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Instruction visant le personnel (IP) Nº SUR-001

Procédures de surveillance

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Les documents internes ainsi que les documents désignés par un hyperlien et conservés sur l'intranet de Transports Canada qui sont mentionnés dans le présent document sont disponibles sur demande.
Veuillez communiquer avec le bureau responsable ci-dessous.

Bureau émetteur : Normes
AAP Sous-activités : Surveillance de la sécurité aérienne Numéro de document : IP SUR-001
no de Dossier de classification  : Z 5000-32 Édition no : 04
SGDDI no : 6092935 V5 Date d'entrée en vigueur : 2010-11-17

1.0 INTRODUCTION

1.1 Objet

La présente Instruction visant le personnel (IP) a pour objet de décrire les procédures que doit utiliser le personnel de Transports Canada, Aviation civile (TCAC) lorsqu’il exerce des activités de surveillance de titulaires de certificats canadiens.

1.2 Applicabilité

Ce document s'applique à tout le personnel de TCAC titulaire d'une délégation de pouvoir ministériel appropriée lui permettant d’exercer des activités de surveillance.

1.3 Description des changements

  1. Les changements suivants ont été apportés à la présente édition :

    1. L’article 2.1(k) a été modifié afin de remplacer la référence au DAC no 7 par celle de la DAC no ADM-005;

    2. La section 4.0 a été modifiée afin de mettre à jour le statut du Manuel d'inspection et de vérification (MIV) et de clarifier les circonstances dans lesquelles les inspecteurs de TCAC peuvent utiliser une liste de vérifications/inspection;

    3. La section 5.0 a été modifiée afin de clarifier quand les inspecteurs de TCAC peuvent mener d’autres activités de surveillance;

    4. Le paragraphe 7.4(a) a été modifié afin d’éliminer la référence aux procédures approuvées de l’organisme.

    5. Le paragraphe 7.8.12(2) a été modifié afin d’y inclure des renseignements sur le partage des ébauches de constatations à la réunion de clôture;

    6. La section 8.0 a été renommée « Évaluation de la conformité »;

    7. Le paragraphe 8.1(1) a été ajouté afin d’établir que la notation est un processus interne de TCAC;

    8. Le tableau du paragraphe 8.2(5) a été modifié afin d’établir que les notes 1 ou 2 reflètent la non-conformité et les notes de 3, 4 et 5, la conformité;

    9. Partout dans le document, plusieurs passages qui traitaient de la notation ont été modifiés pour y inclure « en conformité », « en non-conformité » ou « dépasse le niveau élémentaire de conformité »;

    10. Le paragraphe 9.0(2) a été ajouté pour indiquer que le rapport ne comprendra pas de notes;

    11. Le tableau au paragraphe 9.6 a été modifié en substituant le terme « note » par le terme « conformité (O/N) »;

    12. Une référence à la fiche de travail de l’inspection de validation de programme du chapitre 505 du Manuel de navigabilité a été ajoutée à l’annexe A, et des nouveaux numéros SGDDI ont été insérés pour les fiches de travail pour le RAC 703/704 et le RAC 406;

    13. Les critères de notation de l’annexe B ont été modifiés afin d’attribuer la mention de non-conformité aux notes 1 ou 2 et la mention de conformité aux notes 3, 4 et 5;

    14. Le tableau D0 a été retiré de l’annexe B.
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2.0 RÉFÉRENCES ET EXIGENCES

2.1 Documents de référence

  1. Les documents de référence suivants sont destinés à être utilisés conjointement avec le présent document :

    1. Partie 1, sous-partie 7 du Règlement de l'aviation Canadien (RAC), Exigences relatives au système de la gestion de la sécurité;

    2. Partie III, sous-partie 2 du RAC, Aéroports;

    3. Partie IV, sous-partie 6 du RAC, Unité de formation au pilotage;

    4. Partie V, sous-partie 61 du RAC, Construction de produits aéronautiques;

    5. Sous-partie 573 du RAC, Organismes de maintenance agréés;

    6. Partie VII, sous-partie 3 du RAC, Exploitation d’un taxi aérien;

    7. Sous-partie 704 du RAC, Exploitation d’un service aérien de navette;

    8. Sous-partie 705 du RAC, Exploitation d’une entreprise de transport aérien;

    9. Sous-partie 706 du RAC, Exigences de maintenance des aéronefs pour les exploitants aériens;

    10. Partie VIII, sous-partie 1 du RAC, Services de la circulation aérienne;

    11. Directive de l’Aviation Civile (DAC) no ADM-005, Édition no 1, 2010-01-30, Formation obligatoire pour être autorisé à agir au nom du ministre à titre d’inspecteur de la sécurité de l’aviation civile;

    12. DAC no SUR-008, Édition no 1, 2009-01-22, Politique de surveillance;

    13. DAC no 107-004, Édition no 2, 2009-08-19, Application de la loi en aviation – Systèmes de gestion de la sécurité;

    14. Instruction visant le personnel (IP) no SUR-002, Édition no 02, 2010-09-22, Programme de surveillance accrue;

    15. IP no SUR-009, Édition no 01, 2009-07-21, Normes nationales pour la planification;

    16. Circulaire d'information (CI) no 107-001, Édition no 01, 2008-01-01, Guide sur l'élaboration des systèmes de gestion de la sécurité;

    17. Publication des Transports Canada, TP no 8606, Édition no 02, 2005-07-30, Manuel d'inspection et de vérification (MIV);

    18. TP no 13750, Mise à jour 2004-03-08, Aviation commerciale et d'affaires – Manuel d'inspection et de vérification (Listes de vérification);

    19. TP no 13751, Édition no 02, 2005-09-01, Maintenance et construction des aéronefs – Manuel d'inspection et de vérifications (Listes de vérifications);

    20. TP no 13798, Édition no 01, 2001-11-01, Aviation générale – Manuel d'inspection et de vérification (listes de contrôle);

    21. Formulaire no 26-0672 de Transports Canada Aviation civile (TCAC), Version no 0706-02, Formulaire de demande de confirmation;

    22. Formulaire no 26-0673 de TCAC, Version no 0710-02, Formulaire de demande de confirmation de repérage;

    23. Formulaire no 26-0674 de TCAC, Version no 0706-02, Formulaire de mesure corrective;

    24. Formulaire no 26-0675 de TCAC, Version no 0706-02, Formulaire de mesure corrective - Partie 1;

    25. Formulaire no 26-0676 de TCAC, Version no 0706-02, Formulaire de constatation;

    26. Formulaire no 26-0677 de TCAC, Version no 0706-02, Formulaire de constatation parallèle;

aa.  Formulaire no 26-0678 de TCAC, Version no 0706-02, Formulaire d'observation parallèle;

bb.  Formulaire no 26-0679 de TCAC, Version no 0510-01, Registre des preuves;

cc.  American National Standards Institute (ANSI)/American Society for Quality Control (ASQ) Z1.4, Sampling Procedures and Tables for Inspection by Attributes.

2.  À noter que pour le contenu du présent document, à moins d’indication contraire, toute section en référence s’applique à cette IP.

2.2 Documents annulés

Sans objet.

Nota : Par défaut, il est entendu que la publication d'une nouvelle édition d'un document annule automatiquement toutes éditions antérieures de ce même document.

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2.3 Définitions et abréviations

  1. Les définitions et abréviations suivantes sont utilisées dans le présent document :

    1. Administrations aéroportuaires locales (AAL) : Titulaire de certificat qui possède un ou plusieurs certificats d'aéroport délivrés conformément au RAC 302.03.

    2. AIPRP : Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

    3. Approuvé : Approuvé par le Ministère.

    4. AS : Avis de suspension.

    5. Assurance de la qualité (AQ) : Ensemble des activités préétablies et systématiques mises en œuvre dans un système de la qualité afin que les exigences en matière de qualité soient clairement établies et que le processus défini respecte ces exigences.

    6. Autorité de convocation : Personne responsable de l'autorisation et de la supervision d'une activité de surveillance.

    7. Base de données SGS : Base de données utilisée pour fournir ou pour conserver des renseignements, ou pour servir à une évaluation ou à une inspection de validation de programme.

    8. BPR : Bureau de première responsabilité.

    9. CADORS : Systèmes de comptes rendus quotidiens des événements de l'aviation civile.

    10. CEA : Certificat d'exploitation aérienne.

    11. Chef d'équipe : Personne nommée pour mener une évaluation ou une inspection de validation de programme.

    12. Composante : Chacune des six composantes du cadre du protocole d'évaluation du système de gestion de la sécurité (Réf. section 6.0, tableau A).

    13. Conformité : Respect des exigences réglementaires.

    14. Constatation : Non-conformité à une exigence règlementaire ou. dans le cas d’une constatation d’amélioration continue, non-conformité par rapport aux pratiques d’excellence.

    15. Constatation d’amélioration continue : Constatation faite par rapport aux pratiques d'excellence (PE).

    16. DAC : Directive de l'aviation civile.

    17. Déterminer : Faire preuve de discrétion et de jugement (c.-à-d., établir des conclusions en regard des faits, des connaissances et des expériences reliées aux conditions de l’événement ou d’événements similaires) quand vient le temps de prendre des mesures réglementaires  pour remédier à une situation.

    18. Document : Certificats, manuels, publications incorporées par renvoi, instructions de procédures, listes de vérifications non remplies et tous les autres documents papier ou équivalents électroniques qui contiennent des détails sur la structure, les programmes de formation, les autorisations accordées à des employés d’un organisme, etc. et que se doit de posséder le titulaire d’un document d’aviation canadien. Les dossiers ne font pas partie des documents. 

    19. Élément : Chacun des 17 éléments du cadre du protocole d'évaluation du système de gestion de la sécurité (Réf. section 6.0, tableau A).

    20. Entreprise : Titulaire d'un ou de plusieurs documents de l'aviation civile.  Par exemple, un organisme peut détenir un certificat d'organisme de maintenance agréé, un certificat d'exploitation aérienne, un certificat d'organisme de formation agréé et d'organisme responsable de conception. L’emploi du mot « Entreprise » indique que la surveillance s’exerce sur l'intégralité de l'entreprise plutôt que sur un certificat en particulier.

    21. Équipier : Chacune des personnes qui participent à une évaluation ou à une inspection de validation de programme.

    22. Étape de processus : Chacune des différentes étapes identifiées dans le plan de processus.

    23. Évaluation : Activité de surveillance menée dans le but d’évaluer l’efficacité et le niveau de conformité au RAC.

    24. Événement : Action, incident, accident, occurrence, danger ou infraction (unique ou répétée) liés aux opérations menées par le titulaire de certificat.

    25. Examen : Activité de base d'une évaluation ou d'une inspection de validation de programme qui demande une évaluation systématique d'une composante, d’un élément ou d’un système d’un titulaire de certificat pour en vérifier la conformité aux exigences règlementaires.

    26. Exigences règlementaires : Le Règlement de l'aviation canadien (RAC) et ses normes.

aa. Extrant : Produits, matériaux et services a fournis à un client (interne ou externe) après avoir subi un processus.

bb. Gestionnaire de l'entreprise : Gestionnaire de Transports Canada qui est responsable de la surveillance et de la certification de ladite entreprise.

cc. Gestionnaire de l'évaluation (GE) : Personne nommée par l'autorité de convocation qui est responsable de la planification et du déroulement de l'évaluation.

dd. Gestionnaire de l'inspection de validation de programme (GIVP) : Personne nommée par l'autorité de convocation pour mener l'inspection de validation de programme.

ee. Indicateur de risque : Un des indicateurs de risque énumérés à l’Annexe A de l’IP SUR-009

ff. Inspection de processus : Examen en profondeur des processus utilisés dans la production d'un extrant. Aucune note n'est attribuée.

gg. Inspection de validation d’acceptation : Processus comprenant l’étude de la documentation et un examen sur place afin de confirmer qu'un élément est documenté, en place et compris, et qu’il est utilisé par le titulaire du certificat faisant l’objet de l’examen. Aucune note n’est attribuée.

Note :

Les Inspections de validation d’acceptation sont utilisées tout au long de la mise en oeuvre graduelle du SGS et elles sont appliquées aux exigences de chacune des phases de la mise en oeuvre. Une fois que l’inspection de validation d’acceptation est terminée et que toutes les questions en suspens ont été traitées, la phase est réputée répondre aux exigences pertinentes et est de ce fait acceptée. Les inspections de validation d’acceptation peuvent aussi viser un nouveau titulaire de certificat dans le cadre de la certification initiale.

hh. Inspection de validation de programme (IVP) : Processus incluant l'évaluation de la documentation et l'évaluation sur place d'une ou de plusieurs composantes d'un système de gestion de la sécurité (SGS) ou d’autres domaines réglementés d’un titulaire de certificat. Une note est attribuée. Les IVP se déroulent sur une base régulière et leur fréquence sera ajustée, si nécessaire, en fonction des indicateurs de risques.

ii. Intrant : Produits, services et matériaux obtenus de fournisseurs (internes et externes) servant à produire les extrants destinés aux clients.

jj. MIV : Manuel d'inspection et de vérification.

kk. Modèle de sécurité : Étude proactive des dangers et risques engendrés lors d'un changement et les mesures que l'organisme mettra en place pour gérer ces dangers et risques. Le modèle de sécurité représente la justification des changements dans l’environnement d'exploitation.

ll. Non-conformité : Fait de ne pas respecter les exigences réglementaires.

mm. Norme : Critère établi qui sert de base pour mesurer le niveau de conformité d'un titulaire de certificat.

nn. OMA : Organisme de maintenance agréé.

oo. Observation : Résultats obtenus lors d'une évaluation documentaire ou sur place qui servent à confirmer une exigence particulière d'un système, d’une composante ou d’un élément.

pp. Organisme : Titulaire de certificat qui est l'objet d'une évaluation ou d'une inspection de validation de programme.

qq. PE : Pratique d'excellence.

rr. Plan d’évaluation ou d'inspection de validation de programme : Description de toutes les activités et dispositions mises en oeuvre lors d'une évaluation ou d'une inspection de validation de programme.

ss. Plan de mesures correctives (PMC) : Plan établi en fonction des constatations qui sont faites. Le PMC explique les mesures qu’entend prendre le titulaire du certificat pour corriger les lacunes cernées et gérer les risques associés.

tt. PMC : Plan de mesures correctives.

uu. Politique : Plan d’ensemble de haut niveau qui résume les buts et les objectifs d’un titulaire de certificat.

vv. Portée : Domaines fonctionnels qui feront l'objet d'une activité de surveillance.

ww. Procédure : Façon particulière d’exécuter une activité ou un processus.

xx. Processus : Ensemble d’activités liées ou interdépendantes permettant de transformer un intrant en extrant.

yy. Profilage des risques pour la sécurité : Liste par ordre d’importance des risques pour la sécurité propres à un organisme.

zz. Profondeur : Période de temps couverte par l’activité de surveillance.

aaa. RAC : Règlement de l'aviation canadien.

bbb. Registre : Détails spécifiques des événements survenus dans le cadre des activités autorisées par un document d’aviation canadien. Le registre contient entre autres les livres de bord et autres journaux techniques, les mises à jour de la maintenance, les listes de vérification remplies, les rapports de rayons X, les rapports d'incidents, les registres d'entretien, les registres de formation, les constatations d’assurance la qualité (AQ) ainsi que les envois fait au moyen de systèmes internes de rapports de la sécurité, autrement dit dans le cadre d'un système de gestion de la sécurité (SGS).

ccc. Registre des dangers : Liste des dangers identifiés dans l'organisme.

ddd. Retracement : Fait de suivre le cheminement d'un élément tout au long d'un processus. L'élément retracé peut être concret ou abstrait.

eee. Service : Toute activité, autre qu’une activité de surveillance, menée à la demande des bénéficiaires ou pour leur usage facultatif, ce qui comprend la délivrance de certificats, de licences, d'approbations ou autres autorisations délivrées par le ministre permettant le déroulement d'activités contrôlées par le RAC.

fff. SGDDI : Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information.

ggg. SR : Suivi renforcé.

hhh. Suivi administratif : Examen des renseignements sur une mesure corrective sans qu’une visite sur place soit nécessaire.

iii. Suivi sur place : Examen des renseignements sur une mesure corrective dont la confirmation ne peut être obtenue que par une visite sur place.

jjj. Surveillance : Ensemble des activités directement liées à la conformité d’un titulaire de certificat aux règlements et normes applicables et comprenant notamment les évaluations, les inspections de validation, les inspections de processus, les vérifications, les visites à l’organisme (officielles et non officielles), les inspections sur l’aire de trafic, dans le poste de pilotage, dans la cabine ou de l’aéronef, les visites des installations et des ateliers, l’examen et l’approbation de la documentation de l’organisme, la correspondance sous toutes ses formes ainsi que toute autre activité qui pourrait être utilisée pour recueillir de l’information liée à un certificat délivré par le ministre.

kkk. Système : Ensemble de processus interdépendants et de personnes travaillant de concert en vue d’atteindre un objectif donné. Un système comprend des politiques, des processus et des procédures.

lll. Système de gestion de la sécurité (SGS) : Processus documenté de gestion des risques qui intègre des systèmes d’exploitation et des systèmes techniques à la gestion des ressources financières et humaines pour assurer la sécurité aérienne ou la sécurité du public.

mmm. TCAC : Transports Canada, Aviation Civile.

nnn. Titulaire de certificat : Personne physique ou morale à laquelle Transports Canada - Aviation civile a délivré un certificat lui permettant de mener des opérations conformément au Règlement de l'aviation canadien. Dans le présent document, les termes titulaire de certificat, société et organisme sont équivalents et ont la même signification.

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3.0 CONTEXTE

  1. La mise en place de systèmes de gestion de la sécurité (SGS) au sein du milieu de l’aviation change radicalement la façon dont Transports Canada (TC) conçoit ses responsabilités en matière de surveillance. Les méthodes de surveillance classiques, comprenant des vérifications et des inspections, seront remplacées par des évaluations et des inspections de validation de programme (IVP) qui constitueront les principaux outils de surveillance, et qui pourront être étayées, au besoin, par des vérifications.

  2. Les méthodes de surveillance classiques consistaient uniquement à déterminer la conformité réglementaire au moyen d’un système d’inspection directe qui visait les aéronefs, le personnel, les dossiers et autres systèmes d’un titulaire de certificat. La nouvelle méthode faisant appel à des évaluations et à des IVP permettra de faire évoluer la surveillance effectuée par TCAC, au-delà d’une simple vérification de conformité et inclura l’examen de l’efficacité du système de gestion d’un titulaire de certificat. Ces changements vont de pair avec les principes des SGS selon lesquels le titulaire de certificat assume son rôle de propriétaire en gérant les risques de façon proactive et en ayant des programmes en place pour assurer son propre niveau de conformité réglementaire. Quant à TCAC, son rôle consiste à s'assurer que les titulaires de certificat ont des politiques, des processus et des procédures efficaces pour y parvenir et que cette surveillance exercée sous la forme d'évaluations et d'inspections de validation de programme confirme que ces politiques, processus et procédures demeurent efficaces.

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4.0 MANUEL D'INSPECTION ET DE VÉRIFICATION

  1. L’information comprise dans la présente Instruction visant le personnel remplace les procédures de vérification précisées dans le TP 8606 – Manuel d’inspection et de vérification (MIV).

  2. Les listes de vérifications/inspection mentionnées dans le MIV peuvent encore être utilisées comme un outil d’aide à l’inspection dans le cadre d’un échantillonnage effectué au cours d’une évaluation, une inspection de validation de programme (IVP) ou une inspection de processus, ou lorsqu’une vérification de conformité est jugée nécessaire.

  3. Le MIV peut être consulté à l’adresse suivante :

    http://www.tc.gc.ca/fra/aviationcivile/publications/tp8606-menu-5096.htm

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5.0 AUTRES ACTIVITÉS DE SURVEILLANCE

5.1 Généralités

  1. Si des ressources en matière de surveillance sont toujours disponibles une fois que la planification des activités de surveillance annuelle a été effectuée conformément au DAC SUR-008 - Politique de surveillance, il est possible de planifier d’autres activités de surveillance, comme cela est décrit dans l’IP SUR-009 – Normes nationales pour la planification.

  2. Ces activités de surveillance additionnelle ne se verront pas attribuer de fréquence dans le DAC SUR-008 - Politique de surveillance, et elles doivent s’ajouter aux activités de surveillance régulières prévues. Elles ne doivent pas remplacer les évaluations et les inspections de validation de programme.

  3. Ces autres activités de surveillance peuvent également servir d’outil d’aide à l’inspection dans le cadre d’un échantillonnage effectué au cours d’une évaluation, une inspection de validation de programme (IVP) ou une inspection de processus.

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5.2 Exemples de surveillance additionnelle

Le tableau qui suit donne quelques exemples de surveillance additionnelle :

Activité Description Exemples de référence SNARA
Inspection d’aérodrome Déterminer si un aérodrome en particulier peut accueillir en toute sécurité divers types d’exploitation commerciale. Ou bien vérifier si l’exploitant d’aérodrome respecte les exigences du RAC. 12D029, A3D018, A3D020,
A3D022, A3D024, A3D028,
A3D028, A3D031, A3D045
Surveillance des installations/ Inspection à des fins spéciales S’assurer que les entreprises continuent de respecter la réglementation et les normes.

