Circulaire d'information (CI) Nº 107-001

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Guide sur l'élaboration des sytèmes de gestion de la sécurité (SGS)

5.0 COMPOSANT NO. 2 : LA DOCUMENTATION

  1. Une documentation à jour est essentielle si l'organisme veut fonctionner d'une manière sûre et efficace, conformément aux règlements et aux normes actuelles de la sécurité de l'aviation. Pour cette raison, la documentation du système de gestion de la sécurité doit comprendre les éléments suivants :

    1. l'application des règlements, des normes et des exemptions applicables;

    2. une documentation consolidée qui décrit chaque composant du système de gestion de la sécurité, les interrelations entre les éléments et le processus de mise en œuvre pour les changements nécessaires à la documentation;

    3. des politiques et des procédures de gestion des dossiers.

Les paragraphes suivants détaillent la manière d'y parvenir.

5.1 Identification et mise à jour des règlements et des normes applicables

  1. L'organisme doit disposer d'un processus pour documenter les règlements, les normes et les exemptions qui régissent ses diverses activités. Cette documentation peut se trouver dans le manuel approuvé ou dans la documentation du programme de gestion de la sécurité de l'organisme, suivant le cas, mais les employés doivent pouvoir y accéder. L'important est de placer cette documentation de manière à en promouvoir l'usage.

  2. L'organisme doit conserver une documentation à jour sur les règlements et l'organisation. S'il faut effectuer des modifications à la documentation, l'organisme doit disposer d'un processus en vigueur pour assurer que ces modifications sont effectuées.

  3. Le processus devrait permettre une identification rapide des modifications; cela permettra à l'organisme d'être proactif pour effectuer les modifications nécessaires aux documents et aux procédures.

  4. L'organisme doit disposer de processus en vigueur pour faire face à ces situations et pour :

    1. identifier tout changement dans l'organisme qui pourrait avoir une incidence sur sa documentation, et modifier celle-ci selon le cas. Le processus pour traiter les changements dans l'organisme pourrait consister en un élément déclencheur pour réviser la documentation chaque fois qu'un changement dans les opérations ou dans la structure de l'organisme se produit ou est prévu. Des événements ou des dates précises pourraient déclencher le processus de révision des renseignements réglementaires et de la documentation de l'organisme. Ces dates pourraient être sélectionnées dans le but de compléter d'autres activités;

    2. examiner périodiquement les informations pour assurer de disposer des informations les plus à jour;

    3. examiner périodiquement la documentation, telle que le manuel approuvé ou la documentation du programme de sécurité, afin d'en assurer la conformité aux règlements en vigueur;

    4. faire en sorte que les documents exigés par les règlements soient conformes à des normes particulières afin de respecter lesdits règlements; dans un organisme qui dispose d'un système de gestion de la sécurité, une stratégie de documentation de l'organisme résultant d'une politique claire avec des procédures claires pour l'élaboration, la gestion, le contrôle et la révision des documents, contribuera grandement à la fonctionnalité et à l'efficacité du système.

5.2 Documentation du SGS

  1. Dans le contexte du système de gestion de la sécurité, la documentation a deux composants : la description du SGS lui-même et les autres documentations de l'organisme, toutes devant finalement refléter la philosophie du SGS en pratique.

  2. Une façon de procéder consiste à préparer un manuel de politique du SGS de l'organisme. Il peut contenir une description du SGS comme tel et donner des détails qui peuvent être incorporés par renvoi dans d'autres manuels de l'organisme, le but étant de minimiser les répétitions. Ces composants ne sont pas traités séparément ici, puisque l'intégration de la gestion de la sécurité dans l'organisme pris comme un tout est le but et devient la façon normale de procéder.

  3. L'approche détaillée en 5.2.(1) ne constitue qu'une façon de satisfaire aux exigences en matière de documentation. Les entreprises peuvent également incorporer leurs exigences propres au SGS dans la documentation existante approuvée, si cette méthode est plus pratique pour elles. Quelle que soit l'approche adoptée, le document doit être compréhensible et explicite, et l'utilisateur du SGS doit s'en servir

  4. La documentation relative au SGS devrait fournir la politique, les procédures et les détails des processus entourant le SGS. Une boucle procédurale simple n'est pas suffisamment détaillée pour donner à l'utilisateur une série de mesures pouvant être répétées et vérifiées. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent document :

    1. politique – plan d'ensemble de la haute gestion précisant les buts et les objectifs d'un organisme;

    2. procédure – manière précise d'accomplir une activité ou un processus;

    3. processus - groupe d'activités qui sont interreliées ou qui interagissent et qui transforment des intrants en extrants.

      Note:

      La trousse documentaire complète d'un SGS devrait contenir tous ces trois éléments. Cela ne veut pas dire qu'ils doivent se trouver dans le même manuel; cela veut simplement dire que, pour que la documentation soit complète, ces trois éléments doivent exister.


