériel portant uniquement sur les normes et non le RAC;
    2. ne concerne que les sujets importants, lorsqu'il s'agit  «d'atténuer» uniquement ou une question de sécurité.
       
  3. Les ébauches des documents indiqués en (a) doivent être envoyés à AARPC puis à AARP aux fins d'approbation finale.
    (p. ex., la LPM nº 18 couvre les réunions du comité technique après avril, juillet et septembre). 
  4. Le ministère de la Justice s'occupera des APM touchant les règlements.
    Le Secrétariat du CCRAC distribuera ces présentations.
  5. à noter que le contenu technique de la traduction française de toutes les modifications des APM sera vérifiée avant la publication.

4. Date d'entrée en vigueur

4.1 Cette directive entre en vigueur le 1er mai 1998.

5. Personne-ressource (AC)

5.1 On peut communiquer avec l'agent responsable mentionné ci-dessous pour obtenir de l'information concernant cette DPM :

Brian Whitehead, AARPC
Direction générale de la maintenance et construction des aéronefs.
Courrier électronique : whitehb@tc.gc.ca
Tél. : (613) 941-8371
Téléc. : (613) 952-3298

5.2 La présente directive est disponible sur l'internet aux adresse suivante :

Intranet: http://www.tc.gc.ca/fra/aviationcivile/normes/maintenance-aarpc-msi-menu-2671.htm

Directeur,
Maintenance et construction des aéronefs

D.B. Sherritt

 

Date de modification :