12D041, 13D047, 13D048,
3ND009, 33D038, 14D010,
14D014, 14D041, 14D054,
14D055, 14D056, 14D059,
15D009, 15D010, 15D024,
15D055,
16D062

Inspection en vol S’assurer du maintien des normes opérationnelles minimales. Comprend l’équipage de conduite et le personnel de cabine. Peut comprendre la surveillance d’autres lacunes touchant le système de contrôle de la circulation aérienne, les aéroports ou les aides à la navigation. 13D039, 13D040, 13D041,
13D042, 15D047, 15D013,
15D020, 15D034, 15D035,
15D047,
Inspection sur l’aire de trafic Les inspections ou la surveillance sur l’aire de trafic servent à évaluer le niveau de conformité au Règlement de l’aviation canadien pendant les opérations courantes. 13D081, 33D052, 33D057,
14D031, 14D032, 14D033,
14D034, 15D032, 15D049,
15D033, 16D077
Surveillance des techniques d’instruction Surveiller l’exécution et la norme de l’instruction dispensée à l’industrie par les instructeurs.  Comprend la surveillance de la formation en vol et au sol. 22D030, 22D107, 22D108
Enquête réglementaire Le cas échéant, réagir à des plaintes, des accidents, des incidents ou à d’autres rapports comme ceux du CADORS, afin de déterminer si un incident est lié à des infractions réglementaires, à des lacunes dans les procédures ou à des défaillances de produits aéronautiques. 22D074, 34D005, 34D006, 2DD017, 3RD023
Inspection d’aéronefs Inspection de nature suffisante pour pouvoir établir qu’un aéronef, ses moteurs, ses hélices, ses appareillages et son équipement sont approuvés et respectent les exigences réglementaires. 33D053, 33D054, 33D055, 15D031, 15D048
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5.3 Exigences en matière de documentation

  1. Des détails quant à la décision de mener des activités de surveillance additionnelle doivent être consignés dans le dossier approprié (société, aéronef, SINCA, etc.). Ce dossier doit contenir une justification expliquant pourquoi une surveillance additionnelle était nécessaire et quelle forme l’activité va prendre (pour des exemples, voir le tableau ci-dessus).

  2. Des détails sur l’activité de surveillance ainsi que les constatations en résultant doivent être consignés conformément aux exigences en vigueur relatives à la documentation qui sont propres à l’activité (à savoir, formulaire 24-0008 Rapport d’inspection d’aéronef, formulaire 24-0019 Lettre de notification, formulaire 26-0598 Sécurité des cabines - Rapport d’inspection, etc.). Si l’activité ne comporte aucune exigence formelle en matière de documentation, un registre renfermant des détails sur ce qui a été inspecté ou examiné, les résultats de l’activité et l’identification des éléments nécessitant un suivi, doit être ajouté au dossier approprié.

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6.0 STRUCTURE DU SYSTÈME DE GESTION DE LA SÉCURITÉ

La structure du système d’évaluation du SGS, illustrée au Tableau A ci-après, reprend la même structure que le SGS de TCAC, qui figure dans la CI no 107-001, Guide sur l'élaboration des systèmes de gestion de la sécurité (SGS). Elle comporte six composantes et leurs éléments respectifs.

Tableau A - Structure du protocole d'évaluation de SGS
Composante Élément
1. Plan de gestion de la sécurité 1.1 Politique de sécurité
1.2 Politique non punitive sur la production de rapports de sécurité
1.3 Rôles, responsabilités et participation des employés
1.4 Communication
1.5 Planification de la sécurité, objectifs et buts
1.6 Mesure du rendement
1.7 Examen de la gestion
2. Documentation 2.1 Identification et maintien des règles applicables
2.2 Documentation du SGS
2.3 Gestion des registres
3. Surveillance de la sécurité 3.1 Processus réactifs
3.2 Processus proactifs
3.3 Enquêtes et analyses
3.4 Gestion des risques
4. Formation 4.1  Formation, sensibilisation et compétences
5. Assurance de la qualité 5.1 Assurance de la qualité
6. Préparatifs d'urgence 6.1 Préparatifs et interventions d'urgence
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7.0 PROCÉDURES D’ÉVALUATION

7.1 Généralités

Une évaluation sert à mesurer l'efficacité ainsi que le niveau de conformité au RAC.

7.2 Notification

  1. Le titulaire de certificat recevra normalement un avis écrit 10 semaines avant la date prévue de l’examen sur place faisant partie de l’évaluation, avis visant à confirmer le calendrier de l’évaluation. Dans le cas d’une évaluation pour laquelle le préavis est plus court, l’autorité de convocation (AC) décidera quand prévenir le titulaire de certificat. Ce délai laisse suffisamment de temps à ce dernier pour fournir les documents demandés et au personnel de TCAC pour effectuer un examen complet et un suivi des documents avant l’examen sur place de l’organisme en question.

  2. Par cet avis, il est demandé au titulaire de certificat de fournir un exemplaire des documents en rapport avec l’évaluation au plus tard 14 jours civils après l’envoi de la lettre de notification (8 semaines avant l’examen sur place qui est prévu). Ces documents peuvent comprendre les manuels approuvés de l’organisme, l’information incorporée par renvoi et d’autres documents essentiels à l’évaluation qui donnent des renseignements reliés au SGS. Consulter la section 7.5 pour obtenir plus de renseignements relatifs à la documentation pertinente.

  3. La section 7.5 donne des instructions additionnelles concernant les titulaires de certificat qui ne fournissent pas une documentation acceptable dans les délais fixés au paragraphe (2).

  4. Dans les cas où TCAC possède des exemplaires à jour de l’information indiquée au paragraphe (2), la demande de documents doit se limiter aux documents qui sont nécessaires.

  5. La lettre d'avis devra aussi demander tout renseignement sur la santé et la sécurité du travail (SST) qui pourrait s'appliquer au personnel de TCAC lors de la visite sur place.

  6. La lettre d’avis devra demander au titulaire de certificat de confirmer s’il souhaite ou non que les pratiques d’excellence soient identifiées au cours de l’évaluation. Cette lettre devra également contenir une brève description de ce qu’est une pratique d’excellence.

  7. La lettre d’avis peut également renfermer une copie du guide d’examen de la documentation que devra remplir le titulaire de certificat avant l’examen de la documentation, le tout accompagné de la date à laquelle cette copie devra être retournée à TCAC.

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7.3 Sélection de l'équipe

Les modalités de sélection de l'équipe, notamment les rôles, les qualifications et les responsabilités des équipiers, sont précisées à la section 18.0.

7.4 Plan d'évaluation

  1. Le gestionnaire de l’évaluation (GE) élabore un plan d’évaluation qu’il fait approuver par l’autorité de convocation. Ce plan permet de s'assurer que l'évaluation se déroulera de façon systématique et selon des critères précis. Les parties pertinentes du plan sont distribuées à chacun des équipiers. Elles servent à guider ceux-ci tout au long de l'évaluation. Le GE peut également fournir au titulaire de certificat visé certaines parties du plan. Le plan d'évaluation devrait comprendre les éléments ci-dessous, le cas échéant :

    1. Objectif

      Le plan doit énoncer l’objectif de l’évaluation, qui consiste à faire en sorte que le titulaire de certificat se conforme aux exigences réglementaires.

    2. Portée et profondeur

      La portée spécifiera les domaines fonctionnels à examiner, ce qui peut comprendre la totalité de l’entreprise (tous les certificats), seulement certains certificats bien précis ou des bases d’exploitation choisies. La profondeur indiquera le temps qui sera consacré à chaque activité de surveillance.

    3. Description du titulaire de certificat

      Le plan d’évaluation doit contenir des renseignements précis sur le titulaire de certificat. Il donne au lecteur un aperçu général du titulaire de certificat et comprend les renseignements suivants :

      i) une description sommaire de l’organisme et de ses activités, y compris les services fournis, les types et le nombre d’aéronefs, les bases d’exploitation et tout autre renseignement pertinent;

      ii) le nombre de représentants de la gestion à rencontrer ainsi que l’endroit où ils se trouvent;

      iii) le nombre d'employés à rencontrer ainsi que l’endroit où ils se trouvent.

    4. Représentants de la gestion

      Le plan d’évaluation doit comprendre une liste des membres du personnel de gestion pertinents à l’évaluation, y compris leur nom, leur titre et leurs coordonnées.

    5. Composition de l'équipe

      Le plan doit inclure des renseignements sur l’équipe d’évaluation et indiquer, le cas échéant :

      i) les noms de l’autorité de convocation, du GE, du ou des chefs d’équipe et leurs rôles et responsabilités si nécessaire;

      ii) les noms du personnel de soutien, du ou des inspecteurs principaux, des équipiers, des observateurs et des spécialistes;

      iii) les coordonnées des équipiers.

      Note :

      Un tableau ou un organigramme peut être utilisé pour présenter les renseignements.

    6. Méthodologie

      La méthodologie doit faire référence à l’examen de la documentation et aux entrevues des membres de gestion et des employés de différents services. Il est aussi possible d’utiliser un échantillon des documents et autres dossiers pour confirmer l’information obtenue lors des entrevues et de faire référence à l’utilisation des fiches d'évaluation présentées dans la présente IP.

    7. Communications

      Le plan d’évaluation doit énoncer les protocoles de communication que suivra l’équipe d’évaluation. Ils comprennent les communications internes au sein de l’équipe et avec le personnel de TCAC ainsi que les communications externes avec le titulaire de certificat, les organismes extérieurs et le public.

    8. Voyages à l'étranger

      Si des déplacements à l’étranger s’imposent ou sont envisagés, il faut se renseigner sur :

      i) les exigences relatives aux passeports du gouvernement, aux visas, aux vaccinations, aux avis à fournir aux autorités étrangères de l’aviation civile et à la coordination avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international;

      ii) la disponibilité de communications voix et données, du service de courrier diplomatique et le change de devises.

      Note :

      Le titulaire de certificat peut fournir certains des renseignements cités plus haut

    9. Budget

      Les renseignements suivants seront indiqués dans le plan d’évaluation :

      i) les fonds prévus pour les heures supplémentaires, les déplacements, l’hébergement et les indemnités quotidiennes;

      ii) les imprévus, s’ils sont demandés par l’autorité de convocation;

      iii) un avis de responsabilité des équipiers dans le cas d'un dépassement de coûts des sommes allouées au budget.

    10. Calendrier de l'évaluation

      Un calendrier doit être fourni et contenir les renseignements suivants sur l’équipe, le cas échéant :

      i) les dates de départ et d'arrivée des équipiers chargés de l'évaluation;

      ii) les affectations spécialisées, y compris un sommaire des responsabilités à l’égard des composantes et des éléments applicables;

      iii) les affectations préalables à l’évaluation et à l’évaluation sur place, y compris les dates et heures de début et de fin.

    11. Observations et constatations parallèles

      Le plan d’évaluation indique le processus que suivront les équipiers si des observations ou des constatations parallèles sont faites. Veuillez consulter le chapitre 5 du MIV pour connaître les procédures à suivre relatives aux observations et aux constatations parallèles.
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7.5 Examen préliminaire de la documentation

  1. Avant le début de l’examen de la documentation, le GE (ou le chef d’équipe assigné) doit procéder à un examen sommaire de la documentation fournie afin de vérifier si elle est complète.

  2. Si l’examen préliminaire ne révèle aucune lacune au niveau de la documentation soumise, l’équipe d’évaluation doit procéder à l’examen de la documentation conformément à la section 7.6.

  3. Si l’examen préliminaire révèle des lacunes mineures ou peu importantes, le GE doit communiquer par écrit avec le titulaire du certificat afin de demander que la documentation manquante ou incomplète soit envoyée à TCAC dans les 14 jours civils qui suivent. Le non-respect de cette échéance doit se traduire par la prise de mesures à l’encontre du certificat.

  4. Les titulaires de certificat qui ne soumettent pas une documentation acceptable après une deuxième demande de documentation formulée par TCAC se verront signifier un avis de suspension (AS). Celui-ci entrera en vigueur 14 jours après sa délivrance si le titulaire du certificat ne répond pas aux conditions de rétablissement en envoyant la documentation requise. Dans le cas d’une évaluation, l’AS doit se fonder sur le défaut de respecter les exigences du RAC 107.02.

  5. Les titulaires de certificat qui ne soumettent pas la documentation requise dans le délai indiqué dans la lettre d’avis ou les titulaires de certificat dont la documentation soumise présente des lacunes importantes se verront signifier sur le champ un AS qui entrera en vigueur 14 jours après sa délivrance si le titulaire du certificat ne répond pas aux conditions de rétablissement en envoyant la documentation requise. Dans le cas d’une évaluation, l’AS doit se fonder sur le défaut de respecter les exigences du RAC 107.02.

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7.6 Examen de la documentation

  1. L’examen de la documentation doit avoir lieu 4 à 6 semaines avant l’examen sur place afin d’assurer que :

    1. les inspecteurs auront le temps nécessaire pour effectuer un examen complet de la documentation;

    2. le titulaire de certificat aura suffisamment de temps pour produire la documentation additionnelle demandée;

    3. les inspecteurs auront le temps nécessaire pour effectuer un suivi de toutes les questions relatives à la documentation avant l’examen sur place;

    4. les gestionnaires d’évaluation seront en mesure de prendre en temps opportun une décision quant à la tenue ou non de la partie de l’examen devant être effectuée sur place.

  2. Il s’agit d’un examen préalable complet de tous les dossiers et documents pertinents à l’organisme et à la portée de l’évaluation. Cette activité doit comprendre les tâches suivantes, s'il y a lieu :

    1. s’assurer que tous les manuels et documents de référence qui seront utilisés pendant l’évaluation sont disponibles et comprennent les dernières modifications approuvées. Une demande doit être faite auprès du titulaire de certificat pour confirmer l’état de révision de tout manuel faisant l’objet de l’examen;

    2. faire l’examen des manuels approuvés du titulaire de certificat pour vérifier leur conformité par rapport aux normes appropriées;

      Note :

      Les documents demandés au titulaire de certificat se limitent aux publications renfermant des politiques et des procédures. Des registres générés par l’organisme, comme des rapports ou d’autres données, ayant trait aux résultats de programmes individuels seront examinés sur place dans le cadre du plan d’échantillonnage.

    3. faire l’examen de l’information connexe liée au titulaire de certificat et à la portée de l’évaluation, notamment :

      1. les évaluations, les inspections de la validation ou les vérifications précédentes, y compris les mesures correctives et le suivi, le cas échéant;

      2. les données sur les accidents ou incidents, y compris les rapports du Système de compte rendu quotidien des événements de l'aviation civile (CADORS);

      3. l’historique en matière de conformité à la réglementation, y compris les mesures d’application qui ont déjà été prises;

      4. les exemptions, les dérogations, les approbations, les limitations et les autorisations.

    4. déterminer quels aspects nécessitent un examen plus approfondi au cours du volet de l’évaluation qui se fait sur place;

    5. choisir les fiches d’évaluation appropriées figurant à l’Annexe A.

  3. Les résultats de l’examen de la documentation doivent être documentés. Le Guide d‘examen de la documentation, SGDDI 4198634 ou un document du même genre, peut être utilisé pour enregistrer les résultats de l'examen de la documentation.

  4. Si, dans le cadre de l’examen de la documentation, les équipiers chargés de l’évaluation décident d’utiliser une cartographie des processus afin d’évaluer les processus et les procédures du titulaire de certificat, ils doivent suivre les procédures détaillées à la section 17.0 – Inspection des processus.
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7.7 Réunion d'équipe avant l’examen sur place

  1. Une réunion d’équipe vise à permettre aux équipiers :

    1. de cerner les besoins administratifs et logistiques en prévision de l’évaluation;

    2. d’en arriver, avant de se rendre sur place, à une compréhension commune de la façon dont les divers processus fonctionnent ensemble.

  2. L’ordre du jour de cette réunion doit comprendre les articles suivants, selon qu’ils s’appliquent à l’évaluation :

    1. détails administratifs;

    2. examen et modification du plan d’évaluation pour s’assurer que tous les membres ont reçu les sections appropriées du plan;

    3. renseignements sur le budget, notamment les heures supplémentaires et les frais de déplacement;

    4. conflits d'intérêt et confidentialité;

    5. administration des formulaires;

    6. utilisation de critères de mesure et de fiches de travail, s’il y a lieu, ainsi que du document principal SGS SGDDI 4651358 pour les références réglementaires relatives aux attentes et de questions préparées;

    7. communications;

    8. discussion des résultats de l’examen de la documentation, y compris l’interaction entre les divers processus de l’organisme;

    9. aperçu de l’examen sur place;

    10. lorsque cela est possible, exposé par tous les inspecteurs principaux (y compris, s’il y a lieu, les opérations aériennes, la maintenance, la construction, la certification des aéronefs, les aérodromes, le contrôle de la circulation aérienne, la sécurité des cabines, la santé et la sécurité au travail et les marchandises dangereuses) sur les activités, tendances et rendement du titulaire de certificat au moment de la réunion, et l’historique des évaluations antérieures dont les mesures correctives et le suivi. Si les inspecteurs principaux ne peuvent pas assister à la réunion d’équipe, d’autres moyens doivent être utilisés afin que leur point de vue soit communiqué à l’équipe chargée de la surveillance. Ces autres moyens peuvent prendre la forme de téléconférences, de notes de service ou de résumés de séance d’information.
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7.8 Examen sur place

7.8.1 Plan de l’examen sur place

  1. Généralités

    Le GE doit préparer un plan de l’examen sur place. On y trouvera une structure précise des activités sur place indiquant le personnel clé ainsi que les employés, registres, produits, processus et procédures devant être échantillonnés afin d’obtenir une meilleure compréhension de l’organisme.

  2. Entrevues du personnel clé

    1. Le plan de l’examen sur place doit donner des détails sur les entrevues prévues avec le personnel clé du titulaire de certificat. Ces entrevues donneront au titulaire de certificat l’occasion de décrire les éléments de son SGS et, le cas échéant, de démontrer qu’il y a conformité grâce à l’examen des registres et des documents.

    2. Le GE doit identifier le personnel clé du titulaire de certificat pour chaque activité de surveillance.

    3. Aux fins de la présente IP, le personnel clé comprend le gestionnaire supérieur responsable et toute personne à qui ont été confiées des responsabilité touchant le ou les certificats conformément au RAC (DOA, PRM, gestionnaire d’aéroport, gestionnaire AQ, etc.), ou toute autre personne à qui ont été confiées des responsabilité dans le cadre du SGS du titulaire de certificat (gestionnaire chargé de la mis en œuvre du SGS, enquêteur sur les divers événements, responsable de la sécurité, etc.).

  3. Échantillonnage des employés et des registres

    1. Le plan de l’examen sur place doit donner des détails sur les entrevues prévues avec le personnel du titulaire de certificat. Les entrevues avec les employés doivent normalement concerner les employés techniques; toutefois, TCAC se réserve la possibilité d’interroger tout employé dont les tâches pourraient avoir un impact sur la sécurité aérienne.

      Note :

      Les employés techniques comprennent toutes les personnes exerçant des fonctions obligatoires en vertu du RAC. On peut y trouver le personnel travaillant directement sur les aéronefs, mais aussi celui qui y travaille de façon indirecte, comme les personnes chargées des registres techniques.

    2. Les entrevues avec les employés doivent servir à recueillir des renseignements portant sur les éléments du SGS du titulaire de certificat.

    3. Le GE doit utiliser le tableau ci-dessous afin de déterminer le nombre d’entrevues devant avoir lieu (taille de l’échantillon), lequel se base sur le nombre d’employés travaillant pour le compte du titulaire de certificat (taille du lot).

      Taille du lot 1-13 14-150 151-280 281-500 501-1200 1201-3200
      Taille de
      l'échantillon       		Tous 13 20 29 34 55

    4. Une fois que le nombre d’entrevues d’employé devant avoir lieu a été déterminé, le GE doit choisir comme suit les employés à interroger :

      1. choisir un échantillonnage aléatoire d’employés techniques parmi l’ensemble de la population des employés techniques travaillant pour le compte du titulaire de certificat; ou

      2. choisir un échantillonnage aléatoire stratifié d’employés techniques lorsque le lot au complet est réparti dans divers domaines et veiller à ce que, pour chacun d’entre eux, le nombre d’entrevues de l’échantillon soit proportionnel à la talle de ce domaine. Le GE doit établir ces domaines d’échantillonnage en fonction de sa connaissance générale du titulaire de certificat.

        Par exemple, les activités d’un titulaire de CEA pourraient être réparties dans trois domaines – opérations aériennes, sécurité des cabines et régulation des vols. Si les opérations aériennes occupent environ 60 % du nombre total d’employés techniques, elle se verront allouer 60 % des entrevues des employés.

    5. En se fondant sur l’examen de la documentation et sur les indicateurs de risque, le GE doit déterminer quels registres échantillonner sur place.

    6. Une fois que les registres à examiner ont été identifiés, le GE doit choisir les registres de façon aléatoire, conformément au tableau présenté en c) ci-dessus.

  4. Un modèle de plan d’examen sur place est présenté à l’Annexe A. Ce modèle renferme plusieurs exemples afin d’illustrer comment élaborer un plan d’échantillonnage. Veuillez effacer les exemples au moment d’utiliser le formulaire.
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7.8.2 Réunion de présentation

  1. La réunion initiale est l’occasion pour l’équipe d’évaluation de se familiariser avec la gestion de l’organisme, de préciser le processus d’évaluation et de répondre aux questions que l’organisme pourrait poser au sujet des activités d’évaluation.

  2. Cette réunion doit également permettre de confirmer les besoins d'ordre administratif afin que l'évaluation se déroule le plus efficacement possible et gêne le moins possible les activités de l'organisme.

    Note :

    Un exposé sur la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (LAIPRP) n’est normalement pas nécessaire. Si une demande en vertu de cette loi est reçue pendant une activité de surveillance, le bureau de la LAIPRP fournit les renseignements nécessaires pour se conformer à la demande, notamment de l’information pour conseiller le titulaire de certificat faisant l’objet d’un examen.

  3. Les membres de l’équipe d’évaluation participeront à la réunion initiale, sur l’instruction du gestionnaire d’évaluation ou du chef d’équipe, selon le cas. D'autres employés de TCAC peuvent y participer, sur instruction de l'autorité de convocation.

7.8.3 Exposé sur place à l’équipe d’évaluation

  1. Une fois sur place, le GE ou les chefs d’équipe doivent donner un exposé à l’équipe d’évaluation, lequel doit notamment comprendre une discussion portant sur les points suivants :

    1. familiarisation avec les installations;

    2. protocole quant à l’utilisation des ressources de l’organisme;

    3. identification des personnes-ressources clés de l’organisme;

    4. exposé sur les exigences SST.
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7.8.4 Examen sur place

  1. Au cours de cette étape, l'équipe d'évaluation doit :

    1. mener des entrevues et procéder à l'échantillonnage conformément au plan;

    2. recueillir des témoignages afin de documenter des observations;

    3. analyser les observations recueillies lors de l'examen sur place et dans la documentation;

    4. déterminer si :

      1. le titulaire de certificat se conforme aux exigences règlementaires;

      2. le SGS permet effectivement de gérer le respect de la réglementation;

    5. préparer les constatations de non-conformité, s'il y a lieu.