  5. Dans les cas où la trousse documentaire du SGS se trouverait répartie dans plusieurs manuels, il importe de noter qu'une table de concordance indiquant où la documentation se trouve devrait être incluse dans le manuel approuvé. Une brève description de la documentation devrait aussi être incluse. Il importe également de noter que, si un organisme choisit un format « tout inclus » pour sa documentation propre au SGS ou opte pour une documentation par renvoi, ces documents sont encore censés être approuvés et devraient donc être soumis pour approbation à votre inspecteur principal.

  6. La documentation du SGS devrait inclure une description de chaque composant du système de gestion de la sécurité devrait être incluse dans la documentation, dont la politique et les procédures qui expliquent les processus du SGS. Cette étape est essentielle si le personnel de l'organisme, et l'agent de réglementation, doivent comprendre comment tout le système est intégré.

  7. Un système de gestion de la sécurité est une manière de gérer les risques dans tout l'organisme et il doit toucher toutes les facettes de celui-ci. L'absence d'une stratégie de documentation de l'organisme peut mener à un conflit dans les processus du niveau de la documentation qui entoure les processus imposés par la réglementation du SGS et les processus non inclus dans la réglementation du SGS.

  8. La gestion de la sécurité doit être intégrée dans les opérations quotidiennes; elle ne peut y être ajoutée. Contrairement à la plupart des processus industriels qui ont un objectif atteignable, on peut toujours améliorer la sécurité et gérer les risques plus efficacement. Pour atteindre cet objectif, une politique de l'organisme pour l'examen et la modification de la documentation est essentielle. Les avantages commerciaux inhérents au SGS ne peuvent également être maximisés que si les éléments non réglementés de l'ensemble de l'organisme sont intégrés dans le SGS.

  9. Pour cela, on peut utiliser un manuel de politiques de SGS (MPSGS), bien que ce ne soit pas une exigence réglementaire, afin de faciliter et incorporer le SGS dans l'organisme. La participation des employés dans l'élaboration du manuel, de la politique et des procédures qu'il contient peut être une première étape précieuse dans la promotion d'un sens d'appartenance et d'engagement envers une culture positive de la sécurité. Quand un organisme crée un manuel de SGS autonome, il faut noter que celui-ci doit être incorporé par renvoi dans tous les manuels approuvés applicables, et il doit être approuvé par TC.

  10. Un MPSGS doit contenir des directives de politiques claires pour la normalisation des bases du processus pour les activités réglementées, et être suffisamment spécifique pour permettre aux éléments non réglementés de l'organisme de contribuer aux améliorations de l'organisme et d'en bénéficier.

  11. À la fin du processus d'élaboration, la documentation de l'organisme fournira l'orientation pour l'amélioration continue qui est le fondement d'un SGS évolué. Sans une documentation fondamentale qui guide chaque gestionnaire fonctionnel dans la croissance du développement de son propre secteur, ces processus pourraient évoluer dans diverses directions, peut-être avec des conséquences néfastes pour l'interfonctionnement et la sécurité.

  12. Si un organisme choisit d'incorporer les politiques et les procédures de son SGS directement dans le manuel approuvé, il peut le faire. Le but est de documenter le SGS d'une manière efficace et de le conserver dans un document qui sera utilisé effectivement tous les jours.
5.2.1 Analyse des lacunes
  1. L'analyse des lacunes est une étape initiale importante dans la mise en œuvre d'un SGS, afin de déterminer les éléments qui demeurent entre la structure de l'organisme et une structure conforme aux exigences réglementaires du SGS, et qui favorise les pratiques exemplaires et l'amélioration continue. Effectuer une analyse pré-documentation et définir le processus dans la stratégie de mise en œuvre serait une bonne idée. Le processus devrait :

    1. identifier les structures traditionnelles de l'organisme et déterminer si les liens de communication dans toutes les directions sont efficaces; un SGS devrait briser toute isolation de structure traditionnelle et améliorer l'efficacité par l'élimination du syndrome du « cela ne me regarde pas »;

    2. identifier et codifier les interdépendances; les gestionnaires peuvent ne pas connaître l'étendue du réseautage que les employés doivent utiliser pour effectuer leurs tâches; l'exercice d'application du processus devrait faire participer tous les employés concernés dans l'exécution de toutes les activités de l'organisme, que celles-ci soient réglementées ou non;

    3. clarifier et codifier les exigences de communications; les interactions nécessiteront des procédures intégrées entre les entités gérées, et ces exigences de communications claires et sans ambiguïté doivent se trouver dans les procédures opérationnelles de chaque entité fonctionnelle qui a un rôle à jouer dans un processus donné; tous doivent comprendre que le fardeau repose sur l'auteur d'un message qui doit s'assurer que ce message est reçu et compris; il est inutile qu'une entité applique un processus si une autre entité avec un rôle clé à jouer l'ignore;

    4. identifier les fiefs, les chasses gardées et les vaches sacrées; il n'y a aucune place dans un SGS pour des ordres du jour cachés ni des personnes ou des processus qui seraient immunisés contre les examens.

