Chapitre 3 - Dossiers d'immatriculation des aéronefs

3.1  IDENTIFICATION DES DOSSIERS

Les dossiers d'immatriculation des aéronefs sont identifiés par le préfixe 5008 suivi des quatre lettres de la marque d'immatriculation des aéronefs. L'attribution ou la réservation d'une marque d'immatriculation est indispensable à la création du dossier d'un aéronef. Un imprimé du RIACC est envoyé au bureau de Gestion des dossiers afin qu'un dossier soit créé et archivé dans le Système informatique de la gestion de documents (SIGD). S'il s'agit d'aéronefs immatriculés ou exploités pour le compte du Gouvernement du Canada (Services des aéronefs de Transports Canada), les dossiers reçoivent le préfixe 5006 suivi des quatre lettres de la marque d'immatriculation des aéronefs. En règle générale, les dossiers 5006 relèvent de la région de l'Ontario.

Les dossiers d'Aéronef sont « protégés », et seul le personnel des services d'Immatriculation et location d'aéronefs, d'application de la loi, de Maintenance et construction et de Certification des aéronefs y a accès. La rubrique du présent manuel consacrée aux lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels aide à déterminer quels genres de renseignements font partie du « domaine public » et quels autres n'en font pas partie.

3.2  TRANSFERT DE DOSSIERS

En général, un dossier d'aéronef est archivé dans la région dans laquelle le propriétaire de l'appareil est basé. En cas de transfert de la garde et de la responsabilité légales d'un aéronef dans une autre région, le dossier devrait être transféré dans cette région. Comme les dossiers sont également utilisés par le bureau de Maintenance et construction, toute demande de transfert doit être coordonnée avec ledit bureau. Le champ de localisation du dossier est mis à jour dans le RIACC une fois que le dossier est arrivé dans la nouvelle région, et non pas par la région qui procède au transfert. Les autres régions peuvent également demander des prêts à court terme de dossiers. Pour assurer la confidentialité et un suivi efficace, les transferts ou les prêts de dossiers devraient être coordonnés par la Gestion des dossiers.

Transfert au départ/Prêt :

  1. Remplir un formulaire 09-0133 (11-90) intitulé Note d'envoi et reçu de documents. Sinon, il est toujours possible de faire une annotation sur la couverture du dossier pour demander au bureau régional de Gestion des dossiers de transférer le dossier à la région concernée.

  2. Acheminer le dossier au bureau régional de Maintenance et construction. (sauf s'il s'agit d'un dossier d'avion ultra-léger).

  3. Acheminer le dossier au bureau régional de Gestion des dossiers.

Transfert à l'arrivée :

  1. Demander le dossier (par téléphone ou courrier) à l'autre région. Le RIACC indiquera où se trouve le dossier.

  2. Une fois le dossier reçu par la région, la Gestion des dossiers va l'inscrire dans le SIGD et l'acheminer à Immatriculation des aéronefs.

  3. Veiller à ce que le dossier soit aussi acheminé au bureau régional de Maintenance et construction (sauf s'il s'agit d'un dossier d'avion ultra-léger).

3.3  RéACTIVATION DE DOSSIERS (DOSSIERS ARCHIVÉS)

Quand un aéronef immatriculé antérieurement au Canada, se voit réattribuer la même marque d'immatriculation que celle qu'il possédait avant, il y a alors lieu de réactiver le dossier annulé. Les antécédents et les renseignements actuels de l'aéronef se retrouvent ainsi dans un dossier actif . Si l'aéronef reçoit une marque d'immatriculation différente, le dossier archivé devrait être transféré à la région et amalgamé avec le nouveau dossier.

Un dossier annulé se trouve généralement dans la région dans laquelle l'aéronef était immatriculé lorsqu'il a été retiré du registre.

Quand ils sortent des archives de Transports Canada, les dossiers sont envoyés aux Archives nationales. Il est possible de faire faire des recherches auprès de cet organisme en s'adressant à la Division des services aux chercheurs, au 395 rue Wellington, à Ottawa (Ontario) K1A 0N3, téléphone (613) 613-995-5138 ou télécopieur (613) 995-6274. Si votre demande exige un accès aux dossiers, contactez votre bibliothèque locale de Transports Canada, laquelle se chargera de faire le prêt. Les Archives nationales ne communiquent aucun dossier à un particulier.

3.4  LOIS SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

RAC 202.69(2)

L'accès aux renseignements contenus dans les dossiers d'aéronefs et dans le Registre d'immatriculation des aéronefs civils canadiens ainsi que la communication de ces renseignements sont assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (ou lois AIPRP).