  2. Les résultats de l’examen sur place doivent être documentés. Le Guide d’examen de la documentation, SGDDI 4208267, ou un document du même genre, peut être utilisé pour enregistrer les résultats de l'examen sur place.
7.8.5 Entrevues

  1. Les entrevues sont des communications verbales avec le personnel de l’organisme et vont de discussions informelles à des entrevues préparées. Les entrevues sont importantes pour les évaluateurs dans la mesure où elles leur permettent de :

    1. bien comprendre les processus et procédures du titulaire de certificat;

    2. déterminer si les renseignements du SGS pertinents décrits dans les manuels approuvés sont bien utilisés;

    3. évaluer les connaissances du personnel en regard à ses tâches et responsabilités;

    4. déterminer l'efficacité des processus et procédures du titulaire de certificat.

  2. Les conseils suivants seront utiles lors de la préparation d'une entrevue :

    1. préparer un calendrier d'entrevues et en fournir une copie au titulaire de certificat. Un calendrier doit comprendre toutes les entrevues, même celles qui sont informelles;

    2. se préparer soigneusement à l’entrevue en passant en revue les questions relatives à la composante ou à l’élément évalué. Lorsque les questions énoncées dans la fiche d'évaluation applicable ne ciblent pas suffisamment les points particuliers, il est possible de les modifier en conséquence;

    3. expliquer les raisons de l'entrevue;

    4. poser des questions ouvertes et éviter les questions ou les énoncés trop complexes;

    5. éviter les questions demandant de répondre par « oui » ou par « non ». Si l’évaluateur utilise de telles questions, il doit en prévoir d’autres afin d’inviter la personne évaluée à étayer ses réponses;

    6. s'assurer que les questions sont bien comprises, expliquer si nécessaire ou répéter la question;

    7. écouter attentivement les réponses et laisser la personne interrogée soutenir la plus grande partie de la conversation;

    8. prévoir deux personnes pour faire l'entrevue : une qui pose les questions et l'autre qui note les réponses. Si une seconde personne n'est pas disponible, expliquer à la personne en entrevue que vous prendrez des pauses pour prendre des notes afin de garantir l’exactitude de l'information recueillie;

    9. éviter de dévier du sujet de l'entrevue;

    10. mettre fin à l’entrevue si l’atmosphère devient très négative;

    11. remercier la personne interrogée à la fin de l'entrevue.

  3. Les équipiers chargés des entrevues doivent fournir un résumé écrit au GE ou au chef d’équipe. Ce résumé, ainsi que toutes les autres notes prises lors des entrevues, devra être conservé conformément aux dispositions de la section 19.0 – Gestion de l’information. Les notes d'entrevues doivent refléter fidèlement les renseignements obtenus et ne pas faire référence à la personne questionnée par son nom. L'équipe d'évaluation devra établir une liste d'entrevues qui identifiera le personnel par le titre de l'emploi ou par un code d'employé spécifique. Les noms des personnes questionnées ne paraîtront pas dans le rapport d'évaluation.
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7.8.6 Analyse

  1. Le GE doit coordonner l’analyse de tous les renseignements recueillis dans le cadre de l’activité de surveillance. Cette analyse doit porter sur les renseignements provenant de :

    1. l’examen de la documentation;

    2. l’examen sur place, y compris tous les échantillonnages de registres et les résultats des entrevues.

  2. En plus d’évaluer sur une base individuelle l’efficacité de chaque élément du SGS faisant l’objet de l’examen, l’analyse doit s’intéresser aux interactions entre les divers éléments du SGS afin de déterminer si le système de gestion fonctionne véritablement comme un système. Dans la plupart des cas, le fait d’évaluer si un organisme répond aux attentes au niveau d’un élément en particulier sans s’intéresser à son impact sur les autres éléments, ne suffit pas à assurer que cet élément a bien été appliqué à la grandeur du système.

  3. Au moment d’évaluer l’efficacité d’un élément, les équipiers chargés des échantillonnages ou des entrevues d’un même élément doivent comparer leurs résultats et les analyser objectivement afin de s’assurer que la note finale qui est attribuée à cet élément reflète bien le rendement général du titulaire de certificat dans ce domaine. Comme des entrevues portant sur le même élément peuvent être effectuées par différents équipiers dans divers domaines de l’organisme, et comme les résultats de ces entrevues peuvent varier grandement d’un domaine de l’organisme à un autre, les inspecteurs doivent prendre en considération la totalité des renseignements avant de se prononcer sur la conformité et l’efficacité d’un système.

  4. En plus d’évaluer l’efficacité d’un élément, l’inspecteur doit également se prononcer sur le respect des exigences réglementaires. Conformément à la section 7.8.1, l’équipe d’évaluation doit évaluer le respect du RAC en procédant à un échantillonnage suffisant pour établir que le SGS du titulaire de certificat est suffisamment solide pour assurer la conformité.

  5. Les inspecteurs doivent comparer les résultats de leurs analyses aux critères de mesure détaillés à l’Annexe B et, à l’aide des procédures de notation figurant à la section 8.0, le GE doit attribuer une note à chaque élément examiné.

  6. Avant d’attribuer une note, s’il y a le moindre doute quant à savoir si le résultat attendu a été atteint, le GE doit décider si des documents, des entrevues ou des échantillonnages supplémentaires sont nécessaires avant de prendre une décision finale.

  7. Si l’analyse montre que toutes les attentes de niveau 3 ont été atteintes et que le titulaire de certificat a indiqué être intéressé par les pratiques d’excellence, l’analyse peut se poursuivre afin d’établir s’il y a présence d’attentes de niveau 5.

  8. L’analyse est terminée une fois que l’équipe d’évaluation a évalué chaque élément.

  9. Les résultats de l’analyse doivent être documentés dans un registre de décisions. Celui-ci, ainsi que toutes les notes d’appui produites pendant l’analyse, doit être conservé conformément à la section 19.0 – Gestion de l’information.
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7.8.7 Utilisation des fiches d'évaluation

  1. Des fiches d’évaluation destinées à guider les inspecteurs durant l’entrevue ont été élaborées pour chaque élément. Les renvois aux différentes fiches dans le SGDDI sont inclus dans l'Annexe A. Chaque fiche d'évaluation comporte quatre sections. La section « A » contient une liste des attentes; la section « B » renferme les questions associées aux attentes; la section « C » est réservée aux réponses de l'organisme, et la section « D » inclut des critères de mesure ainsi que les notes correspondantes. Une page vierge permet également à l'évaluateur de noter des questions complémentaires, au besoin.

  2. Une fiche consiste en un tableau en Word contenant un espace réservé aux renseignements de base et un espace réservé aux questions et aux réponses complémentaires. Les équipiers se réfèrent à ces renseignements lors des réunions quotidiennes et de l’analyse afin de déterminer si l’élément est efficace et répond aux exigences réglementaires applicables.

  3. Les questions sont destinées à faciliter l’évaluation et elles ne sont fournies qu’à titre indicatif. Il n’est donc pas obligatoire de toutes les poser. Par ailleurs, la formulation et l'ordre des questions ne sont pas prescriptifs. Si l'évaluateur considère qu'il possède suffisamment de renseignements pour évaluer efficacement un élément, il peut mettre fin à l'entrevue; et s'il pense qu'une question ouverte différente permettrait de recueillir des renseignements plus utiles, il est libre de la formuler. L'évaluateur peut aussi reformuler une question s'il le juge nécessaire. Il faut s'attendre à ce que les réponses soulèvent d'autres questions qui ne figurent pas dans cette liste.

  4. Exception faite des questions portant la mention « PE », les questions de la section « B » visent un critère de niveau 3. Si l'évaluateur remanie des questions, il doit veiller à ce que les nouvelles questions soient ciblées sur ces attentes. Les questions portant la mention « PE » visent des critères de niveau 5.

  5. Certaines questions s'adressent aux gestionnaires supérieurs responsables, aux chefs de service et aux gestionnaires et aux employés en général, et ont été classées dans cet ordre. Les questions qui portent sur les PE sont répertoriées à la fin de chaque groupe de gestionnaires/employés.

  6. Une fois remplies, les fiches doivent être conservées conformément à la section 19.0 – Gestion de l’information.

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7.8.8 Généralités sur les constatations de l'évaluation

  1. Les constatations de l’évaluation doivent être préparées avec exactitude car elles servent de base au rapport d’évaluation. Le Formulaire de constatation (no 26-0676) se trouve dans le catalogue de formulaires de Transports Canada,
    http://tcapps/Corp-Serv-Gen/5/forms-formulaires/recherche.aspx?view=0

  2. Il est possible de remettre une constatation pour chaque élément durant l’examen des documents, et d’en formuler une autre pour chaque élément à l’occasion de l’examen effectué sur place (maximum de 34 constatations).

  3. Tous les points de non-conformité identifiés pendant une activité de surveillance doivent être documentés sous la forme d’une constatation par rapport à l’un des 17 éléments du SGS. Dans tous les cas, les constatations sont le résultat de l’analyse et devraient être rattachées par l’entremise du plan d’échantillonnage à l’attente ou à l’élément évalué.

  4. Plusieurs scénarios sont possibles au moment de l’évaluation d’un élément en particulier :

    1. les processus, les politiques et les procédures d’un élément en particulier sont documentés et respectent les exigences réglementaires, et l’examen sur place ainsi que l’analyse subséquente montrent qu’ils sont suivis dans tous les cas. Il n’y a aucune constatation à faire, que ce soit au niveau de la documentation ou de la partie sur place de l’évaluation de cet élément;

    2. les processus, les politiques et les procédures d’un élément en particulier sont documentés et respectent les exigences réglementaires, mais l’examen sur place ainsi que l’analyse subséquente montrent qu’ils ne sont pas suivis dans tous les cas. Des exemples étayeront une constatation au niveau de la partie sur place de l’évaluation de cet élément;

    3. les processus, les politiques et les procédures d’un élément en particulier sont documentés et ne respectent pas les exigences réglementaires, mais l’examen sur place ainsi que l’analyse subséquente indiquent que des procédures de rechange sont utilisées. Des exemples étayeront une constatation au niveau de la partie documentation de l’évaluation.

  5. Les constatations ont pour but de signaler les non-conformités réglementaires au niveau du système. Les exemples utilisés doivent démontrer clairement que le système ne fonctionne pas comme il devrait. Un seul exemple d’écart mineur ne prouve pas une défaillance du système à moins de pouvoir démontrer que la sécurité a été compromise.

  6. Les constatations doivent être classées en fonction des critères suivants :

    1. Mineure – Une constatation est jugée mineure si l’activité de surveillance a montré qu’une composante ou un élément a été tenu à jour et a fait preuve de son efficacité, mais que cette composante ou cet élément devrait être amélioré au niveau administratif par rapport aux domaines existants (par exemple pour des questions de formatage).

    2. Modérée – Une constatation est jugée modérée si l’activité de surveillance a montré qu’une composante ou un élément n’a pas été pleinement tenu à jour et que des constatations touchant la conformité indiquent que la composante n’est pas pleinement efficace, mais que le titulaire de certificat a clairement démontré sa capacité à mener l’activité requise par l’élément ou la composante, une simple modification à son processus devant probablement suffire pour remédier à la situation.

    3. Majeure – Une constatation est jugée majeure si l’activité de surveillance a trouvé des exemples montrant que la composante ou l’élément n’a pas été élaboré, tenu à jour et respecté, ou encore qu’il est inefficace, et qu’une défaillance systémique est évidente. Une constatation majeure va généralement exiger une PMC plus long et plus rigoureux que pour une constatation mineure ou modérée. Un AS avec préavis de 30 jours ou une surveillance accrue devraient être envisagés.

      Note : Le système de gestion de la sécurité est composé de divers éléments interconnectés, lesquels dépendent tous les uns des autres pour que l’objectif du système, à savoir gérer les risques à des niveaux acceptables, puisse être atteint. On peut parler de défaillance systémique quand l’un de ses éléments est défaillant au point de nuire à la capacité des autres éléments de fonctionner comme prévu, ce qui se traduit par un système de gestion qui est incapable de démontrer qu’il a dûment réduit les risques à des niveaux acceptables et/ou qui est incapable de démontrer qu’il en a les moyens.

       Par exemple Un élément « enquête et analyse » qui nuit à la capacité des systèmes de comptes rendus de générer des mesures correctives efficaces ou, un plan de gestion de la sécurité qui ne définit pas clairement les rôles et les responsabilités au point de nuire à la capacité du programme de formation de veiller à ce que le personnel soit compétent pour s’acquitter de ses tâches.

    4. Critique – Lorsqu’une constatation résultant d’une activité de surveillance montre qu’une composante n’a pas été mise en œuvre ou qu’elle est complètement inefficace (à savoir qu’elle a reçu une note de 1), un AS à effet immédiat est justifié, conformément à l’alinéa 7.1a) de la Loi sur l’aéronautique. L’absence d’un SGS tenu à jour et efficace conforme aux dispositions pertinentes du RAC sera citée comme raison de la suspension. Dans le cas d’une évaluation, l’AS sera délivré pour cause de non-respect du RAC 107.02 et des dispositions appropriées du RAC 107.03 ainsi que des parties et sous-parties pertinentes au titulaire de certificat faisant l’objet de l’examen. Pour un IVP, l’AS sera délivré pour cause de non-respect des parties et sous-parties pertinentes au titulaire de certificat faisant l’objet de l’examen.

  7. Si, dans le cadre d’une activité de surveillance, il appert qu’une menace à la sécurité existe ou semble probablement exister, des mesures immédiates doivent être prises conformément aux procédures existantes. En fonction de la nature de la menace, les mesures immédiates pourront prendre la forme d’un avis de détention d’un aéronef, d’une suspension du CdeN d’un aéronef ou d’un AS à effet immédiat à l’encontre du certificat, conformément au paragraphe 7.(1) de la Loi sur l’aéronautique.

  8. Lorsque cela est possible, les constatations doivent renvoyer au RAC 107.02 – Établissement d’un système de gestion de la sécurité Par conséquent, elles doivent renvoyer aux parties et sous-parties pertinentes au titulaire de certificat faisant l’objet de l’examen.

  9. Tous les éléments de preuve et tous les documents justificatifs doivent être joints au Formulaire de constatation rempli pour examen par le chef d’équipe et le GE pertinents. Ces documents ne font pas partie du rapport d’évaluation, mais ils sont conservés dans le dossier de l’organisme approprié. Un Registre de preuves, qui constitue un reçu de preuve le cas échéant, figure dans le catalogue des formulaires de Transports Canada (formulaire n° 26-0679).
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7.8.9 Émission de constatation lors de l'évaluation

  1. Lorsque des mesures correctives et un suivi pour non-conformité sont nécessaires avant l’échéance normale prévue pour l’application d’un plan de mesures correctives (PMC) approuvé, une constatation peut être rapportée pendant l’évaluation. Ce type de constatation correspond généralement à des cas où la sécurité est compromise et des mesures correctives sont requises immédiatement ou, tout au moins, avant la fin de l'évaluation. La partie des mesures correctives du Formulaire de constatation comprend une case à cocher et une ligne pour préciser la date et l'heure à laquelle la mesure corrective doit être prise au plus tard.

  2. Le titulaire de certificat doit répondre à la constatation dans les délais impartis stipulés sur le Formulaire de constatation en utilisant un formulaire sur les mesures correctives. Les évaluateurs trouveront le formulaire de mesures correctives dans le catalogue de formulaires de Transports Canada (formulaires n° 26-0674 ou n° 26-0675).

  3. Le rapport de constatations pendant les évaluations n’est possible que lorsque l’autorité de convocation, le GE et le chef d’équipe se sont mis d’accord sur ce point.

  4. Aux fins du suivi des mesures correctives adoptées pendant l’évaluation, le chef d’équipe ou le GE pertinent accepteront ou rejetteront les mesures correctives soumises en signant le Formulaire de mesures correctives applicable.

7.8.10 Comment remplir le formulaire de constatation

  1. Pour remplir le formulaire, les évaluateurs doivent indiquer ce qui suit :

    1. Dans la partie supérieure du formulaire de constatation :

      1. inscrire le nom exact du titulaire de certificat; le cas échéant, utiliser le nom qui figure dans le document d’aviation canadien;

      2. inscrire l’emplacement de la base ou de la base secondaire auquel s’applique la non-conformité;

      3. inscrire le numéro de dossier de TCAC du titulaire de certificat;

      4. inscrire le domaine de la composante ou de l’élément;

      5. inscrire le numéro de constatation (p. ex. 1.2-1 ou 3.3-2).

    2. Dans la section « Non-conformité avec » :

      1. indiquer correctement l’exigence réglementaire correspondant à la non-conformité;

      2. cocher la case « qui énonce en partie » en cas d’utilisation d’une citation partielle (extrait), puis citer exactement l’exigence réglementaire ou la procédure approuvée de l’organisme en séparant les extraits au besoin par des guillemets (« … ») en s'assurant qu'elle est pertinente;

      3. lorsque l’évaluateur donne un extrait d’une citation, il doit citer une partie suffisante du texte pour pouvoir cerner clairement l’exigence réglementaire tout en évitant d’utiliser des mots inutiles.

    3. Dans la section « Exemples » :

      1. préciser les exemples de non-conformité aux exigences réglementaires les plus probants, tels qu’ils ont été relevés à l’occasion de l’examen des documents ou des observations faites lors des entrevues sur place;

        Note :

        Le nombre d'exemples doit être approprié à la taille et à la complexité du titulaire de certificat ainsi qu'à l'élément spécifique évalué. Un exemple de lacune touchant le programme de rapport non punitif peut être suffisant dans le cas d'un organisme comptant moins de 10 employés, mais non dans le cas d'un organisme qui en emploie plusieurs centaines.

      2. faire référence à toute preuve ou à toute documentation d’appui qui confirme la validité de la constatation;

      3. dans la section « Mesure corrective exigée par » :

        1. cocher la case appropriée;

        2. le cas échéant, préciser la date et l’heure à laquelle la mesure doit être prise au plus tard;

        3. préciser le nom de l’évaluateur et la date à laquelle la constatation a été faite.
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7.8.11 Réunions quotidiennes de l’équipe

  1. Des réunions d’équipe doivent avoir lieu à la fin de chaque journée d’évaluation pour :

    1. s'assurer que le plan d'évaluation est bien suivi;

    2. valider les demandes de confirmation (s’il y a lieu) et toutes les constatations;

    3. examiner les résultats des entrevues avec les autres équipiers;

    4. répondre aux questions ou résoudre les problèmes du jour;

    5. au besoin.
7.8.12 Réunion de clôture

  1. À la fin de l’évaluation, le GE doit convoquer une réunion de clôture pour informer la haute direction du titulaire de certificat des résultats. L'autorité de convocation ou ses représentants de l'équipe de gestion de l'évaluation doivent assister à cette réunion. Si elle est présente, l'autorité de convocation peut présider la réunion ou simplement y assister en compagnie de l'équipe.

  2. Le cas échéant, l’équipe d’évaluation aura informé la direction du titulaire de certificat des constatations potentielles et des sujets d’inquiétude au cours des réunions quotidiennes afin d’éviter des controverses entre l’équipe et les représentants du titulaire de certificat. Si possible, le GE fournira une ébauche de toute constatation de non-conformité. Le président de la réunion doit aviser le titulaire de certificat qu'il aura l’occasion de répondre officiellement au rapport d'évaluation dans son PMC.

  3. Le GE informe le titulaire de certificat que le rapport d’évaluation lui sera envoyé dans le délai spécifié à la section 9.1 et qu’il doit remettre un PMC à TCAC dans les 30 jours ouvrables suivant la soumission du rapport. Le processus détaillé des mesures correctives doit également faire l’objet de discussions à l’occasion de cette réunion de clôture.

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8.0 ÉVALUATION DE LA CONFORMITÉ

8.1 Attribution des notes

  1. La notation est un processus interne à TCAC utilisé afin de déterminer le degré de conformité d’un titulaire de certificat. La notation est une méthode normalisée qui permet de déterminer les mesures appropriées à prendre lorsqu’il y a non-conformité au RAC et elle peut être utilisée afin d’attribuer les fréquences de surveillance.

  2. Les notes sont fonction d’un ensemble d'attentes définies. Les attentes ont trait à l'élément évalué. Par exemple, un plan de gestion de la sécurité doit contenir une politique en matière de sécurité. L'une des attentes de la politique en matière de sécurité est qu'elle doit contenir une déclaration sans équivoque d'engagement et d'objectifs. Étant donné que la mise au point d'un SGS est progressive, il faut s’attendre à voir une amélioration constante du système et également des changements dans le type de politiques en matière de sécurité rencontrées.

  3. Les attentes ne doivent pas être utilisées comme des listes de vérification. Elles sont plutôt des indicateurs pour comprendre ce qu'un élément doit comporter afin de satisfaire aux normes d'une évaluation ou d'un processus IVP. Pour comprendre si un élément est efficace ou non, on le doit considérer avec d’autres éléments dans le contexte des processus qui font la composante et dans certains cas, le système dans son ensemble.

  4. Chaque élément évalué se voit attribuer une note de 1 à 5 (nombre entier uniquement) fondée sur un ensemble de critères précis. Les critères doivent servir de lignes directrices pour noter les divers éléments.