  2. Il est possible que les processus les plus difficiles à documenter et à codifier soient ceux qui ne causent aucune difficulté parce qu'ils fonctionnent sans heurt. Cela dépend habituellement des personnes qui ont effectué une tâche pendant longtemps et pour lesquelles le processus est devenu automatique et routinier. Ces tâches, qu'elles soient liées ou non aux exigences réglementaires antérieures, doivent être incluses dans les détails du processus, afin que la fonction de vérification interne soit efficace, pour permettre une analyse de l'organisme et des défaillances et faciliter ultimement la succession au besoin.
5.2.2 Documentation de la politique de formation

La documentation de la formation est obligatoire pour les personnes employées dans des activités réglementées en vertu du RAC. Toutefois, pour assurer une approche corporative aux processus de la documentation, la politique de l'organisme sur la documentation de la formation devrait se trouver dans le document de politique de gestion. Cela signifie que la documentation de formation pour les personnes dont les emplois n'étaient pas réglementés auparavant serait traitée dans le cadre de la politique de l'organisme, et permettrait de mettre en œuvre des processus de vérification interne plus efficaces, ainsi qu'une analyse des tendances, pour une amélioration continue.

5.2.3 Questions communes de la documentation

L'exigence d'établir des directives et des matrices d'évaluation des risques devrait être développée et appliquée de manière cohérente dans chaque secteur fonctionnel. Si l'on comprend la personnalisation destinée à répondre à des besoins particuliers, la base pour les outils serait commune, par exemple, pour assurer que les vérifications entre les services de la sécurité peuvent être effectuées par des personnes pour lesquelles les outils et les processus vérifiés du service semblent fondamentalement les mêmes que les leurs.

5.2.4 Questions communes de la documentation

Pour rappeler la discussion du cycle Planifier, Faire, Vérifier, Agir, le résumé suivant souligne comment cela s'applique pour constituer et utiliser une documentation de SGS efficace :

  1. aucun processus non documenté; aucun; chaque tâche dans l'organisme est décrite, chaque description de poste est détaillée, chaque processus est décrit et classé (Planifier);

  2. utiliser des procédures documentées; toujours; tout le monde; si la direction prend des raccourcis, les employés se sentiront justifiés d'en faire autant; cela demande du leadership ainsi que de la gestion (Faire);

  3. vérifier et examiner pour s'assurer que les procédures sont documentées et que tout le monde les utilise; une procédure irréalisable, irréaliste ou déraisonnable sera contournée ou remplacée dans le contexte du travail; il faut s'assurer que les procédures sont documentées afin qu'elles puissent être utilisées, appuyées et respectées; dans l'analyse finale, cette étape sera décomposée en deux parties : la vérification du système existant (Vérifier) et l'amélioration du système en effectuant des modifications au besoin (Agir).

5.3 Gestion des dossiers

La tenue des dossiers fait partie des nombreux processus fondamentaux de l'organisme. Si la réglementation exige le stockage et la conservation de certaines informations, une philosophie de l'organisme qui reconnaît l'importance de la tenue des dossiers peut correspondre aux éléments réglementaires et utiliser cette lancée pour hausser la précision dans d'autres documentations d'affaires. Cela devrait comprendre des rapports d'événements, des enquêtes, etc.

5.4 Comment savez-vous si votre SGS fonctionne efficacement?

Composant 2 – Documentation Oui/Non
Élément 2.1 – Identification et mise à jour des règlements applicables  
Une procédure documentée a été adoptée et tenue à jour pour déterminer les exigences réglementaires qui s'appliquent (parties IV, VI et VIII seulement).  
Les règlements, les normes et les exemptions sont régulièrement analysés afin que les renseignements les plus à jour soient disponibles (parties IV, VI et VIII seulement),  
Élément 2.2 – Documentation du SGS  
Il existe un recueil de documents décrivant le système de gestion de la sécurité et les rapports entre tous ses éléments.  
Les renseignements se trouvent, ou sont incorporés par renvoi, dans des documents approuvés, comme le MPAC/MPI, le Manuel d'exploitation de l'organisme, le Manuel de contrôle de la maintenance, le Manuel d'exploitation d'aéroport, selon ce qui s'applique, et, lorsque des documents approuvés ne sont pas prescrits par un règlement, l'organisme consigne les renseignements dans un document contrôlé distinct.  
Élément 2.3 – Gestion des dossiers  
L'organisme dispose d'un système de dossiers qui assure la production et la conservation de tous les dossiers nécessaires à la documentation et au respect des exigences opérationnelles, et qui est conforme aux prescriptions réglementaires qui s'appliquent.  
Le système doit prévoir les méthodes de contrôle nécessaires pour assurer avec pertinence l'identification, la lisibilité, le stockage, la protection, l'archivage, l'extraction, le délai de conservation et l'élimination des dossiers.  


 

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