Le Registre d'immatriculation des aéronefs civils canadiens contient le nom et l'adresse de chaque propriétaire enregistré ainsi que la marque, le modèle, le numéro de série et la marque d'immatriculation de l'aéronef. Ces renseignements sont du domaine public si l'on s'en tient aux dispositions du RAC 202.69.

Les autres renseignements qui se trouvent dans les dossiers ne sont pas nécessairement du domaine public. On peut y trouver certains renseignements relatifs aux formulaires de demande, aux documents sur la garde et la responsabilité légales (à savoir des renseignements qui précisent si un aéronef est loué ou non) ainsi que le numéro de téléphone de particuliers (remarque : le numéro de téléphone d'une entreprise est considéré comme faisant partie du domaine public, ce qui veut dire qu'il peut être communiqué à une personne qui en fait la demande).

Comment faire une demande d'accès à l'information

Une demande officielle de renseignements peut être soumise en vertu de la Loi d'accès à l'information. Des formulaires sont disponibles dans la plupart des bibliothèques, dans les bureaux de circonscription des députés et dans les bureaux d'Emploi et Immigration Canada. La demande devrait être envoyée au coordonnateur en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de Transports Canada, 330 rue Sparks, 26e étage, tour C, Place de Ville, Ottawa (Ontario) K1A 0N5. Les numéros de téléphone et de télécopieur sont respectivement les suivants : (613) 993-6161 et (613) 991-6594.

Communication de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Des particuliers ou des entreprises peuvent demander officieusement par écrit la communication de renseignements personnels les concernant directement. La communication à un tiers de renseignements personnels touchant un particulier ou une entreprise n'est permise qu'avec le consentement écrit de ce particulier ou de cette entreprise. La Loi sur la protection des renseignements personnels précise les situations dans lesquelles la communication de tels renseignements est permise. Pour en savoir plus, consultez directement la loi ou adressez-vous au coordonnateur AIPRP de votre région.

Comment répondre à une demande relevant de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Si vous recevez une demande AIPRP, vous devriez préparer une réponse avec l'aide du coordonnateur AIPRP de votre région, lequel est chargé de coordonner toutes les demandes reçues soit directement soit par l'entremise du burgeau AIPRP de l'administration centrale.

Renseignements sur le Registre d'immatriculation des aéronefs civils canadiens disponibles sur le World Wide Web (WWW) et sur CD-ROM

Il est facile d'obtenir des renseignements sur le Registre d'immatriculation des aéronefs civils canadiens en consultant gratuitement le site Internet d'Immatriculation et location d'aéronefs. Ce site offre la possibilité de télécharger les renseignements. Il est également possible d'acheter, au Centre de communications de l'Aviation civile à Ottawa, un CD-ROM du Registre (lequel est la réplique de la version disponible sur Internet) - soit sous forme d'abonnement annuel, soit sous forme d'envois trimestriels. Pour de plus amples renseignements sur le CD-ROM, veuillez appeler au 1-800-305-2059 ou consulter notre site Internet à l'adresse suivante : http://www.tc.gc.ca/fra/aviationcivile/opssvs/secretariat-763.htm.

QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

Comment être sûr que les renseignements publiés sur Internet sont du domaine public?

Depuis l'apparition du Registre d'immatriculation des aéronefs civils canadiens sur Internet, on nous demande souvent si les renseignements qui y figurent relèvent ou non du domaine public. L'administration centrale, après discussions avec le bureau de l'AIPRP à Ottawa, en est arrivée à la conclusion que ces renseignements relevaient bien « du domaine public ».

Pourquoi les numéros de téléphone et de télécopieur figurant dans le RIACC n'apparaissent pas sur le site Internet?

L'administration centrale a décidé que les numéros de téléphone des particuliers et des entreprises NE seraient PAS présentés sur le site Internet - bien que le numéro de téléphone d'une entreprise puisse être communiqué sur demande.

Que se passe-t-il si quelqu'un s'objecte à ce que l'adresse de leur domicile soit publiée sur Internet?

Certaines personnes ne veulent pas que leur adresse domiciliaire soit publiée sur Internet. Dans un tel cas, il est recommandé d'expliquer poliment l'exigence réglementaire à cet égard (énoncée) à l'article 202.69 du RAC) et de préciser qu'il est important d'indiquer l'adresse dans le Registre afin que Transports Canada puisse poster les avis relatifs à la sécurité aux propriétaires d'aéronefs. Vous pouvez mentionner que l'adresse au travail est acceptable à cette fin. Ce changement devra être traité comme tout autre changement d'adresse.

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