  5. Les notes sont attribuées de la façon suivante :

    1. une note de « 1 » signifie que l’élément n’est pas documenté ni mis en œuvre, ou qu’il est complètement inefficace;

    2. une note de « 2 » indique que l’élément a été partiellement mis en œuvre mais qu’il n’est peut-être pas entièrement efficace. En d’autres termes, le titulaire de certificat ne respecte pas tous les critères nécessaires pour qu’on lui attribue une note de « 3 »;

    3. une note de « 3 » signifie que l’élément répond aux exigences réglementaires;

    4. une note de « 4 » indique que l’élément dépasse les exigences réglementaires. Il respecte tous les éléments du niveau 3 plus certains éléments du niveau 5;

    5. une note de « 5 » indique que l’élément est conforme à tous les critères du niveau 3 et qu’il respecte tous les critères supplémentaires exigés pour cet élément. Pour obtenir une note de « 5 », un titulaire de certificat doit respecter les exigences réglementaires et mettre rigoureusement en œuvre les pratiques d’excellence du milieu aéronautique.
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8.2 Notation basée sur les critères de mesure

  1. Lorsqu’il attribue une note à un élément, l'évaluateur doit se demander si l'élément en question respecte les critères fixés. L'évaluateur doit tenir compte de toutes les attentes et appliquer les critères de notation pour déterminer le niveau de récompense.

  2. Si l'évaluateur n'est pas en mesure de confirmer que toutes les attentes de niveau 3 ont été prises en compte après l’examen de la documentation et sur place, d'autres entrevues et échantillonnages peuvent s’avérer nécessaires pour recueillir des renseignements et confirmer les résultats.

  3. Si toutes les attentes de niveau 3 ne sont pas atteintes pour un élément, c.-à-d. que des , constatations de non-conformité ont été produites, alors l’organisme ne pourra pas avoir une note supérieure à 2.

  4. Lorsqu’il attribue une note, l’évaluateur doit se rapporter aux règles de notation suivantes :

    1. Les notes ne sont attribuées qu’au niveau d’un élément et d’une composante. Une note d’évaluation ne sera pas attribuée.

    2. Notation d’un élément

      1. Chaque élément doit être évalué en premier pour vérifier s’il répond aux critères de niveau 3. Une fois le niveau établi, l’évaluateur peut vérifier si les éléments satisfont aux attentes supplémentaires qui mèneraient peut-être à une notation plus élevée qu’un niveau 3.

        Note :

        On s’attend à ce que les titulaires de certificat atteignent le niveau 3, cependant TCAC encourage l’amélioration continue et, d’après le critère précédent, peut attribuer une note plus haute.

      2. Pour attribuer une note de niveau 3, les évaluateurs doivent s’assurer que chacune des attentes de niveau 3 de l’élément en question est documentée, observée et comblée, et que l’élément est efficace et interagit de façon efficiente avec les autres éléments du SGS à l’intérieur des zones réglementées de l’organisme. Pour ce faire, l’élément doit posséder des liens clairs avec les autres aspects du SGS, au besoin, et faire l’objet d’une amélioration continue.

        Note :

        Détenir des objectifs organisationnels axés sur la politique en matière de sécurité est un exemple de lien entre les éléments d’un SGS.

      3. Pour attribuer une note de niveau 4, les évaluateurs doivent vérifier que toutes les attentes de niveau 3 et qu’une partie importante des attentes de niveau 5 en ce qui concerne l’élément en question sont documentées, observées et comblées, que l’élément est efficace et qu’il interagit de façon efficace avec d’autres éléments du SGS aussi bien dans les zones réglementées de l’organisation que dans celles non réglementées.

        Note :

        Aux fins des présentes règles, une proportion importante équivaut à au moins 50 % des attentes de niveau 5. Dans le cas où il y aurait un nombre impair d'attentes de niveau 5, la proportion devra être supérieure à 50 % (par exemple : 3 attentes sur un total de 5).

        Note :

        Les zones non réglementées peuvent notamment inclure la manutention des bagages, les services de restauration de bord, la sûreté, le ravitaillement en carburant, l'enlèvement de la neige, l'exploitation des hangars, le marketing ainsi que toutes les autres activités qui ne sont pas liées au RAC mais qui complètent les activités couvertes par le certificat.

        Par exemple, pour interagir de façon efficiente avec des entités non réglementées (internes et externes), il est normal de prévoir la mise en relation des éléments suivants avec un programme de rapports sur la sécurité :

        1. il doit contenir des renseignements provenant de sources clés outre le titulaire du certificat lui-même;

        2. le titulaire de certificat doit offrir une formation de base en matière de sensibilisation;

        3. le titulaire de certificat doit autoriser l'accès au programme de rapports;

        4. il assure le suivi avec l’organisme non réglementé en ce qui concerne les rapports présentés et toute mesure prise, ainsi que le nombre de rapports reçu.

      4. Pour attribuer une note de niveau 5, les évaluateurs doivent vérifier que toutes les attentes de niveau 3 et de niveau 5 de l’élément en question sont documentées, mises en œuvre et utilisées, et que l’élément est efficace et interagit de façon efficace avec les autres éléments du SGS aussi bien dans les zones réglementées de l’organisme que dans celles non réglementées. Un organisme qui n’applique pas son SGS aux zones non réglementées ne peut pas être considéré selon un niveau 5, car il ne détient pas l’aptitude pour prendre en compte les obstacles et les risques en dehors des zones réglementées. Il n’a donc pas un profil complet des risques pour la sécurité. Dans un même ordre d’idée, un organisme qui ne soumet pas toutes ses zones réglementées et non réglementées à une amélioration constante ne peut se voir attribuer la note de niveau 5, car il n’applique pas les principes de gestion « planifier – faire – vérifier – agir » (PFVA) à toutes ses zones d’exploitation.

    3. Notation d’une composante

      1. Sous réserve de l’alinéa (ii), les évaluateurs doivent attribuer une note à une composante en établissant la note moyenne des éléments qui la constituent. Les notes doivent être arrondies au nombre entier le plus près de la note moyenne, conformément au tableau suivant :

        Note moyenne des éléments Note de la composante
        1,0 – 1,99 1
        2,0 – 2,99 2
        3,0 – 3,99 3
        4,0 – 4,99 4
        5,0 5

        Note :

        Pour les composantes à un seul élément, la note de l’élément est la même que celle de la composante (par exemple, composantes 4, 5 et 6).

      2. Pour attribuer une note de niveau 3 à une composante, les évaluateurs doivent vérifier que tous les éléments connexes satisfont aux exigences réglementaires minimales (c.-à-d. une note de niveau 3 ou plus). Si un élément de la composante ou plusieurs d’entre eux reçoivent une note de niveau 2, la note de la composante sera de 2 ou moins.

      3. Pour attribuer une note de niveau 4 à une composante, les évaluateurs doivent vérifier que tous les éléments connexes satisfont aux exigences réglementaires minimales et démontrer clairement que les éléments interagissent de façon efficace entre eux.

      4. Une composante peut recevoir une note de niveau 5 seulement si chacun de ses éléments s’est vu attribuer une note de niveau 5.

  5. L’exemple du tableau ci-après montre comment fonctionne l’instrument d’évaluation avec l’élément 1.2 « Politique non punitive sur la production de rapports de sécurité ». Le tableau renferme toutes les attentes et les divise en critères de niveau 3 et 5 aux fins de notation.
Plan de gestion de la sécurité — Politique non punitive sur la production de rapport de sécurité
Note Critère de mesure
Non conforme
1 Les rapports sur la sécurité ou les erreurs commises par inadvertance se soldent par des mesures punitives prises contre les coupables.
2 (3) moins quelques aspects
Conforme
3

  1. Une politique garantit l’immunité contre toute mesure disciplinaire aux employés qui signalent les dangers, les incidents ou les accidents.

  2. Les situations dans lesquelles on envisage des mesures disciplinaires punitives (comme les activités illicites, la négligence ou une inconduite délibérée) sont clairement définies et documentées.

  3. La politique est largement comprise au sein de l’organisme.

  4. Des éléments probants montrent que l’organisme met la politique en application.

4 Tous les critères du niveau 3, plus quelques aspects du niveau 5
5 Tous les critères du niveau 3, plus tout ce qui suit :

  • Les employés ont confiance en la politique. La politique est appliquée dans les domaines couverts et non couverts par le certificat de l’organisme.

  • L’organisme possède des lettres ou un protocole d’entente entre les employés et/ou les sous-traitants et les gestionnaires. Ces lettres servent à documenter la politique disciplinaire et la façon dont elle sera appliquée.

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8.3 Non-obtention d’une note de 3

  1. À défaut d'obtenir une note minimale de « 3 » à l'une ou l'autre des composantes, l'organisme s'expose aux sanctions suivantes :

    1. Si une composante a obtenu une note de 2 à l’évaluation et que l'interprétation des constatations indique qu'il s’agit de points mineurs ou modérés comme le prévoient les sections 7.8.8 (6)a) et b), le titulaire de certificat doit soumettre un PMC de la manière décrite à la section 10.0 – Plan de mesures correctives.

    2. Si une composante a obtenu une note de 2 à l’évaluation et que l'interprétation des constatations indique qu'il s’agit de points mineurs ou modérés comme le prévoient les sections 7.8.8 (6)a) et b), et qu’après une analyse de l’ensemble des constatations il a été déterminé qu’il n’y avait aucune défaillance systémique, l’autorité de convocation peut, à sa discrétion, envoyer une lettre de confirmation au titulaire du certificat lui disant qu’il est maintenant en conformité avec le RAC. La lettre sera envoyée à condition que toutes les déficiences soient corrigées à la satisfaction de l’inspecteur principal dans les 30 jours civils suivant l’approbation du PMC.

    3. Pour qu’il y ait envoi de la lettre de confirmation prévue en b), il faut que toutes les constatations soient traitées simultanément.

    4. Une copie de la lettre de confirmation envoyée conformément à l’alinéa b) doit être jointe au rapport de surveillance. L’état de conformité original attribué à la composante dans le rapport de surveillance ne doit pas être modifié.

    5. Si une composante a obtenu une note de 2 à l’évaluation et que l'interprétation des constatations indique qu'il s’agit de points majeurs comme le prévoit ci-dessus la section 7.8.8 (6)c), l'autorité de convocation décidera des mesures à prendre, lesquelles pourront inclure une émission d'un AS ainsi qu’une surveillance accrue. Si un AS est émis, le titulaire de certificat devra se soumettre aux conditions de fin de suspension prévues dans l’avis pour éviter de perdre ses privilèges de certification. Tous les éléments supplémentaires identifiés lors de l'évaluation ou de l’IVP mais non spécifiés dans l'AS seront pris en compte dans le PMC, comme le prévoit la section 10.0 – Plan de mesures correctives.

      Note :

      Si les constatations sont considérées majeures, l’option offerte en b) ne s’applique pas.

    6. Si une composante a obtenu une note de 1, un AS sera émis, lequel, à la discrétion de l’autorité de convocation, pourra prendre effet immédiatement. Si l’AS est émis, le titulaire de certificat devra se soumettre aux conditions de rétablissement avant que le certificat ne soit remis en vigueur. Toutes les autres questions identifiées dans l'évaluation ou l'IVP et qui ne sont pas spécifiées dans les conditions de rétablissement et qui ne sont pas reliées à la sécurité, seront traitées dans le PMC de la manière décrite à la section 10.0 – Plan de mesures correctives.

  2. En cas de menace immédiate à la sécurité, l'autorité de convocation doit émettre les documents ou les restrictions nécessaires.
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8.4 Non-obtention d’une note de 4 ou de 5

  1. Lorsque TCAC a déterminé que le titulaire de certificat répond aux attentes de niveau 3 mais que des constatations mineures ou modérées par rapport aux pratiques d'excellence ont été formulées contre lui, une constatation d’amélioration continue pourra être émise, à la discrétion de l’autorité de convocation.

  2. Lorsque le titulaire de certificat choisit de traiter une constatation d’amélioration continue dans le cadre de son PMC, la constatation doit être jointe en Annexe B au rapport d’évaluation.

  3. Une fois que le titulaire de certificat met à un terme avec succès à son PMC à la satisfaction de l’inspecteur principal, une lettre de confirmation doit être envoyée afin de signaler que le titulaire de certificat est maintenant réputé avoir dépassé le niveau élémentaire de conformité.

  4. Une copie de la lettre de confirmation envoyée conformément au paragraphe 3) doit être jointe au rapport de surveillance. L’état de conformité attribué à la composante dans le rapport de surveillance ne doit pas être modifié.

  5. Pour qu’il y ait envoi de la lettre de confirmation prévue au paragraphe 3), il faut que toutes les constatations soient traitées simultanément.

  6. L’acceptation des constatations d’amélioration continue n’est pas obligatoire. Un organisme peut indiquer, avant l’activité de surveillance ou à tout moment pendant l’activité comme telle, qu’elle ne désire pas être mise au courant de ces constatations. Dans ce cas, l’équipe d’évaluation limitera ses activités aux attentes de niveau 3 et le rapport d’évaluation reflétera les constatations en fonction du RAC et non pas des PE.

8.5 Surveillance accrue

  1. Le titulaire de certificat qui n’obtient pas la note de 3 lors d’une évaluation ou d’une IVP peut être assujetti à une surveillance accrue à la discrétion de l’autorité de convocation. Cette surveillance vise à remettre le plus vite possible le titulaire de certificat en conformité avec les exigences réglementaires.

  2. Cette surveillance sera effectuée conformément à la plus récente édition de l’IP SUR-002.
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9.0 RAPPORT D'ÉVALUATION

  1. Le rapport d’évaluation est le document qui résume les résultats de l’évaluation et comprend les constatations et les observations et, le cas échéant, les mesures correctives à prendre pour donner suite aux constatations rapportées pendant l’évaluation, conformément à la section 7.8.8. Le rapport est un compte-rendu factuel qui ne doit pas comprendre d'énoncés subjectifs, de suggestions ni de recommandations.

  2. La note attribuée à chaque composante n’apparaît pas dans le rapport. Le rapport d’évaluation doit stipuler si le titulaire de certificat est en état de conformité ou de non-conformité au RAC.

  3. Le gestionnaire de l’évaluation est responsable de la préparation du rapport et de son approbation par l’autorité de convocation. Selon ce que décide cette dernière, le rapport est rédigé dans la langue de préférence du titulaire du certificat, comme l’indique le dossier des communications entre TCAC et le titulaire du certificat. Le gestionnaire de l’évaluation détermine la langue à utiliser dans la préparation des documents d’évaluation en fonction des exigences de la langue de travail et fera traduire les documents, au besoin.

  4. Un modèle de rapport d’évaluation est présenté à l’Annexe A.

9.1 Procédures relatives au rapport

  1. Le rapport d’évaluation est présenté normalement au titulaire de certificat dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du volet de l’évaluation se faisant sur place. Il est à la discrétion de l’autorité de convocation d’accorder cinq jours supplémentaires pour les rapports d’évaluation demandant plus de temps pour l’examen du comité. Tout dépassement d’échéance établie doit être justifié puisque la validité du rapport pourrait être compromise si ce rapport n'est pas présenté dans les délais prescrits.

  2. L’autorité de convocation signera la lettre d’accompagnement du rapport et s’assurera que l’original est bien reçu par le titulaire de certificat. Une confirmation de réception, sous la forme d’une copie signée, d’un reçu postal ou d’un autre moyen acceptable, est essentielle car elle détermine la date à laquelle le PMC doit être reçu au plus tard, le cas échéant. Le rapport présentera les modalités à respecter par le titulaire de certificat pour donner suite aux constatations de l’évaluation et précisera le délai pour faire parvenir la réponse, à savoir 30 jours ouvrables après réception du rapport.

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9.2 Sommaire

  1. Cette partie du rapport présente un aperçu global des résultats de l’évaluation aux gestionnaires supérieurs. Le sommaire doit être aussi concis que possible (idéalement une seule page) et éviter l'emploi d'énoncés subjectifs qui laisseraient penser qu'un niveau de conformité a, ou n'a pas, été atteint. Le sommaire devrait comprendre une déclaration de conformité ou de non conformité. Les déclarations indiquant que le titulaire de certificat continue de s'améliorer ou que les résultats de l'évaluation actuelle montrent une amélioration par rapport aux précédentes évaluations sont utiles pour le titulaire de certificat et seraient acceptables. Les énoncés tels que « le titulaire de certificat s'est amélioré de 10 % » ou « un certain degré d'amélioration a été constaté » sont à proscrire. Il importe de rester concentré sur les faits tangibles et de déterminer si les attentes ont été satisfaites.

  2. Un titulaire de certificat qui se sert activement des PE en sera reconnaissant. Le résumé devra indiquer que certaines PE ont été observées (si elles ont atteint un niveau 4 ou 5).

  3. Éviter de répéter des détails des constatations quand celles-ci parlent par elles-mêmes.

  4. Le sommaire doit inclure des références à toutes les décisions connexes basées sur l’activité de surveillance, comme :

    1. la délivrance d’un AS;

    2. le fait de placer le titulaire du certificat sous surveillance accrue;

    3. l’envoi du rapport en vue d’un examen d’application de la loi.

9.3 Objectifs de l'évaluation

Il s’agit d’un paragraphe succinct décrivant le type et la nature de l’évaluation qui a été réalisée.

  1. Exemple : « Évaluation périodique du SGS du transporteur aérien ABC, afin de déterminer sa conformité (respect et efficacité) à l’article 107.02 du RAC » ou un énoncé similaire.
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9.4 Portée

La portée doit comprendre :

  1. un paragraphe succinct faisant état des composantes du modèle de SGS qui ont été examinées, ainsi que du délai applicable;

  2. des renseignements sur l’organisme;

  3. l'équipe d'évaluation.

9.5 Méthodologie de l'évaluation

Cette partie du rapport présente succinctement le processus et les instruments d’évaluation. Il est recommandé de renvoyer le lecteur la présente IP pour ce qui a trait à l'utilisation des attentes et des questions.

9.6 Conformité de la composante

Le rapport d’évaluation devra indiquer si chaque composante est en conformité grâce à l’utilisation du tableau suivant ou de tout autre tableau similaire :

Composante Titre Conformité
1 Plan de gestion de la sécurité O/N
2 Documentation O/N
3 Surveillance de la sécurité O/N
4 Formation O/N
5 Assurance de la qualité O/N
6 Préparatifs d’urgence O/N

Pour des instructions sur la manière de déterminer s’il y a conformité, voir l’alinéa 8.2.

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9.7 Résumés des composantes

  1. Cette section du rapport présente un bref sommaire de chaque composante. Ce sommaire a pour but d’indiquer si le niveau de conformité a été atteint conformément aux directives suivantes :

    1. Si TCAC relève qu’il y a non-conformité, le résumé indiquera que les attentes n'ont pas été réalisées.

    2. Si TCAC relève qu’il y a conformité, le résumé indiquera simplement que les exigences règlementaires sont atteintes.

    3. Si TCAC détermine que le titulaire de certificat dépasse le niveau élémentaire de conformité, le résumé indiquera que les critères des pratiques d’excellence ont été satisfaits.

  2. Lorsqu’une constatation est rapportée pour un élément (une non-conformité), un bref état à cet effet est ajouté à la fin du sommaire (p. ex. une constatation rapportée).

  3. Les exemples suivants ont pour objet d’offrir la formulation nécessaire pour justifier les notes des composantes. Dans le cas où une attente n’est pas satisfaite, le sommaire doit clairement l’indiquer en reformulant l’attente de façon à illustrer la non-conformité et en présentant des exemples qui confirment la non-conformité. Là où les meilleures pratiques sont observées, le sommaire doit clairement les indiquer en reformulant l’attente de manière positive et en présentant des exemples qui appuient la note.

    Exemple 1 - Utilisation de la composante no 1 – Plan de gestion de la sécurité, un état sommaire acceptable pour une non-conformité de niveau 2 se lira comme suit :

    « Les exigences réglementaires n’ont pas été satisfaites, car constatations suivantes ont été formulées à l’égard les attentes suivantes :

    a.  Aucune personne compétente n’a été nommée, conformément à la réglementation, donc personne n’exerce un contrôle à l’égard du SGS;

    b.   Les pouvoirs, les responsabilités et la reddition de comptes en matière de sécurité n’ont pas été transmis à tous les employés, notamment, certains employés ne connaissent pas leurs rôles et leurs responsabilités en rapport avec le SGS. »

    Exemple 2 - Si toutes les exigences réglementaires ont été satisfaites et si une composante est conforme, l’état sommaire se lira comme suit :

    « Les exigences règlementaires sont respectées. »

    Exemple 3 - Utilisation de la composante no 3 – Surveillance de la sécurité, un état sommaire rédigé afin d’indiquer qu’une composante dépasse le niveau élémentaire de conformité se lira comme suit :

    « Les exigences règlementaires ont été respectées et des pratiques d’excellence ont été observées :

    a.  L’organisme dispose d’une procédure pour garantir la confidentialité au besoin, car quatre rapports portant la marque « Confidentiel » ont été examinés et chaque personne qui envoie des rapports a confirmé la demande d’un rapport confidentiel.

    b.  La procédure de rétroaction donne l’occasion aux personnes qui envoient des rapports de faire savoir si elles sont satisfaites de la réponse, car une réunion se tient avec chacune d’entre elles et leurs commentaires sont ajoutés au dossier et leur signature est apposée sur la réponse finale. »
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9.8 Constatations

  1. Cette partie du rapport doit énumérer les constatations en respectant l’ordre de numérotation des éléments du SGS (voir le modèle de SGS, Tableau A de la rubrique 6.0). Les constatations formulées à l'occasion d'une évaluation ou d'une IVP sont rédigées par rapport à une exigence réglementaire. Si, par exemple, l’évaluation détermine que le programme non punitif sur l’établissement de rapport n’est pas totalement conforme à l’exigence pertinente, la constatation sera rédigée à l’égard de cette exigence (p. ex. articles 705.152 ou 573.31 du RAC). Le rapport d'évaluation inclura, au maximum, deux constatations par élément (maximum 34); l'une pour l'examen des documents et l'autre pour l’examen effectué sur place.

  2. La section « Exemples » du Formulaire de constatation doit contenir suffisamment de renseignements descriptifs pour indiquer l’étendue de la non-conformité. Il est possible, par exemple, que certains secteurs de l'organisme mettent en œuvre des processus proactifs alors que d'autres, non. Il s'agira dans ce cas d'indiquer clairement les secteurs qui n'utilisent pas de processus proactifs. Cette information sera utile à l'organisme pour élaborer un PMC efficace.

9.9 Interprétation des constatations

Le rapport doit comprendre un tableau interprétant les constatations conformément à la définition précisée à la section 7.8.8(6).

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10.0 PLAN DE MESURES CORRECTIVES (PMC)

10.1 Généralités

  1. Les constatations indiquent une situation dans laquelle une politique, une procédure ou une activité de l’organisme n'est pas conforme aux exigences règlementaires. Le titulaire de certificat est tenu de soumettre un plan de mesures correctives (PMC) à TCAC dans un délai de 30 jours civils suite à la réception du rapport de surveillance.

  2. Si le PMC est acceptable, le titulaire de certificat doit être avisé et les renseignements pertinents (suivi administratif/sur place, date d’achèvement proposée) doivent être inscrits sur le formulaire de mesures correctives à des fins de suivi. Les bases de données des domaines fonctionnelles peuvent également servir à surveiller l’évolution du suivi de l’évaluation.

  3. Si le titulaire de certificat ne soumet pas de PMC dans le délai imparti de 30 jours civils, un AS prenant effet 30 jours civils après sa date de délivrance doit être délivré.

  4. L’inspecteur principal responsable du titulaire de certificat doit avoir 10 jours ouvrables pour accepter ou rejeter le PMC. En cas de rejet, l’inspecteur principal doit fournir au titulaire de certificat une description des lacunes du PMC.

  5. Si un titulaire de certificat soumet un PMC que TCAC juge inacceptable, l’autorité de convocation doit, à sa discrétion, prendre l’une ou l’autre des mesures suivantes :

    1. si les lacunes du PMC sont intrinsèquement importantes et qu’elles risquent de ne pas pouvoir être corrigées facilement sans apporter des modifications majeures au PMC, elle doit délivrer un AS prenant effet 30 jours civils après sa date de délivrance;

    2. si les lacunes du PMC sont intrinsèquement peu importantes et qu’elles vont pouvoir être facilement corrigées par une série de modifications simples, elle doit retourner le PMC au titulaire de certificat pour qu’il le modifie. Ce dernier doit retourner les modifications à TCAC dans les 5 jours ouvrables.

  6. L’inspecteur principal responsable du titulaire de certificat doit avoir 5 jours ouvrables pour accepter ou rejeter le PMC modifié tel que décrit à l’alinéa 5b). En cas de nouveau rejet, l’inspecteur principal doit délivrer un AS prenant effet 30 jours civils après sa date de délivrance.
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10.2 Mesures correctives à court et à long terme

  1. Une mesure corrective à court terme a pour but de corriger une situation de non-conformité rapidement jusqu’à ce qu'une mesure à long terme puisse être prise pour prévenir la récurrence du problème.

  2. Une mesure corrective à court terme doit avoir été prise à l’heure et au jour indiqués dans la section des mesures correctives du formulaire de constatations, ou selon le PMC approuvé.

  3. L’activité de surveillance de TCAC donne des exemples quant à ce qui est nécessaire pour démontrer qu’il y a non-conformité. Il peut y avoir d’autres exemples qui vont obliger l’organisme à effectuer un examen plus approfondi afin d’établir la véritable étendue de la non-conformité.

  4. Les actions correctives à long terme ont deux composantes :

    1. la première consiste à identifier la ou les causes fondamentales du problème et à indiquer les mesures ou les changements dans le système que l’organisme devra prendre ou faire pour éviter toute récurrence;

    2. la seconde composante consiste à prévoir un calendrier pour la mise en place de la mesure corrective à long terme.

  5. Les mesures correctives à court et à long terme proposées, y compris les documents qui s'y rattachent, seront transmises pour examen à la ou aux personnes concernées indiquées dans la lettre d'accompagnement du rapport. Les pièces justificatives pourront prendre la forme de documentation de l’organisme ou de procédures révisées ou les deux, le cas échéant.

  6. TCAC surveillera la mise en œuvre du PMC au moyen de son processus de suivi. L’évaluation sera formellement terminée quand chaque constatation aura été corrigée par le PMC ou, si la mise en application du PMC demande plus de 12 mois, lorsque le PMC proposé aura fait l’objet d’une évaluation des risques selon ce que prévoit la section 11.3.

  7. Conformément à la section 8.4, lorsqu’un titulaire de certificat a accepté une constatation d’amélioration continue, les mesures correctives devront être présentées dans une rubrique distincte du PMC.
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10.3 Soumission du plan de mesures correctives

  1. La lettre d'accompagnement du rapport de surveillance doit aviser le titulaire de certificat qu’il doit :

    1. s'il y a lieu, soumettre un formulaire de mesures correctives pour chaque constatation qui exige des telles mesures, et ce, à la date prévue dans la section des mesures correctives du formulaire de constatation;

    2. soumettre un PMC concernant les autres constatations dans un délai de 30 jours civils à partir de la date de réception du rapport. L'échéance ne pourra pas être reportée sans l'approbation de l'autorité de convocation.

  2. L'autorité de convocation indiquera dans la lettre d'accompagnement du rapport le nom de la ou des personnes à qui le PMC devra être envoyé. Cette personne est habituellement le gestionnaire de l'entreprise.

  3. Les PMC venant du titulaire de certificat doivent inclure les formulaires de mesures corrective dûment remplis et, s'il y a lieu, la documentation d’appui qui pourrait prendre la forme d'inscriptions dans un registre technique, de bons de commande, de notes de services, de fiches de procédure révisée, de modifications à un manuel, etc.

10.4 Évaluation du PMC

  1. Sur réception d’un PMC préparé par le titulaire de certificat afin de traiter de tout cas de non-conformité signalé par TCAC à la suite d’une activité de surveillance, l’inspecteur principal responsable de l’acceptation du PMC doit évaluer ce dernier afin d’établir s’il traite suffisamment bien des cas de non-conformité. Le plan de mesures correctives doit au moins inclure ce qui suit :

    1. Un examen factuel de la non-conformité
      Le titulaire de certificat doit avoir effectué un examen des cas de non-conformité et indiquer clairement ce qui s’est passé, quelle en a été la gravité, l’endroit où cela s’est produit dans le système du titulaire de certificat et de quel type de problème il s’est agit (p. ex. politique, processus, procédure ou culture). Ces détails doivent correspondre à la ou aux constatations formulées par TCAC. L’examen factuel de la non-conformité devrait inclure ce qui suit :

      1. un sommaire détaillé des cas de non-conformité, y compris une description des renseignements factuels pertinents liés à cet élément;

      2. une indication de la gravité des cas de non-conformité;

      3. une indication du ou des processus, de la ou des procédures, de la ou des pratiques ou de la ou des cultures concernés.

    2. Une analyse de la cause profonde de la non-conformité
      L’analyse du titulaire de certificat doit inclure un résumé de la cause profonde ainsi que tous les facteurs de causalité de la non-conformité susceptibles d’avoir contribué à cette dernière. Bien que le titulaire de certificat puisse utiliser une méthode d’analyse des causes avec laquelle l’évaluateur du PMC ne sera peut-être pas familier (p. ex. le processus MEDA « Maintenance Error Decision Aid » ou les « 5 raisons », etc.), le titulaire de certificat doit être en mesure de démontrer comment il est arrivé à la cause profonde, et la cause de la non-conformité devrait apparaître clairement.

    3. Mesures correctives proposées Les mesures correctives proposées doivent renfermer des descriptions détaillées des mesures à court et à long terme prévues ou mises en œuvre, y compris :

      1. une description détaillée des mesures qui portent sur les exemples donnés dans la ou les constatations de non-conformité et sur toutes les questions de sécurité immédiates;

      2. une description détaillée des mesures qui portent sur les facteurs de causalité établis pendant l’analyse du ou des éléments;

      3. une identification claire de la ou des personnes responsables au sein de l’entreprise de la mise en œuvre des mesures;

      4. le fait que tout danger ou tout risque connexe à la mise en œuvre des mesures correctives a été évalué, atténué ou éliminé.

    4. Calendrier de mise en œuvre
      Le PMC doit comprendre un calendrier de mise en œuvre pour chacune des mesures correctives proposées. Ce calendrier devrait viser à mettre en œuvre des mesures correctives efficaces dans le délai raisonnable le plus court possible. Il devrait être confirmé qu’il y a des dates d’échéance, des cibles et un suivi prévu afin d’assurer l’efficacité des mesures correctives proposées.

    5. Approbation par la gestion
      Le plan de mesures correctives doit être approuvé par une personne faisant partie de la gestion du titulaire de certificat qui a le pouvoir d’engager les ressources nécessaires à la réalisation du plan.

  2. Le rôle de l’inspecteur principal responsable de l’acceptation du PMC doit se limiter à l’évaluation du processus utilisé par le titulaire de certificat pour en arriver aux conclusions portant sur les constatations. L’inspecteur n’a pas à trouver à redire à propos des solutions proposées dans le PMC, mais il doit plutôt évaluer le processus utilisé dans l’élaboration de ces solutions.
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11.0 SUIVI DE L'ÉVALUATION

11.1 Généralités

  1. À la fin de l’évaluation, l’autorité de convocation transfère les responsabilités de suivi à l’inspecteur principal responsable de la surveillance réglementaire du titulaire de certificat.

  2. L’inspecteur principal mentionné ci-dessus veillera à ce que :

    1. le PMC et le suivi de l’évaluation soient inscrits dans la base de donnée du secteur fonctionnel;

    2. au besoin, les mesures correctives requises à une date précise dans la section sur les mesures correctives du Formulaire de constatation de l’évaluation soient prises à la date prévue;

    3. le PMC soit présenté dans les délais fixés et soit approuvé, soit mis en œuvre et permette de corriger les situations de non-conformité pertinentes.

  3. Le suivi de l'évaluation est terminé quand :

    1. l’inspecteur principal a accepté toutes les mesures correctives faisant suite à la constatation ou lorsqu’un plan d’évaluation des risques a été élaboré pour des constatations dont les mesures correctives dépassent 12 mois;

    2. l’état des mesures correctives est consigné dans le dossier d’évaluation de l’organisme;

    3. un suivi administratif ou sur place a été fait pour confirmer l’efficacité de chaque mesure corrective;

    4. l’autorité de convocation a été informée et qu’une lettre a été envoyée à l’organisme l’informant que l’évaluation est terminée.
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11.2 Suivi après évaluation

  1. Lorsque les constatations sont mineures, qu’elles ne constituent pas un risque pour la sécurité aérienne et que le titulaire de certificat dispose d’un programme d’assurance de la qualité dont l’efficacité a été établie, un « suivi administratif » peut s’avérer satisfaisant. Dans ce cas, les documents mentionnés à la section 10.4 doivent être examinés et jugés acceptables. Toutes les autres constatations exigent un « suivi sur place » pour assurer que les cas de non-conformité ont été rectifiés et que les mesures correctives ont été prises.

  2. Les progrès réalisés par le titulaire de certificat dans la prise des mesures font l’objet d’une surveillance. La section de suivi du formulaire des mesures correctives ou la base de données du secteur fonctionnel peuvent être utilisés à cette fin. Le formulaire indique le numéro de la constatation, le type de suivi (administratif ou sur place) et la date à laquelle la mesure corrective a été prise.

  3. L’inspecteur principal du titulaire de certificat assurera le suivi des mesures correctives à long terme qui ont été acceptées conformément à la section 10.4, et il informera le gestionnaire de l’entreprise lorsque le tout est terminé. Ce suivi doit être confirmé par l'entremise d’IVP ultérieures.

  4. Le personnel devant assumer la responsabilité du suivi de l'évaluation devra :

    1. surveiller si le titulaire de certificat respecte le temps de réponse de 30 jours pour la présentation du PMC ou, le cas échéant, que les mesures correctives requises à une date précisée (indiquée dans la section sur les mesures correctives du formulaire de constatation) ont été prises;

    2. s’assurer que le PMC traite des constatations les plus importantes en premier;

    3. s’assurer que chaque mesure corrective proposée remédie à la ou aux causes profondes de la constatation et en empêche la récurrence;

    4. déterminer si le titulaire de certificat a établi un calendrier raisonnable pour adopter les mesures correctives à long terme et s’assurer que la date proposée d’achèvement est indiquée dans la section appropriée du formulaire des mesures correctives ou entrée dans la base de données fonctionnelle applicable;

    5. accepter le PMC en collaboration avec le gestionnaire de l’entreprise et, si besoin, avec l’autorité de convocation;

    6. formulaire des mesures correctives ou la base de données fonctionnelle applicable;

    7. surveiller l’avancement du PMC en tenant à jour la section de suivi du formulaire des mesures correctives ou la base de données fonctionnelle applicable et s’assurer que le suivi approprié a été effectué (administratif ou sur place);

    8. s’assurer que tous les formulaires des mesures correctives ainsi que la documentation justificative, sont versés au dossier pertinent de l’organisme;

    9. informer le gestionnaire responsable lorsque toutes les mesures correctives ont été prises.
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11.3 Clôture de l'évaluation

  1. Pour permettre à l’autorité de convocation de conclure une évaluation dans les 12 mois (ou une IVP dans les 6 mois) suivant l'acceptation du PMC, il faut suivre le processus indiqué ci-dessous. Le PMC doit avoir pour objet la mise en place des mesures correctives dans un délai de 90 jours civils suivant l’acceptation par l’inspecteur principal, à moins que le titulaire de certificat soit tenu de procéder plus tôt, conformément à la section 8.3(1)b). Toutefois, il n’est pas toujours possible de respecter ces échéances, et il est possible qu’il faille envisager un moyen particulier d’assurer la fermeture des évaluations en temps opportun.

  2. Sauf avis contraire conforme à la section 8.3(1)b), les constatations seront traitées comme suit :

    1. Menace immédiate à la sécurité : la mesure corrective doit être exécutée immédiatement pour que le titulaire de certificat puisse poursuivre ses activités. La constatation doit figurer dans le rapport. Les mesures correctives à long terme seront traitées dans le cadre des alinéas b), c) ou d);

    2. Correction effectuée dans les 90 jours : la plupart des constatations devraient normalement tomber dans cette catégorie. Le PMC accepté doit indiquer que la mise en œuvre des mesures correctives à long terme et à court terme sera terminée dans les 90 jours. L'inspecteur principal pertinent ou toute autre personne désignée assurera le suivi;

    3. Correction effectuée entre 90 jours et 12 mois : cette catégorie comprend les cas où il est prévu que la mise en œuvre des mesures correctives soit terminée dans un délai de plus de 90 jours après l’acceptation du PMC. L’inspecteur principal pertinent ou toute autre personne désignée doit effectuer une évaluation des risques avant d’accepter le PMC;

    4. Au-delà de 12 mois : dans les cas où il n’est ni possible ni raisonnable de terminer la mise en œuvre de la mesure corrective en moins de 12 mois après l’acceptation du PMC, l’inspecteur principal pertinent ou toute autre personne désignée procédera à une évaluation des risques. Si celle-ci confirme que le délai proposé est justifié, une exemption sera émise. La mesure corrective sera par conséquent achevée.

  3. L’évaluation réglementaire doit être fermée par l’autorité de convocation AC au plus tard 12 mois après l’acceptation du PMC, étant donné que la mesure corrective aura été soit exécutée, soit évaluée et qu’une prolongation aura été accordée conformément à la section 11.3.2.

  4. Le gestionnaire de l'entreprise doit confirmer que toutes les mesures de suivi ont été effectuées et entrées dans la base de données du domaine fonctionnel et en informer l’autorité de convocation. Celle-ci enverra ensuite une lettre au titulaire de certificat l’informant que l’évaluation est terminée.
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11.4 Comité de révision du rapport d’évaluation

  1. Avant la publication du rapport d’évaluation, le comité de révision du rapport d’évaluation peut être convoqué par l’autorité de convocation. Il a pour but de :

    1. confirmer l’exactitude technique du rapport en s’attardant plus spécialement sur la description du titulaire de certificat, les sommaires et les constatations de l’évaluation;

    2. veiller à ce que le rapport soit un compte-rendu objectif de l’évaluation et qu’aucun énoncé subjectif n’y figure;

    3. veiller à ce que les énoncés des sommaires soient étayés par des constatations;

    4. déterminer si des constatations figurant dans le rapport devraient faire l’objet d’une enquête de la Division de l’application de la loi en aviation.

  2. Le comité de révision du rapport d’évaluation peut comprendre les personnes suivantes en fonction de l’évaluation, ainsi que de l’organisation en vigueur de l’Administration centrale et des Régions :

    1. l’autorité de convocation;

    2. le gestionnaire de l'évaluation ainsi que le ou les chefs d'équipe;

    3. le ou les directeurs régionaux/de l’Administration centrale;

    4. le ou les gestionnaires régionaux/le ou les chefs de l’Administration centrale;

    5. le ou les surintendants du Centre de TCAC/de la Région/de l’Administration centrale;

    6. la personne-ressource et le gestionnaire ou chef de l’Application de la loi en aviation;

    7. le ou les inspecteurs principaux.

  3. Pour faciliter l’examen, il sera nécessaire de fournir des exemplaires du rapport aux membres du comité avant qu’ils ne se réunissent, tout en reconnaissant que cette réunion doit se tenir peu après afin de donner suffisamment de temps pour apporter des changements, produire le rapport définitif et l’envoyer au titulaire de certificat dans les délais fixés à la section 9.1.

  4. L’autorité de convocation utilise les recommandations découlant de l’examen par le comité à titre consultatif seulement, car c’est elle qui assume la responsabilité du rapport final.
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12.0 APPLICATION DE LA LOI

  1. Après la remise du rapport d’évaluation au titulaire de certificat, l’autorité de convocation, de concert avec les gestionnaires régionaux ou les gestionnaires de l’Administration centrale compétents déterminent le besoin de mesures relatives à l’application de la loi. Les gestionnaires peuvent consulter le gestionnaire régional compétent en charge de l'Application de la loi en aviation ou le chef de l'Application de la loi en aviation pour connaître les procédures à suivre dans le domaine. Toute décision visant à mettre en place une enquête menée par l’Application de la loi en aviation doit être conforme à la politique énoncée et citée dans la DAC 107-004. Le compte-rendu de décisions doit souligner les constatations qui doivent faire l'objet d'une enquête par l'Application de la loi en aviation. Ce compte-rendu doit être versé au dossier de d'évaluation de l’organisme.

  2. La coordination décrite ci-dessus peut se faire en tant qu’activité distincte ou dans le cadre des fonctions d’un comité d’examen des évaluations.
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13.0 INSPECTION DE VALIDATION DE PROGRAMME

13.1 Généralités

  1. Une IVP consiste en un examen suffisamment poussé visant à déterminer le degré de conformité et d’efficacité d’une composante. Le recours à une IVP suffit à s'assurer que le titulaire de certificat a mis en œuvre des politiques, des processus et des procédures efficaces pour respecter les exigences réglementaires.

  2. Une IVP diffère d’une évaluation en ce sens qu’elle ne porte pas sur l’intégralité du SGS. Elle sert à vérifier que toutes les exigences associées à une composante spécifique du modèle de SGS sont documentées, mises en œuvre, appliquées et efficaces. Une IVP est une méthode de surveillance périodique qui remplace les inspections classiques (l’expression inspections obligatoires a été utilisée).

13.2 Programme d'assurance de la qualité (PAQ)

  1. La réglementation stipulant que tous les titulaires de certificat doivent avoir un programme d’assurance de la qualité (PAQ) a été promulguée ou est en train de l’être et sera mise en œuvre par phases. Pour les inspections de la validation des programmes effectuées pour des certificats délivrés en vertu des parties III, IV, VII et VIII du RAC dont les titulaires n’ont pas entièrement mis en œuvre un PAQ, et pour des personnes déléguées en vertu du Manuel de navigabilité – Chapitre 505, il faudra avoir recours à une feuille de validation d’IVP individualisée. L’Annexe A inclut une liste élargie de toutes les feuilles de validation d’IVP organisées par règle d’exploitation. La liste suivante indique les domaines spécifiques qu’une IVP examinera pour un titulaire de certificat qui n’a pas mis en œuvre un PAQ :

    1. Une IVP faite chez un titulaire de certificat relevant de la partie III examinera les obligations de l’exploitant d’aéroport.

    2. Une IVP faite chez un titulaire de certificat relevant de la partie IV examinera les responsabilités du chef-instructeur de vol et le contrôle opérationnel.

    3. Une IVP faite chez une personne déléguée en vertu du Chapitre 505 du Manuel de navigabilité examinera les obligations du délégué.

    4. Une IVP faite chez un titulaire de certificat relevant des sous-parties 3 ou 4 de la partie VII examinera le contrôle opérationnel de l’organisme.

    5. Une IVP faite chez un titulaire de certificat relevant de la sous-partie 5 de la partie VII examinera la composante de la surveillance de la sécurité.

    6. Une IVP faite chez un titulaire de certificat relevant de la partie VIII examinera les exigences du certificat d'exploitation.

  2. Les titulaires de certificat qui ont mis en œuvre un programme d’assurance de la qualité utiliseront la fiche d’évaluation élaborée pour l’AQ. Celle-ci inclura les organismes auxquels un certificat a été délivré en vertu des sous-parties 561 et 573 du RAC et de la norme 566, ainsi que des exigences relatives à la maintenance pour tous les titulaires de certificat assujettis à la partie IV et à la partie VII. Les renseignements auxquels il est fait référence dans la fiche d'évaluation/inspection de la validation de l'Annexe A (Tableau 5.1) constitueront l'ossature de l’IVP.
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14.0 PROCÉDURES D'IVP

14.1 Avis

  1. Le titulaire de certificat recevra normalement un avis écrit six semaines avant la date prévue de l’IVP, avis visant à confirmer le calendrier de la validation. Dans le cas d’une IVP pour laquelle le préavis est plus court, l’autorité de convocation décidera quand prévenir l’organisme. Ce délai laissera suffisamment de temps au titulaire de certificat pour fournir la documentation, et à TCAC pour effectuer un examen et un suivi complets de la documentation avant l’examen sur place.

  2. La méthode choisie pour l’avis doit exiger du titulaire de certificat que ce dernier produise des copies de la documentation pertinente à l'IVP au plus tard 14 jours civils suivant l’envoi de la lettre d’avis (4 semaines avant la date prévue de l’examen sur place). Cela peut comprendre les manuels approuvés de l’organisme, les renseignements incorporés par renvoi et tout document jugé essentiel à l’évaluation qui renferme des renseignements sur la composante ou l’élément faisant l’objet de l’examen. Voir la section 14.5 pour en savoir plus sur la documentation pertinente.

  3. La section 14.4 donne des instructions supplémentaires concernant les titulaires de certificat qui omettent de soumettre la documentation appropriée dans le délai prévu en (2).

  4. Si TCAC détient des copies à jour des renseignements indiqués en (2), la demande de documentation doit préciser quels documents sont nécessaires.

  5. La lettre d'avis doit demander des renseignements sur la santé et la sécurité du travail (SST) qui pourraient s'appliquer au personnel de TCAC lors de ses activités sur place.

  6. La lettre d’avis doit demander confirmation auprès du titulaire de certificat s’il souhaite ou non que les pratiques d’excellence soient indiquées pendant l’IVP. Cette lettre doit également renfermer une brève description de ce qui constitue une pratique d’excellence.

  7. La lettre d’avis peut également inclure une copie du guide d’examen de la documentation que devra remplir le titulaire de certificat avant l’examen de la documentation, ainsi que la date à laquelle ce guide devra être retourné à TCAC.

14.2 Sélection de l’équipe

Les modalités de sélection de l'équipe, notamment les rôles, les qualifications et les responsabilités des équipiers, sont précisées à la section 18.0.

14.3 Plan de la PVI

Consulter la rubrique 7.4 pour obtenir des renseignements sur la mise en place d’un plan d’IVP, l’autorité de convocation a toute latitude pour décider que les éléments de la section 7.4 ne sont pas tous nécessaires, compte tenu de la portée et de la complexité de l’IVP.

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14.4 Examen préliminaire de la documentation

  1. Avant le début de l’examen de la documentation, le gestionnaire de l’IVP (GIVP) doit effectuer une vérification préliminaire de la documentation soumise avant de vérifier si elle est complète.

  2. Si l’examen préliminaire ne fait ressortir la présence d’aucune lacune dans la documentation soumise, le GIVP doit procéder à l’examen de la documentation conformément à la section 14.5.

  3. Si l’examen préliminaire fait ressortir la présence de lacunes mineures ou modérées, le GIVP doit communiquer par écrit avec le titulaire de certificat pour lui demander que la documentation manquante ou incomplète soit fournie à TCAC dans les 7 jours civils. Le non-respect de cette échéance doit se traduire par la prise de mesures à l’encontre du certificat.

  4. Le titulaire de certificat qui ne soumet pas une documentation acceptable à la suite de la seconde demande de TCAC doit se voir délivrer un AS. Celui-ci entrera en vigueur 7 jours civils après sa délivrance, si le titulaire de certificat ne satisfait pas aux conditions de rétablissement en envoyant la documentation exigée. Dans le cas d’une IVP, l’AS doit se fonder sur le non-respect des conditions de délivrance du certificat en question.

  5. Le titulaire de certificat qui ne fournit pas la documentation exigée conformément à l’échéancier prévu dans la lettre d’avis ou celui qui fournit une documentation présentant des lacunes importantes doit se voir délivrer sans attendre un AS qui entrera en vigueur 7 jours civils après sa délivrance, si le titulaire de certificat ne satisfait pas aux conditions de rétablissement en envoyant la documentation exigée. Dans le cas d’une IVP, l’AS doit se fonder sur le non-respect des conditions de délivrance du certificat en question.
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14.5 Examen de la documentation

  1. L'examen de la documentation doit avoir lieu 2 semaines avant l'examen sur place, et ce, dans but d’assurer que :

    1. les inspecteurs ont le temps nécessaire pour procéder à un examen complet de la documentation;

    2. le titulaire de certificat a eu le temps nécessaire pour produire de la documentation supplémentaire demandée;

    3. les inspecteurs ont eu le temps nécessaire pour faire le suivi de toutes les questions relatives à la documentation avant l’examen sur place;

    4. les GIVP sont en mesure de décider en temps opportun s’ils peuvent procéder ou non à la partie de l’évaluation devant avoir lieu sur place.

  2. Cette activité comprend un examen en profondeur de tous les dossiers et de toute la documentation qui sont pertinents au titulaire de certificat et à la portée de l'IVP. Les points qui suivent doivent être effectués pendant cette partie de l’IVP, s'il y a lieu :

    1. s'assurer que tous les manuels de référence et les documents qui seront utilisés lors de l'IVP sont facilement disponibles et qu'ils incluent toutes les modifications approuvées. Une demande auprès du titulaire de certificat doit être faite afin de confirmer le niveau de révision de tout manuel assujetti à l’examen;

    2. examiner les manuels approuvés du titulaire de certificat pour vérifier la conformité aux normes appropriées;

      Note :
      La documentation demandée auprès du titulaire de certificat se limitera aux seules publications qui contiennent des processus, des politiques et des procédures. Les dossiers générés par l’organisme, comme les rapports et autres données, se rapportant aux résultats de programmes individuels seront examinés sur place dans le cadre du plan d’échantillonnage.

    3. examiner les autres renseignements connexes pertinents au titulaire de certificat et à la portée de l'évaluation, à savoir :

      1. les évaluations, les inspections de validation, les inspections de processus et les vérifications précédentes, y compris les mesures correctives et les suivis s'il y a lieu;

      2. les données relatives aux incidents et accidents, y compris les rapports du CADORS;

      3. l’historique des mises en conformité précédentes, y compris les mesures d’application de la loi;

      4. les exemptions, les dérogations, les approbations, les limitations et les autorisations.

    4. l’identification des domaines qui demanderont un examen plus poussé lors de la partie de l’IVP effectuée sur place;

    5. la sélection de la fiche d’IVP appropriée tirée de l’Annexe A.

  3. Les résultats de l’examen des documents doivent être documentés à l’aide de la fiche d’IVP appropriée tirée de l’Annexe A.

  4. Lorsque, dans le cadre de l’examen de la documentation, les équipiers de l’IVP décident de recourir au processus de schématisation pour évaluer les processus et les procédures du titulaire de certificat, ils doivent suivre les procédures décrites à la section 16.0 – Inspection des processus.
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14.6 Réunion de l’équipe

Voir la section 7.7 pour obtenir des renseignements sur la réunion de l’équipe.

14.7 Procédures d’échantillonnage

Voir la section 7.8 pour obtenir des renseignements sur les procédures d’échantillonnage.

14.8 Procédures sur place

14.8.1 Réunion initiale

Voir la section 7.8.2 pour obtenir des renseignements sur la réunion initiale.

14.8.2 Exposé sur place de l’équipe de l’IVP

Voir la section 7.8.3 pour obtenir des renseignements sur l’exposé sur place de l’équipe de l’IVP.

14.8.3 Examen sur place

  1. Durant cette phase, l’équipe de l’IVP doit :

    1. mener des entrevues et procéder à l'échantillonnage selon le plan;

    2. recueillir des témoignages pour documenter les observations;

    3. analyser les observations recueillies lors de l'examen sur place et dans la documentation;

    4. déterminer si :

      1. le titulaire de certificat se conforme aux exigences règlementaires;

      2. le SGS est efficace (si c’est un organisme SGS).

    5. préparer les constatations de non-conformité s'il y a lieu.

  2. Les résultats de l’examen sur place doivent être documentés à l’aide de la fiche d’IVP appropriée tirée de l’Annexe A.
14.8.4 Entrevues

Voir la section 7.8.5 pour obtenir des renseignements sur les entrevues.

14.8.5 Analyse

Voir la section 7.8.6 pour obtenir des renseignements sur l’analyse.

14.8.6 Fiches d’évaluation de l’IVP

Des fiches d’IVP ont été élaborées pour guider les inspecteurs lors de l’exécution des inspections de la validation des programmes. Une liste exhaustive des fiches d’IVP figure à l’Annexe A. Se reporter à la section 7.8.7 pour obtenir des renseignements additionnels sur l’utilisation des fiches de validation.

14.8.7 Constatations

Voir la section 7.8.8 pour obtenir des renseignements sur la préparation des constatations.

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14.8.8 Réunion de clôture

  1. À la fin de l’IVP, le GIVP doit convoquer une réunion de clôture pour informer la haute direction du titulaire de certificat des résultats de la validation. L’autorité de convocation ou son représentant et l'équipe de gestion de l’IVP doivent assister à cette réunion. Si elle est présente, l’autorité de convocation peut choisir de présider la réunion ou simplement y assister en compagnie de l'équipe.

  2. Le cas échéant, l’équipe de l’IVP aura informé la direction du titulaire de certificat de toutes les constatations potentielles et des domaines d’inquiétude au cours des réunions quotidiennes afin d’éviter des controverses entre l’équipe et les représentants du titulaire de certificat. Le président de la réunion doit informer le titulaire de certificat qu'il aura l’occasion de répondre officiellement au rapport de l’IVP dans son PMC.

  3. Le GIVP doit informer le titulaire de certificat que le rapport lui sera envoyé dans les délais prévus à la section 14.10 et qu’il doit remettre un PMC à TCAC dans les 30 jours civils suivant la publication du rapport. Le processus détaillé des mesures correctives doit également faire l’objet de discussions à l’occasion de cette réunion de clôture.

14.9 Attribution d’une note à l’IVP

  1. Voir la section 8.0 pour obtenir des renseignements sur l’attribution d’une note à l’IVP.

14.10 Rapport d'IVP

  1. Le rapport de l’IVP peut reprendre le format du rapport d’évaluation décrit à la section 9.0 ou se résumer à une lettre, selon la taille et la complexité de l’organisme et les résultats de l’inspection de validation. Dans ce dernier cas, l'évaluateur doit présenter les résultats de l’inspection de validation de manière concise, sous forme d'un sommaire, et inclure tout autre renseignement pertinent, comme les énoncés de conformité ou de non-conformité, les constatations, les constatations d’amélioration continue, les mesures correctives et les mesures d’application de la loi.

  2. Comme le précise la section 9.2, l’évaluateur doit éviter l’usage d’énoncés subjectifs et s’en tenir à un compte-rendu factuel exposant sans ambiguïté les résultats de l’IVP.

  3. Le rapport de l’IVP doit être présenté au titulaire de certificat dans un délai de 30 jours civils calculé à partir du dernier jour de la partie de l’IVP qui s’est déroulée sur place.

14.11 Procédures du PMC de l’IVP

Voir la section 10.0 pour obtenir des renseignements sur les plans de mesures correctives.

14.12 Suivi de l'IVP et conclusion

Voir la section 11.0 pour obtenir des renseignements sur le suivi et les procédures de clôture.

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15.0 INSPECTION DE PROCESSUS

15.1 Généralités

  1. Le but de l'inspection de processus est de déterminer si les processus du titulaire de certificat répondent aux exigences règlementaires et s’ils sont fonctionnels comme il se doit. Les inspections de processus servent à fournir de l'information sur des décisions concernant les niveaux de risque associés à un titulaire de certificat et à déterminer si une surveillance additionnelle est requise.

  2. Une inspection de processus est une méthode de surveillance qui ne requiert pas la présence de l'autorité de convocation, de lettres officielles, de réunion de présentation ou de bilan ou de rapport au titulaire de certificat. Le titulaire de certificat qui fait l'objet d'une inspection de processus doit être informé des résultats et peut se voir délivrer un document sous la forme d’une lettre, d’un avis de détection ou d’une constatation qui sera aussi transmis au gestionnaire de l'entreprise où il devra servir à déterminer si une surveillance accrue sous la forme d'une IVP ou d'une évaluation est requise.

  3. Une inspection de processus peut produire des constatations. Si une inspection de processus met en lumière des inquiétudes au niveau de la sécurité, une IVP pourra être menée de façon urgente dans le but de colliger de l'information pour la rédaction d'un rapport et d'un AS, si nécessaire.

  4. Les inspections de processus peuvent faire partie des activités de routine, s'ajouter à une évaluation ou à une IVP ou être menées quand les indicateurs de risque démontrent qu'un certain processus ne donne pas les résultats escomptés.

16.0 MODÈLE D’INSPECTION DE PROCESSUS

  1. Plusieurs modèles d'inspection de processus ont été conçus et sont présentés à l’Annexe A, Profil de sécurité, Mesure du rendement, Préparatifs et interventions d'urgence, Investigations et enquêtes et Formation. Un modèle générique d'inspection de processus est aussi présenté à l’Annexe A pour les inspecteurs qui veulent concevoir une inspection de processus pour d'autres processus.

  2. Les modèles démontrent les étapes clés des processus. Chaque étape présente les intrants et les extrants ainsi qu'une série de questions. Les intrants et les extrants pour chacune des étapes sont identifiés pendant l'examen de la documentation et une réponse est donnée aux questions pendant l’examen sur place.

  3. Le modèle prévoit de l'espace pour inclure le plan du processus. Ce plan est simplement un moyen graphique de démontrer les étapes. Ce moyen servira à s'assurer que chaque étape est identifiée et examinée.

  4. Le diagramme suivant illustre le plan de processus pour un processus de vérification d'assurance de la qualité tel qu’il est exigé par la composante Assurance de la qualité. Les autres processus sont structurés de façon similaire, comme le montre chacun des modèles.


    Étape 1
    Vérification du
    plan
    (spécifier la zone)


    → 
    Étape 2
    Examen de la documentation et préparation



    → 
    Étape 3
    Mener la vérification dans la zone spécifiée


    → 
    Étape 4
    Remplir le
    rapport de vérification


    Note :

    Ce diagramme n'est seulement qu'un exemple. Il peut ne pas représenter chacune des étapes de tous les processus. Ajuster le diagramme en fonction du nombre d'étapes du processus visé.
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17.0 PROCÉDURES D’INSPECTION DE PROCESSUS

17.1 Sélection du processus

Sélectionner le processus qui sera examiné dans l'Annexe A ou dans le modèle d'inspection de processus qui a été rempli.

17.2 Examen de la documentation

Cette activité comprend un examen en profondeur de tous les dossiers et de toute la documentation qui sont pertinent à un processus en particulier. Les points suivants doivent être effectués lors de cette activité :

  1. s'assurer que tous les documents et manuels de référence qui seront utilisés pendant l’inspection du processus sont facilement disponibles et qu'ils incluent les plus récentes informations reliées au processus qui ont été approuvées;

  2. examiner les informations sur le processus dans les manuels approuvés du titulaire de certificat pour en vérifier la conformité avec les normes et les règlements appropriés;

  3. examiner les sources externes d'information relatives au processus, y compris :

    1. les évaluations précédentes, les IVP, les inspections ou vérifications de processus, y compris les mesures correctives et les suivis, le cas échéant,

    2. les données concernant les incidents et les accidents, incluant le CADORS,

    3. les mesures d’application de la loi précédentes,

    4. les exemptions, les dérogations, les approbations, les limitations et les autorisations.

17.3 Analyse du processus

  1. Examiner la documentation de l’organisme en utilisant le modèle d'inspection de processus de l'Annexe A.

  2. Utiliser la première étape d'intervention du schéma. Consulter la documentation approuvée et identifier l’emplacement avec le numéro du paragraphe où l’étape du processus en particulier se trouve. Il importe de noter :

    1. tous les énoncés d'action (le verbe et son complément, p. ex. : colliger des données);

    2. les énoncés d'actions qui ne sont attribués à personne (omissions). Ils peuvent donc être recherchés sur les lieux;

    3. les processus et leurs procédures s’ils sont vagues, s'il y a des vides dans la documentation ou si des détails manquent dans des énoncés d'action, un examen plus en profondeur sur les lieux sera nécessaire;

    4. les registres, formulaires ou rapports spécifiques utilisés pour identifier une personne ou un endroit ou ces registres devraient être disponibles;

  3. À partir du modèle d’inspection du processus, répondre aux questions (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment), comme le montre le modèle de l’inspection de processus.

  4. Répéter le point (2) pour chaque étape du processus.
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17.4 Examen sur place

  1. La reconstitution du parcours est la méthode communément utilisée pour suivre un processus étape par étape. Elle commence par un extrant (rapport, procès verbal d'assemblée, licence, etc.), puis remonte le cours du processus selon une approche d'ingénierie inverse. Le but est de mettre en relation chaque extrant avec l'intrant duquel il provient. En se servant du processus de vérifications internes comme exemple, n'importe quel rapport de vérification mène à la vérification, qui mène à l'examen des documents et à la préparation jusqu'à la planification de la vérification. Faire la reconstitution d'un parcours à l'envers montre la façon dont un processus se déroule; les conclusions seront fidèles à la réalité.

  2. Pour commencer la reconstitution d'un parcours, prendre le modèle rempli de l'inspection du processus : il indiquera l'itinéraire à suivre. Choisir un dossier et suivre sa progression tout au long du processus.

  3. Choisir une étape du processus. Répondre aux questions suivantes : Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi et Comment.

  4. Répéter les étapes (2) et (3) jusqu'à ce que l'intégralité du processus ait été examinée et que le parcours ait été tracé.

  5. Il est également impératif de voir que tous les extrants ont été produits et qu'ils ont été utilisés comme intrants dans l'étape suivante du processus. Si un extrant n’a pas été produit ou qu'il n'a pas servi comme intrant à l'étape suivante du processus, il convient alors de documenter cet exemple spécifique.

17.5 Résultats

Les résultats d'une inspection de processus doivent indiquer l’une ou l’autre des possibilités suivantes :

  1. le processus répond aux exigences règlementaires et est suivi comme dans la documentation. Aucune autre mesure n'est requise.

  2. le processus ne répond pas aux exigences règlementaires pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

    1. non documenté;

    2. non mis en œuvre;

    3. non effectif.

17.6 Développement d’une inspection de processus en se servant du modèle général

N’importe quel processus peut être inspecté en utilisant le modèle générique d’une processus d’inspection présenté à l’Annexe A. Un diagramme de processus peut être développé en utilisant les étapes de l’inspection de processus tel que cela est mentionné dans les sections 17.2 à 17.5.

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18.0 SÉLECTION DE L'ÉQUIPE ET RESPONSABILITÉS

Note :

Les renseignements donnés dans la présente section sont destinés à une évaluation. Ils peuvent cependant être utilisée pour une IVP.

  1. L’équipe d’évaluation approuvée par l’autorité de convocation diffère selon la taille et la complexité du titulaire de certificat évalué. Les évaluations touchant des titulaires de certificat moins importants peuvent être effectuées par un seul inspecteur qui est responsable de toutes les fonctions de cette évaluation. Les évaluations de grande envergure sont habituellement effectuées par une équipe et comprennent un gestionnaire de l'évaluation, deux chefs d'équipe ou plus et des équipiers. Du personnel de soutien administratif, des spécialistes et des observateurs peuvent venir renforcer l'équipe, à la discrétion de l’autorité de convocation.

  2. Des équipiers n’ayant pas de délégations peuvent apporter un soutien administratif au cours d’une activité de surveillance, mais ils ne doivent pas remplir des fonctions pour lesquelles une délégation est nécessaire (par exemple, s’acquitter de fonctions relevant de l'article 8.7(1) de la Loi sur l’aéronautique).

  3. On reconnaît qu’il n’est pas nécessaire qu’une équipe d’évaluation comprenne tous les postes indiqués ci-dessous et que les diverses tâches et responsabilités peuvent être combinées ou supprimées lorsqu’elles sont assumées par un équipier.

  4. Cette section présente les rôles, les qualifications et les responsabilités de l’autorité de convocation, du gestionnaire de l’évaluation, du ou des chefs d’équipe et de chaque équipier.

18.1 Autorité de convocation

  1. L'autorité de convocation doit :

    1. déterminer les objectifs et la portée de l'évaluation;

    2. nommer un GE chaque évaluation. Un exemple de lettre de nomination se trouve dans le manuel de contrôle de secteur fonctionnel approprié (les moyens électroniques, y compris le courriel, sont acceptables dans ce cas);

      Note :

      Le GE doit être nommé de un à six mois avant l’évaluation prévue, selon la taille et la complexité de cette dernière, afin de donner suffisamment de temps pour faire la recherche, se familiariser avec les rôles et responsabilités, sélectionner l’équipe d’évaluation, prévoir le budget et élaborer un plan d’évaluation.

    3. surveiller la sélection de l'équipe d'évaluation;

    4. approuver le plan d'évaluation;

    5. organiser la réunion initiale, au besoin;

      Note :

      L’autorité de convocation n’assiste pas normalement à la réunion initiale car cela nuirait à l’autorité du GE. Elle peut cependant y assister lorsque l'évaluation est convoquée dans des circonstances extraordinaires.

    6. assister à la réunion de clôture, si cela est possible;

    7. examiner et approuver le rapport d'évaluation, signer la lettre d'accompagnement et s'assurer que le titulaire de certificat reçoive le rapport dans les délais prescrits;

    8. veiller à ce que des mesures soient prises de façon appropriée et en temps opportun pour toute menace immédiate à la sécurité soulevée par le GE au cours de l’évaluation;

    9. veiller à ce que des mesures de suivi appropriées soient prises après l’évaluation;

    10. envoyer une lettre au titulaire de certificat confirmant que toutes les constatations et les mesures correctives ont été effectuées et que l’évaluation est terminée.
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18.2 Gestionnaire d'évaluation

  1. Le rôle du GE est énoncé dans la lettre de nomination, note de service ou communiqué par tout autre moyen acceptable. Le GE doit :

    1. se rapporter directement à l'autorité de convocation jusqu'à la fin de son mandat;

    2. s’acquitter de toutes les fonctions liées à l’évaluation conformément aux procédures énoncées dans la présente IP et dans d’autres directives connexes;

    3. communiquer immédiatement avec l’autorité de convocation pour recommander les mesures à suivre en cas de menace immédiate à la sécurité aérienne. Une délégation de pouvoir peut être faite dans le cas où la sécurité aérienne est ou pourrait être compromise;

    4. être autorisé à communiquer directement avec les directeurs de l’Administration centrale et les gestionnaires régionaux/gestionnaires de TCAC responsables des différents organismes afin d’obtenir le personnel nécessaire. Cette tâche peut, le cas échéant, être sous-déléguée à des chefs d’équipe;

    5. recevoir au besoin un numéro de centre de responsabilité accompagné du financement nécessaire pour les déplacements, les heures supplémentaires et autres dépenses engagées pendant l’évaluation.

  2. Qualifications – Le GE doit :

    1. avoir satisfait à toutes les exigences de formation de la DAC no 7;

    2. posséder une expérience dans le type de titulaire de certificat à évaluer;

    3. posséder une bonne connaissance des lois et des règlements en aéronautique;

    4. posséder de bonnes compétences en communication et en gestion;

    5. posséder de l’expérience dans les procédures administratives de TCAC;

    6. posséder un niveau d’expérience acceptable en surveillance.

      Note :

      En attendant que le personnel de TCAC se familiarise avec les processus d’évaluation et d’IVP, c’est l’autorité de convocation qui déterminera le niveau d’expérience requis en surveillance pour occuper un poste de GE. On recommande aux gestionnaires désignés de posséder une expérience équivalente à celle d’un gestionnaire de vérification ou de posséder un niveau d’expérience acceptable dans les procédures de vérification ou d’inspection en qualité de chef d’équipe ou d’équipier.

  3. Responsabilités – Le GE doit :

    1. planifier, organiser, diriger et contrôler le processus d’évaluation;

    2. commencer la planification bien avant la date prévue pour l’évaluation;

    3. au besoin, choisir des chefs d’équipe en consultation avec l’autorité de convocation et confirmer leur affectation par lettre, note de service ou autre moyen acceptable. Les chefs d'équipes peuvent être utilisés dans les évaluations selon la portée et la complexité de l'évaluation et de l'importance de l'équipe;

    4. tenir à jour un dossier d’évaluation qui comprendra la lettre de nomination et le rôle du GE, toutes les notes de travail, des copies des documents connexes à l’évaluation et une copie du rapport d’évaluation;

    5. élaborer un plan d’évaluation devant être approuvé par l’autorité de convocation;

    6. informer par lettre le titulaire de certificat de l’évaluation prévue (voir les sections 7.2 et 14.1). Un exemple de lettre se trouve dans le manuel de contrôle de domaine fonctionnel approprié;

    7. coordonner les besoins en personnel pour l’équipe d’évaluation avec les directeurs régionaux et les gestionnaires de l’administration centrale appropriés au besoin;

    8. veiller à ce que l’examen de la documentation préalable à l’évaluation soit effectué;

    9. faire en sorte que les équipiers connaissent les domaines auxquels ils sont affectés;

    10. assurer la coordination avec les secteurs spécialisés de TCAC pour que toutes les activités et les contacts ministériels avec le titulaire de certificat qui n’ont pas trait à l’évaluation soient réduits au minimum et soient coordonnés par l’intermédiaire du GE pendant toute la durée de l’évaluation;

    11. convoquer une réunion de l’équipe avant l’évaluation sur place, le cas échéant;

    12. informer le gestionnaire régional ou chef de l’Application de la loi en aviation, de l’évaluation prévue et demander une personne ressource si un inspecteur de l’Application de la loi en aviation est nécessaire;

    13. établir un contact avec l’autorité de convocation et les bureaux de première responsabilité (BPR) chargés de l’évaluation régionale pour faire part de l’avancement du travail sur place, des problèmes éventuels, des changements d’objectif ou de portée de l’évaluation et d’autres questions importantes découvertes pendant la phase préalable à l’évaluation;

    14. coordonner et présider la réunion initiale avec le titulaire de certificat et rester en communication avec la haute direction de celui-ci;

    15. informer immédiatement l’autorité de convocation de toute menace immédiate à la sécurité et veiller à ce que celle-ci soit au courant des questions de sécurité repérées pendant l’évaluation sur place. Une délégation de pouvoir peut être faite dans le cas où la sécurité aérienne est ou pourrait être compromise;

    16. faire en sorte que toute décision prise par l’autorité de convocation ou les approbations que celle-ci doit donner pendant l’évaluation sur place sont reçues en temps voulu;

    17. exercer une autorité hiérarchique sur les équipiers et les observateurs;

    18. veiller à ce que toutes les constatations de l’évaluation soient mises en parallèle avec les exigences réglementaires applicables et soient appuyées par des preuves et des exemples précis ou d’autres documents justificatifs, le cas échéant;

    19. veiller à ce que toutes les ébauches de constatations aient été portées à l’attention du titulaire de certificat avant la réunion de clôture, lorsque cela est possible;

    20. coordonner et présider la réunion de clôture avec la haute direction du titulaire de certificat;

    21. préparer la lettre d’accompagnement et le rapport d’évaluation pour l’approbation de l’autorité de convocation;

    22. fournir à l’autorité de convocation les recommandations sur les sanctions pouvant découler de l’évaluation et coordonner les mesures à prendre concernant les constatations de l’évaluation réglementaires avec l’inspecteur de l’Application de la loi en aviation affecté;

    23. fournir à l’autorité de convocation les recommandations sur une éventuelle surveillance accrue;

    24. veiller à ce que les équipiers aient assumé toutes leurs responsabilités avant de les libérer de leurs fonctions et confirmer leur retrait par lettre, note de service ou autre méthode acceptable s’ils sont libérés à une autre date que celle prévue;

    25. veiller à ce que les observations et les constatations parallèles aient été effectuées et distribuées conformément au chapitre 5 du MIV.

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18.3 Chef d'équipe

  1. Le rôle du chef d'équipe est précisé dans une lettre, une note de service ou communiqué par tout autre moyen acceptable de nomination. Le chef d'équipe doit :

    1. relever directement du GE pour tout ce qui concerne l’évaluation jusqu’à ce qu’il soit libéré de ses fonctions;

    2. s’acquitter de toutes les fonctions liées à l’évaluation conformément aux procédures énoncées dans la présente IP et dans d’autres directives connexes;

    3. communiquer immédiatement avec le GE pour recommander des mesures en cas de menace immédiate à la sécurité aérienne. Une délégation de pouvoir peut avoir lieu dans le cas où la sécurité aérienne est ou peut être compromise;

    4. être autorisé à communiquer directement avec les directeurs de l’Administration centrale et les gestionnaires régionaux pour obtenir le personnel nécessaire, le cas échéant.

  2. Qualifications – Le chef d'équipe doit :

    1. avoir satisfait à toutes les exigences de formation de la DAC no 7;

    2. posséder une expérience dans le type de titulaire de certificat à évaluer;

    3. posséder une bonne connaissance des lois et des règlements en aéronautique;

    4. posséder de bonnes compétences en communication et en gestion;

    5. posséder de l’expérience dans les procédures administratives de TCAC;

    6. posséder un niveau d’expérience acceptable en surveillance.

      Note :

      En attendant que le personnel de TCAC se familiarise avec les processus d’évaluation et d’IVP, c’est l’autorité de convocation, en collaboration avec le GE, qui déterminera le niveau d’expérience requis en surveillance pour occuper un poste de chef d’équipe. On recommande aux gestionnaires désignés de posséder une expérience équivalente à celle d’un gestionnaire de vérification ou de posséder un niveau d’expérience acceptable dans les procédures de vérification ou d’inspection en qualité d’équipier.

  3. Responsabilités – Le chef d'équipe doit :

    1. se familiariser avec le mandat de l’évaluation en plus d’appuyer et d’aider le GE;

    2. choisir de bons équipiers et confirmer leur affectation par lettre, note de service ou autre moyen acceptable;

    3. diriger et contrôler les activités de son équipe;

    4. soumettre le budget de l'équipe et le calendrier de ses activités pour approbation par le GE;

    5. tenir le GE informé des écarts de budget;

    6. tenir le GE informé de l’évolution de l'évaluation dans son domaine fonctionnel;

    7. veiller à ce que toutes les constatations de l’évaluation soient mises en parallèle avec les exigences réglementaires applicables et soient étayées de preuves et d’exemples précis ou autres documents justificatifs, le cas échéant;

    8. examiner et vérifier des sections particulières du rapport d’évaluation à la demande du GE;

    9. s'assurer que les observations et les constatations sont bien documentées dans le formulaire approprié et que le tout soit transmis au GE;

    10. informer la direction du titulaire de certificat au sujet de son secteur fonctionnel au cours des séances d’information quotidiennes et à la réunion de clôture;

    11. préparer un sommaire des constatations les plus importantes. Celui-ci constituera la base des remarques du chef d'équipe lors de la réunion de clôture et sera inclus dans le sommaire du rapport d’évaluation.
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18.4 Équipier

  1. Le rôle des équipiers est précisé dans la lettre de nomination, la note de service ou est communiqué par tout autre moyen acceptable. Tout équipier doit :

    1. relever directement du GE, en passant par le chef d’équipe s’il y a lieu, pour tout ce qui concerne l’évaluation jusqu’à ce qu’il soit libéré de ses fonctions;

    2. s’acquitter de toutes les tâches liées à l’évaluation conformément aux politiques et procédures précisées dans la présente IP et dans les autres directives connexes;

    3. communiquer immédiatement avec le GE ou, selon le cas, avec le chef d’équipe, pour recommander des mesures en cas de menace immédiate à la sécurité aérienne. Une délégation de pouvoir peut avoir lieu dans le cas où la sécurité aérienne est ou peut être compromise.

  2. Qualifications – Un équipier doit :

    1. avoir réussi les exigences de formation de la DAC no 7, en fonction de ce que nécessite sa propre délégation;

    2. posséder une expérience dans le type de titulaire de certificat à évaluer;

    3. posséder une bonne connaissance des lois et des règlements en aéronautique.

  3. Responsabilités – Un équipier doit :

    1. relever directement du GE pendant toute la durée de l’activité de surveillance jusqu’à ce qu’il soit libéré de ses fonctions;

    2. se familiariser avec le mandat de l’évaluation;

    3. examiner les directives concernant les conflits d'intérêt en relation avec ses responsabilités pendant l'évaluation;

    4. se familiariser avec les politiques et les procédures du titulaire de certificat;

    5. mener l'évaluation sur le terrain et documenter les constatations;

    6. documenter les constatations et les observations à mesure qu'elles se présentent et les faire parvenir au GE par l'intermédiaire du chef d'équipe s'il y a lieu;

    7. communiquer avec le chef d’équipe pour rendre compte de l’évolution de l’évaluation et pour que les problèmes éventuels soient réglés;

    8. examiner la validité et l’applicabilité des constatations en veillant à ce qu’elles soient toutes mises en parallèle avec les exigences réglementaires applicables et étayées de preuves et d’exemples précis ou autres documents justificatifs, le cas échéant;

    9. fournir au chef d’équipe les sommaires d’éléments ou de composantes applicables lorsque le plan d’évaluation l’exige.
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19.0 GESTION DE L’INFORMATION

Les inspecteurs devront placer les dossiers des résultats de leurs activités dans les fichiers applicables à la compagnie, à l’exemption des dossiers spécifiques aux aéronefs, qui seront placés dans le fichier d’aéronef approprié. On rappelle aux inspecteurs que les notes et d'autres documents écrits à la main, créés pendant le processus de surveillance, sont les actes officiels et doivent être préservés dans des fichiers officiels par numérisation et en créant un papier profil selon les politiques régionales et divisionnaires.

20.0 BUREAU RESPONSABLE

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec le :
Chef de la coordination et de l'évaluation de programme (AARTT)

Téléphone :
613-952-7974
Télécopieur :
613-952-3298
courriel :
SSQAC_RCN@tc.gc.ca

Toute proposition de modification au présent document devrait être soumise au moyen du Système de signalement des questions de l’Aviation civile (SSQAC), à l’adresse Internet suivante :

www.tc.gc.ca/SSQAC

ou par courriel à: SSQAC_RCN@tc.gc.ca

Le directeur, Normes
Aviation civile
Transports Canada

[Original signé par Don Sherritt]

Don Sherritt

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ANNEXE A—FICHES D'ÉVALUATION/D'INSPECTION DE LA VALIDATION

  1. TABLEAU 1.1 – Politique de sécurité (SGDDI no 3718226)

  2. TABLEAU 1.2 – Politique non punitive sur la production de rapport de sécurité
    (SGDDI no 3718253)

  3. TABLEAU 1.3 – Rôles, responsabilités et participation des employés
    (SGDDI no 3718268)

  4. TABLEAU 1.4 – Communication (SGDDI no 3718298)

  5. TABLEAU 1.5 – Planification de la sécurité, objectifs et buts (SGDDI no 3718307)

  6. TABLEAU 1.6 – Mesure du rendement (SGDDI no 3718328)

  7. TABLEAU 1.7 – Examen de gestion (SGDDI no 3718927)

  8. TABLEAU 2.1 – Détermination et mise à jour des règlements applicables
    (SGDDI no 3718968)

  9. TABLEAU 2.2 – Documentation sur le SGS (SGDDI no 3718988)

  10. TABLEAU 2.3 – Gestion des dossiers (SGDDI no 3719009)

  11. TABLEAU 3.1 – Processus réactifs (SGDDI no 3719095)

  12. TABLEAU 3.2 – Processus proactifs – identification des dangers (SGDDI no 3719117)

  13. TABLEAU 3.3 – Enquêtes et analyses (SGDDI no 3719136)

  14. TABLEAU 3.4 – Gestion des risques (SGDDI no 3719146)

  15. TABLEAU 4.1 – Formation, sensibilisation et compétences (SGDDI no 3719171)

  16. TABLEAU 5.1 – Assurance de la qualité  (SGDDI no 3719242)

  17. TABLEAU 6.1 – Préparatifs et interventions d'urgence (SGDDI no 3719279)

  18. Fiche d'inspection de la validation des programmes – RAC 302 (SGDDI no 5378757)

  19. Fiche d'inspection de la validation des programmes – RAC 406 (SGDDI no 6042840)

  20. Fiche d'inspection de la validation des programmes – RAC 703/704 (SGDDI no 4829385)

  21. Fiche d'inspection de la validation des programmes – RAC 801 (SGDDI no 4833062)

  22. Modèle de plan d’échantillonnage sur place (SGDDI no 4971381)

  23. Modèle de rapport d'évaluation (SGDDI no 5024914)

  24. Lettre de confirmation (SGDDI n° )

  25. Modèle d'inspection de processus, profil de sécurité (SGDDI no 5590280)

  26. Modèle d'inspection de processus, mesure du rendement (SGDDI no 5590288)

aa.  Modèle d'inspection de processus, préparatifs et interventions d'urgence (SGDDI no 5590295)

bb.  Modèle d'inspection de processus, enquêtes et analyses (SGDDI no 5590300)

cc.  Modèle d'inspection de processus, formation (SGDDI no 5590304)

dd.  Modèle d'inspection de processus, générique (SGDDI no 5590310)

ee.  Fiche d'inspection de la validation des programmes –Supplément de l’Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA) (SGDDI no 5392648)

f.  Fiche de travail de l’inspection de validation de programme – MN 505 (SGDDI no 5509559)

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ANNEXE B—ATTENTES ET CRITÈRES DE NOTATION

Note :

Les employés titulaires d’un certificat sont des employés qui exercent des fonctions exigées par le Règlement de l’aviation canadien. Les employés non titulaires d’un certificat sont des employés de l’entreprise qui occupent des postes non réglementés tels ceux en ressources humaines. Les tierces parties sont des employés de l’extérieur qui exécutent des tâches pour le titulaire de certificat en sous-traitance, telles que le service de restauration à bord, la manutention des bagages et le déneigement.

Tableau D1.1 – Plan de gestion de la sécurité – Politique de sécurité
Note Critères
Non conforme
1 La haute direction n’a aucun engagement à l’égard d’un SGS. Les politiques de sécurité sont mal élaborées et la plupart des employés ne prennent pas part au SGS.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe une politique de sécurité qui est suivie et comprise.

  2. L’organisme a fondé son SGS sur sa politique de sécurité et il y a un engagement sans équivoque à l’égard de la sécurité.

  3. La politique de sécurité est acceptée et approuvée par le gestionnaire supérieur responsable.

  4. La politique de sécurité est promue par le gestionnaire supérieur responsable.

  5. La politique de sécurité est régulièrement analysée pour en assurer une applicabilité permanente.

  6. La politique de sécurité est communiquée à tous les employés, ce qui a pour résultat de les sensibiliser à leurs obligations individuelles en matière de sécurité.

  7. La politique est mise en œuvre à tous les niveaux de l’organisme.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • La politique de sécurité décrit clairement les objectifs de sécurité de l’organisme, ses principes de gestion et son engagement envers l’amélioration constante du niveau de sécurité.

  • La politique figure dans les principaux documents et les supports de communication.

  • Tous les échelons de la direction font clairement valoir l’importance de la sécurité lorsqu’ils s’adressent aux employés de la compagnie.

  • La direction est clairement engagée envers la sécurité et elle le prouve en participant activement et visiblement au système de gestion de la sécurité.

  • La direction rend la politique clairement visible pour tous les employés et, en particulier, dans les secteurs de l’organisme névralgiques du point de vue de la sécurité.

  • Dans la politique de sécurité, la direction de l’organisme s’engage à développer et à constamment améliorer le système de gestion de la sécurité.

  • Les énoncés de mission de l’organisme découlent des objectifs de la politique de sécurité.

  • Les buts de l’organisme sont liés aux objectifs de la politique de sécurité.



Tableau D1.2 – Plan de gestion de la sécurité – Politique non punitive sur la production de rapport de sécurité sur le SGS
Note Critères
Non conforme
1 Les rapports sur la sécurité ou les erreurs commises par inadvertance se soldent par des mesures punitives prises contre les coupables.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Une politique garantit l’immunité contre toute mesure disciplinaire aux employés qui signalent les dangers, les incidents ou les accidents.

  2. Les situations dans lesquelles on envisage des mesures disciplinaires punitives (comme les activités illicites, la négligence ou une inconduite délibérée) sont clairement définies et documentées.

  3. La politique est largement comprise au sein de l’organisme.

  4. Des éléments probants montrent que l’organisme met la politique en application.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Les employés ont confiance dans la politique.

  • La politique est appliquée dans tous les secteurs certifiés ou non certifiés de l’organisme.

  • L’organisme a des lettres ou des protocoles d’entente (PE) entre les employés/les entrepreneurs tiers et les gestionnaires pour illustrer la politique disciplinaire et la façon dont elle est mise en œuvre.

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Tableau D1.3 – Plan de gestion de la sécurité – Rôles et responsabilités
Note Critères
Non conforme
1 Il n’existe pas de désignation officielle des pouvoirs et des responsabilités au sujet du système de gestion de la sécurité. Aucun représentant de la direction n’a été nommé pour assurer la mise en œuvre du SGS. Les mandats de sécurité ne sont pas diffusés à grande échelle et les employés ne sont pas très aux faits de leurs rôles au chapitre du SGS.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe des rôles, des responsabilités et des obligations de rendre des comptes consignés qui sont applicables au gestionnaire supérieur responsable ainsi que des éléments probants montrant que le SGS est mis en place, tenu à jour et respecté.

  2. Le gestionnaire supérieur responsable exerce un contrôle sur les ressources financières et humaines nécessaires pour bien s’acquitter de ses responsabilités en matière de SGS.

  3. Une personne compétente a été nommée, conformément à la réglementation, et elle exerce le contrôle du SGS.

  4. La personne qui gère l’exploitation du SGS remplit les fonctions et les responsabilités qui se rattachent à son poste.

  5. Les pouvoirs, responsabilités et l’obligation de rendre des comptes en matière de sécurité sont transmis à tous les employés.

  6. Tous les employés comprennent leurs pouvoirs, responsabilités et leur obligation de rendre des comptes en ce qui concerne tous les processus de gestion de la sécurité, les décisions et les mesures.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Les pouvoirs, responsabilités et l’obligation de rendre des comptes en matière de sécurité sont revus avant tout changement important intervenu dans l’organisme.

  • Les pouvoirs, responsabilités et l’obligation de rendre des comptes en matière de sécurité de tous les employés et des tierces parties sont définis et documentés dans les descriptions de travail.

  • On a la preuve évidente que le gestionnaire supérieur responsable comprend qu’il est l’ultime responsable de la sécurité au sein de l’organisme et qu’il prouve son engagement quotidiennement.

  • Il y a des organigrammes documentés, s’il y a lieu, ainsi que des descriptions de travail pour tous les employés, y compris ceux qui ne sont pas certifiés.

  • Les activités clés pour la sécurité sont clairement décrites dans les fonctions et les responsabilités de la haute direction, et elles sont incorporées dans les ententes de rendement.

  • Des éléments probants montrent que la haute direction reconnaît l’importance des contributions de tous les niveaux de l’organisme et dispose d’un mécanisme lui permettant de reconnaître ces contributions.

  • La participation des employés et les modalités de consultation sont documentées.



Tableau D1.4 – Plan de gestion de la sécurité – Communications
Note Critères
Non conforme
1 L’échange général de données dans tout l’organisme ne permet pas le bon fonctionnement du système. Le réseau de communications de l’organisme n’englobe pas tous les employés, les postes extérieurs et les fonctions de sous-traitance.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe au sein de l’organisme des méthodes de communication qui permettent le bon fonctionnement du système de gestion de la sécurité.

  2. Les méthodes de communication (écrites, réunions, électroniques, etc.) sont à la mesure de la taille et de la complexité de l’organisme.

  3. Les données sont établies et tenues sur un support adapté.

  4. Il existe une méthode de diffusion des données de sécurité dans tout l’organisme et un mécanisme permettant de surveiller l’efficacité de cette méthode.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Les communications ayant trait aux questions de sécurité et de qualité fonctionnent dans les deux sens et s’appliquent aux parties certifiées et non certifiées tout comme aux tierces parties.

  • Il existe un mécanisme officiel de communications avec des experts en SGS pour que les employés puissent facilement et rapidement obtenir des conseils. La documentation doit préciser où l’on peut trouver ces experts.

  • Tous les employés savent qui est leur personne-ressource principale pour les questions liées à la sécurité.

  • Il existe une stratégie de communication qui pourrait englober des communications électroniques à partir du Web, des réunions fréquentes, des bulletins sur le SGS, des fréquences de communication, un ciblage de l’audience et des mises à jour de la situation.

  • Il existe un processus documenté permettant d’examiner l’efficacité des communications.

  • Il y a une procédure d’échange des données sur la sécurité avec les sources de l’extérieur sur lesquelles ces données risquent d’avoir un impact.

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Tableau D1.5 – Plan de gestion de la sécurité – Planification de la sécurité
Note Critères
Non conforme
1 Les objectifs de sécurité sont mal définis et (ou) ne sont pas communiqués. Aucune ressource n’est attribuée pour atteindre les objectifs.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Des objectifs de sécurité ont été fixés à l’aide d’un profil des risques pour la sécurité qui prend en compte les dangers et les risques.

  2. Les objectifs et les buts cadrent avec la politique de sécurité, et il est possible de mesurer s’ils sont atteints.

  3. Les objectifs et les buts en matière de sécurité sont examinés et mis à jour périodiquement.

  4. Il existe une méthode établie d’élaboration de buts en matière de sécurité nécessaires à l’atteinte des grands objectifs de sécurité.

  5. Les objectifs et les buts en matière de sécurité sont documentés et annoncés.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Les objectifs de sécurité se fondent sur un profil des risques pour la sécurité englobant tous les secteurs de l’organisme (parties certifiées et non certifiées ainsi que tierces parties).

  • L’organisme dispose d’une méthode d’analyse et d’allocation des ressources lui permettant d’atteindre les buts et les objectifs.

  • Les objectifs de sécurité ont été établis à l’aide d’un profil des dangers pour la sécurité qui prend en compte :

    1. les dangers et les risques;

    2. les exigences financières, opérationnelles et commerciales;

    3. le point de vue des parties concernées; et

    4. un profil des dangers pour la sécurité à la grandeur de l’industrie.

  • Les objectifs et les buts sont documentés et annoncés à toutes les parties non certifiées de l’organisme ainsi qu’aux tierces parties.


Tableau D1.6 – Plan de gestion de la sécurité – Mesure du rendement
Note Critères
Non conforme
1 Aucune mesure du rendement en matière de sécurité n'a été établie.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe une procédure établie d’élaboration et de tenue d’un ensemble de paramètres de rendement liés aux buts et aux objectifs de l’organisme.

  2. Des procédures ont été mises en œuvre et sont tenues à jour pour surveiller et mesurer régulièrement le rendement en matière de sécurité.
4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Des mesures du rendement ont été définies dans le cas des risques importants pour la sécurité identifiés dans le profil des risques pour la sécurité.

  • Des mesures du rendement ont été définies pour chacune des méthodes et des procédures opérationnelles critiques, comme le programme de surveillance des données de vol (PSDV).

  • L’analyse et l’allocation des ressources se fondent sur les résultats de la mesure du rendement.

  • Les employés à tous les échelons sont au courant des mesures du rendement de la sécurité dans leur sphère de responsabilité, et les résultats des mesures du rendement leur sont communiqués.
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Tableau D1.7 – Plan de gestion de la sécurité – Examen de gestion
Note Critères
Non conforme
1 La procédure d’examen du système de gestion de la sécurité repose sur la réaction face à un événement plutôt que sur un examen périodique et régulier.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Examens prévus et réguliers et examens de circonstance du système de gestion de la sécurité de l’entreprise afin d’assurer qu’il reste suffisant et efficace, et examen du rendement de l’entreprise en matière de sécurité et des objectifs atteints.

  2. L'examen du système de gestion de la sécurité vise :

    • les résultats des vérifications internes;

    • les activités servant à vérifier que les employés comprennent le SGS ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités dans ce domaine;

    • les résultats des objectifs de sécurité;

    • les résultats des enquêtes et des analyses sur les dangers et les événements;

    • les résultats et les analyses de la rétroaction interne/extérieure;

    • la situation des mesures préventives et correctives;

    • les mesures de suivi des examens de gestion préalables;

    • les changements qui risquent d’influer sur le SGS;

    • les recommandations d’amélioration; et

    • l’échange de PE dans tout l’organisme.

  3. Il existe une procédure établie définissant les responsabilités et les exigences relatives à la planification et à la tenue des vérifications internes :

    • des politiques, des contrôles et des procédures de gestion se rapportant à toutes les activités critiques du point de vue de la sécurité; et

    • de la mise en œuvre et du maintien des exigences du SGS établies par l’organisme.

  4. Il existe une procédure qui permet d'évaluer l'efficacité des mesures correctives résultant de (a).
4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • L’organisme a créé un comité ou un conseil structuré, adapté à sa taille et à sa complexité, et qui se compose de tout un éventail de représentants de la haute direction comprenant des parties certifiées et non certifiées ainsi que des tierces parties ayant pour mission d’examiner le rapport d’examen de la gestion.

  • L’organisme compare son SGS à celui d’autres organismes et fait activement la promotion des SGS dans le secteur aéronautique.

  • Le comité d’examen de gestion fait des recommandations au gestionnaire supérieur responsable au sujet :

    1. de l’amélioration et de l’efficacité du SGS;

    2. de l’amorce et de la mise en œuvre d’une politique de sécurité et de mesures dans tout l’organisme; et

    3. de l’affectation des ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs.

  • Les décisions issues de l’examen de la gestion sont expliquées aux employés pour montrer que la procédure d’examen se solde par de nouveaux objectifs qui profiteront à l’organisme.
  • Les résultats de l’examen de gestion sont utilisés par le gestionnaire supérieur responsable dans le cadre des processus d’amélioration.


Tableau D2.1 – Documentation – Détermination et mise à jour des règlements applicables
Note Critères
Non conforme
1 Il n'y a pas de système pour déterminer et tenir à jour les règlements qui s'appliquent.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. L’organisme a mis en place, a tenu à jour et a respecté les exigences de la documentation pertinentes au(x) certificat(s) détenu(s), comme l’exige le RAC.

  2. Une procédure documentée a été établie et tenue à jour pour déterminer les exigences réglementaires qui s’appliquent.

  3. Les règlements, les normes et les exemptions sont régulièrement analysés afin que les renseignements les plus récents soient disponibles.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Tous les renseignements techniques et réglementaires utiles sont facilement accessibles aux employés.

  • L’organisme a défini des facteurs de déclenchement qui aboutissent à l’examen de la documentation de la compagnie.

  • L’organisme prend activement part à l’élaboration de règlements et anticipe l’adoption de nouvelles exigences (Avis de proposition de modification, réunions du Comité technique du CCRAC, etc.).

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Tableau D2.2 – Documentation – Documentation sur le SGS
Note Critères
Non conforme
1 La documentation sur le SGS est incomplète et les procédures de mise à jour sont mal établies.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe une documentation contrôlée qui décrit le SGS et les rapports entre tous ses éléments.

  2. Le personnel a facilement accès à cette documentation.

  3. Il y a une procédure pour analyser régulièrement la documentation sur le système de gestion de la sécurité afin d’assurer qu’elle soit toujours actuelle, suffisante et efficace et que les changements apportés à cette documentation soient mis en œuvre.

  4. Il y a des moyens de documentation acceptables, notamment des organigrammes, des descriptions de travail et d’autres documents écrits descriptifs qui définissent et délimitent clairement le système de pouvoirs et de responsabilités au sein de l’organisme pour assurer des opérations sans danger.

  5. L’organisme a une procédure qui permet d’identifier les changements qui risquent d’affecter sa documentation.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Tous les intéressés, y compris les tierces parties, ont facilement accès au recueil de documentation.

  • Des éléments probants montrent que l’entreprise a analysé le moyen le mieux adapté de fournir la documentation, au niveau tant général qu’opérationnel.

  • Des éléments probants montrent que l’entreprise a analysé tous ses secteurs, y compris ceux qui ne sont pas certifiés, et a fourni de la documentation intégrée et pertinente si l’on considère l’entreprise comme un tout.



Tableau D2.3 – Documentation – Gestion des dossier
Note Critères
Non conforme
1 Il n'existe pas de procédure pour gérer les données sortantes du SGS.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. L’organisme dispose d’un système de dossiers qui garantit la production et la conservation de tous les dossiers nécessaires à la documentation et à l’appui des exigences réglementaires.

  2. Le système doit fournir les méthodes de contrôle nécessaires pour assurer l’identification, la lisibilité, le stockage, la protection, l’archivage, l’extraction, le délai de conservation et l’élimination des dossiers.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :
  • L'organisme a une politique qui définit la durée de conservation des dossiers qui ne sont pas expressément visés par un règlement.
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Tableau D3.1 – Surveillance de la sécurité – Processus réactifs – Rapports
Note Critères
Non conforme
1 Les procédures d’établissement des rapports ne garantissent pas la saisie des données internes, pas plus qu’elles ne favorisent les rapports volontaires sur les événements ou les lacunes observés. Les rapports ne sont pas analysés au niveau de gestion qui convient.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. L’organisme dispose d’une procédure ou d’un système qui prévoit la saisie des données, notamment sur les dangers, les incidents et les accidents et d’autres données ayant un rapport avec le SGS.

  2. Le système d’établissement de rapports réactifs est simple, accessible et à la mesure de la taille et de la complexité de l’organisme.

  3. Les rapports réactifs sont analysés au niveau de gestion qui convient.

  4. Une procédure de rétroaction permet d’aviser les collaborateurs que leurs rapports ont bien été reçus et de partager les résultats finaux de l’analyse.

  5. Une procédure permet de surveiller et d’analyser les tendances documentées.

  6. Des mesures correctives sont générées et mises en œuvre pour donner suite à l’analyse des événements.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • L’organisme dispose d’une procédure qui garantit la confidentialité au besoin.

  • L’ampleur et la portée des événements ou des lacunes de sécurité qui doivent être signalés par les employés sont expliquées et définies.

  • Des éléments probants montrent que les employés sont encouragés et aidés à proposer des mesures correctives lorsqu’ils soumettent un rapport.

  • Il existe un processus pour veiller à ce que tous les secteurs de l’organisme, y compris les parties certifiées et non certifiées ainsi que les tierces parties, reçoivent les renseignements.

  • Une procédure permet de partager les rapports de sécurité et les autres analyses avec les personnes qui envoient les rapports.

  • La procédure de rétroaction donne l’occasion aux personnes qui envoient des rapports de faire savoir si elles sont satisfaites de la réponse.



Tableau D3.2 – Surveillance de la sécurité – Processus proactifs – Identification des dangers
Note Critères
Non conforme
1 Les procédures établies ne favorisent pas la production de données sur la sécurité autrement que sur une base réactive.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. L’organisme dispose d’une procédure ou d’un système proactif qui prévoit la saisie des données rangées dans la catégorie dangers et d’autres données ayant un rapport avec le SGS, et il développe un registre des dangers.

  2. La procédure d’établissement de rapports proactifs est simple, accessible et à la mesure de la taille et de la complexité de l’organisme.

  3. Les rapports proactifs sont analysés au niveau de gestion approprié.

  4. Une procédure de rétroaction permet d’aviser les collaborateurs que leurs rapports proactifs ont été reçus et de partager les résultats finaux de l’analyse.

  5. Une procédure permet de surveiller et d’analyser les tendances.

  6. Des mesures correctives sont générées et mises en œuvre à la suite de l’analyse d’un danger.

  7. L’organisme a des procédures prévues d’auto évaluation, comme des examens, des évaluations, des enquêtes, des vérifications opérationnelles prévus régulièrement, etc.

  8. L’organisme effectue des analyses des dangers et prépare un modèle de sécurité dans le cas des changements qui risquent d’avoir un impact sur ses opérations, comme :

    • l’introduction d’un nouveau type d’aéronef;

    • des modifications à la structure des routes;

    • des modifications dans le personnel clé;

    • des fusions; et

    • des ententes entre la direction et les agents négociateurs.

  9. L’organisme a clairement établi un intervalle entre les analyses officielles des dangers.
  10. L’organisme va développer un profil des risques pour la sécurité qui priorise les dangers figurant dans le registre des dangers.
4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • L’organisme dispose d’une procédure pour garantir la confidentialité au besoin.

  • La portée et l’ampleur des dangers liés à la sécurité qui doivent être signalés sont expliquées et définies.

  • Tous les rapports proactifs font l’objet d’une analyse des risques pour déterminer leur niveau de priorité dans le profil des risques pour la sécurité et l’ampleur des autres mesures à prendre.

  • L’organisme a identifié des sources multiples de renseignements pour identifier les dangers concernant tous les secteurs de l’organisme, comme le jugement des gestionnaires hiérarchiques, les avis des employés, le compte rendu des réunions de sécurité, les rapports de vérification, les programmes de surveillance des données de vol (PSDV), les vérifications de sécurité des services hiérarchiques (VSSH).

  • Des éléments probants montrent que les données de l’industrie, comme un profil générique des risques pour la sécurité à la grandeur de l’industrie (provenant de sources comme l’Aviation Safety Reporting System ou le système de comptes rendus Securitas du BST), sont prises en considération dans la procédure d’identification des dangers.

  • Des éléments probants montrent que l’organisme cherche activement des renseignements reliés à la sécurité auprès de sources extérieures et utilise ces renseignements dans ses pratiques commerciales normales.

  • Une procédure garantit que des données sont reçues de tous les secteurs de l’organisme, ce qui comprend les parties certifiées et non certifiées ainsi que les tierces parties.

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Tableau D3.3 – Surveillance de la sécurité – Enquêtes et analyses
Note Critères
Non conforme
1 L’organisme ne procède pas systématiquement à des enquêtes et à des analyses des événements et des lacunes de sécurité.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Des procédures assurent le déroulement des enquêtes.

  2. Des mesures permettent de s’assurer que tous les dangers, tous les incidents et tous les accidents signalés sont examinés et, si nécessaire, font l’objet d’une enquête.

  3. Une procédure garantit que les dangers, les incidents et les accidents sont analysés pour en déterminer les causes concourantes et premières.

  4. Lorsqu’elle cherche à déterminer les causes concourantes et premières d’un événement, l’organisme tient compte des éléments suivants de façon individuelle : les facteurs humains, organisationnels, environnementaux et la supervision.

  5. L’organisme dispose d’un groupe d’enquêteurs compétents adapté à sa taille et à sa complexité.

  6. Les résultats de l’analyse sont transmis au gestionnaire responsable pour qu’il prenne les mesures correctives et à d’autres gestionnaires compétents à titre d’information.

  7. Une procédure permet de recueillir des renseignements d’une enquête pouvant servir à surveiller et à analyser les tendances.

  8. Des éléments probants montrent que l’organisme a fait tous les efforts pour terminer l’enquête et l’analyse selon l’échéancier prévu.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Des éléments probants montrent que l’organisme analyse d’autres types de rapports de sécurité provenant de sources comme l’environnement, santé et sécurité au travail et des entrepreneurs tiers, si ces rapports risquent d’avoir un impact sur la sécurité aérienne.

  • Des éléments probants montrent que les tierces parties intéressées ont été consultées pendant la procédure d’analyse des causes premières, par exemple les constructeurs, les fournisseurs et les distributeurs.

  • L’organisme offre un appui aux tierces parties intéressées dans la tenue des enquêtes et des analyses des dangers, des incidents et des accidents en dehors de la portée du certificat d’exploitation détenu.



Tableau D3.4 – Surveillance de la sécurité – Gestion des risques
Note Critères
Non conforme
1 L'organisme ne dispose pas de procédure pour évaluer et gérer les risques.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Une procédure structurée permet une gestion des risques qui comprend l’évaluation des risques se rattachant aux dangers décelés, et exprimés en termes de gravité et de probabilité de réalisation et, le cas échéant, de niveau d’exposition.

  2. Il existe un critère d’évaluation du niveau des risques et du niveau tolérable de risque que l’organisme est prêt à accepter.

  3. L’organisme dispose de stratégies de contrôle des risques qui comportent le contrôle des risques, l’acceptation des risques, l’atténuation des risques, l’élimination des risques et, le cas échéant, un plan de mesures correctives.

  4. Les mesures correctives découlant de l’évaluation des risques, notamment leurs échéanciers, sont documentées.

  5. L’organisme dispose d’une procédure d’évaluation de l’efficacité des mesures correctives.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • L’organisme utilise les résultats de la gestion des risques pour élaborer des directives sur les meilleures pratiques qu’il échange avec l’industrie.

  • Les résultats du programme de gestion des risques sont intégrés aux méthodes et aux procédures de l’organisme.

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Tableau D4.1 – Formation – Formation, sensibilisation et compétences
Note Critères
Non conforme
1 Les besoins en formation ne sont pas documentés, pas plus que l’organisme n’intègre la formation sur le SGS dans la formation d’introduction.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Il existe une procédure établie pour déterminer les besoins en formation afin que les employés possèdent les compétences voulues pour remplir leurs fonctions.

  2. Une procédure de validation permet de mesurer l’efficacité de la formation.

  3. La formation englobe la formation initiale, périodique et de perfectionnement, selon ce qui convient.

  4. La formation du titulaire de certificat sur la gestion de la sécurité est intégrée dans la formation d’introduction lors de l’entrée en fonction

  5. La formation englobe les facteurs humains et organisationnels.

  6. Une formation est donnée à tous les employés touchés au sujet des préparatifs et des interventions d’urgence.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • Les besoins en formation sont documentés pour chaque sphère d’activité de l’organisme, notamment les secteurs non certifiés où les besoins ne sont pas définis par un règlement. La fréquentation de symposiums devrait également être envisagée.

  • Une formation est fournie à tous les employés.

  • Une formation est fournie aux entrepreneurs tiers dans le cadre de leurs activités reliées aux opérations de l’entreprise.

  • Un dossier de formation est établi pour chaque employé, notamment pour les gestionnaires, afin de déterminer et de suivre les besoins en formation des employés et de s’assurer qu’ils ont suivi la formation prévue.

  • Les employés disposent d’un moyen leur permettant de demander une formation additionnelle relative au SGS qui soit en rapport avec leur rôle au sein du SGS.

  • La direction reconnaît et exploite les possibilités officieuses d’initier les employés à la gestion de la sécurité.

  • Les exercices et les méthodes de formation de tous les employés sont actualisés pour refléter les nouvelles techniques et technologies, les résultats des enquêtes ainsi que les mesures correctives et les réformes réglementaires.



Tableau D5.1 – Assurance de la qualité – Assurance de la qualité
Note Critères
Non conforme
1 L'organisme n'effectue pas de vérifications de ses processus au niveau opérationnel.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. Un programme d’assurance de la qualité est établi et mis à jour, et il est administré par une personne compétente.

  2. Il existe une fonction de vérification opérationnellement indépendante pour laquelle sont prévus les pouvoirs nécessaires pour exécuter un programme efficace d’évaluation interne.

  3. L’organisme procède à des examens et à des vérifications de ses processus, de ses procédures, de ses analyses, de ses inspections et de sa formation.

  4. * L’organisme est doté d’un système pour surveiller l’exhaustivité de la procédure d’établissement de rapports internes et de la prise des mesures correctives.*

  5. Le système d’assurance de la qualité vise toutes les fonctions définies sur le certificat.

  6. La portée des vérifications, les critères, la fréquence et les méthodes sont clairement définis.

  7. Une procédure de sélection/formation permet de garantir l’objectivité et les compétences des vérificateurs de même que l’impartialité de la procédure de vérification.

  8. Une procédure permet de consigner la vérification des mesures prises et rendre compte des résultats des vérifications.

  9. * L’organisme procède à un examen périodique, effectué par la gestion, des fonctions critiques pour la sécurité ainsi que des questions pertinentes en matière de sécurité ou de qualité qui résultent du programme d’évaluation interne.*

  10. Une procédure établie permet de rendre compte des résultats des vérifications et de tenir les dossiers à jour.

  11. Une procédure établie fait état du besoin en matière de mesures correctives et préventives à prendre en temps opportun à l’issue des résultats d’une vérification.

  12. *Des éléments probants montrent que le programme d’assurance de la qualité a lui-même été soumis à des vérifications internes.

  13. Il y a évaluation de la compétence à s’acquitter des tâches.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • La portée de la vérification, sa fréquence et ses critères reposent sur l’état et l’importance des processus et des secteurs à vérifier et les résultats des vérifications antérieures.

  • On tient compte de la contribution du secteur à vérifier et d’autres parties concernées dans l’élaboration des plans de vérification internes.

  • Le rapport de vérification reconnaît l’excellence et donne l’occasion à la direction de reconnaître et de motiver les employés.

  • Des éléments probants montrent que l’organisme encourage le développement d’un solide programme de vérification et s’est engagé à en améliorer le rendement à partir des résultats de ce programme.

  • Lorsqu’il existe des fonctions de sous-traitance, l’organisme procède à un examen de l’assurance de la qualité de ces fonctions.

*Ces attentes s’appliquent seulement aux organismes avec un SGS.

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Tableau D6.1 – Préparatifs d'urgence – Préparatifs et interventions d'urgence
Note Critères
Non conforme
1 L’organisme ne dispose pas d’une politique établie au sujet des préparatifs d’urgence. Les rôles et responsabilités en cas d’accident sont mal définis.
2 (3) moins certains éléments
Conforme
3

  1. L’organisme dispose d’une procédure de préparatifs d’urgence, adaptée à sa taille, sa nature et sa complexité.

  2. Les procédures relatives aux préparatifs d’urgence ont été documentées, adoptées et confiées à un gestionnaire responsable.

  3. Les procédures relatives aux préparatifs d’urgence ont été régulièrement examinées dans le cadre de l’examen de gestion et après les mutations d’employés clés ou les changements organisationnels.

  4. L’organisme dispose d’une procédure pour diffuser les procédures du plan d’intervention d’urgence (PIU) et en faire connaître le contenu aux employés concernés.

  5. L’organisme a organisé des exercices avec tous les employés clés à des intervalles fixés dans le manuel de contrôle approuvé.

4 Toutes les rubriques de (3) plus certains aspects de (5)
5 Toutes les rubriques de (3), plus tous les éléments suivants :

  • L’organisme a des protocoles d’entente (PE) ou des accords avec d’autres organismes en vue d’une aide réciproque et de la fourniture de services d’urgence.

  • L’organisme dispose d’un poste de commandement désigné pour assurer la coordination et la direction générale des interventions en cas d’urgence.

  • Une procédure permet de rendre compte des activités au cours d’une intervention d’urgence.

Date de modification :
2012-02-29