Annexe 7 - Ordre du jour de la réunion initiale

Remerciements

Remercier les représentants de la compagnie pour leur présence à la réunion, leur coopération et l'utilisation de leurs installations.

But

Expliquer le but de la réunion :

  1. présenter les membres de l'équipe de vérification;
  2. définir l'objectif et l'étendue de la vérification;
  3. définir la méthodologie qui sera utilisée pendant la vérification;
  4. coordonner le personnel et les installations.

Présentations

Présenter le gestionnaire de vérification, les membres d'équipe, les spécialistes et les observateurs; et les représentants de la compagnie.

Objectif et portée

L'objectif et la portée de la présente vérification sont :

  1. d'effectuer une analyse des politiques, normes, procédures et installations de (nom de la compagnie) pour s'assurer que les pouvoirs délégués et les exigences réglementaires de Transports Canada sont respectés et que tout est mis en oeuvre pour assurer la sécurité aérienne;
  2. de s'assurer de la conformité avec la loi sur l'aéronautique, le RAC, les NSAC et le manuel d'exploitation de la compagnie (MEC).

Portée

La vérification :

  1. comprendra, sans toutefois s'y limiter, les domaines de spécialité indiqués, tels que stipulés dans les listes de vérifications de vérification pertinentes;
  2. couvrira la période du ____________ (date) au ___________ (date).

Communications

Les protocoles de communication suivants seront appliqués :

  1. la communication initiale pour chaque domaine de vérification se fera entre le vérificateur de ce domaine et le représentant de la compagnie nommé par _________ (compagnie) à titre de personne contact pour ce domaine;
  2. en cas de problèmes ou d'interrogations, les membres d'équipe me préviendront et je contacterai ____________________ (représentant de la compagnie);
  3. si la compagnie a des problèmes ou des questions, elle doit contacter le gestionnaire de vérification, qui rencontrera quotidiennement les chefs d'équipe afin de discuter des constatations journalières et de répondre aux questions.

Méthodologie

Les procédures de vérification normalisées sont celles stipulées dans le MIV et elles comprennent :

  1. des entrevues avec le personnel pour discuter des domaines de responsabilité;
  2. l'examen des dossiers, comme ceux relatifs à la formation, au PIC et aux documents de vol;
  3. les inspections en vol;
  4. les inspections des aéronefs;
  5. l'examen des manuels et des directives.

Dans chaque cas, le but de la vérification est de déterminer le degré de conformité de la compagnie avec le RAC, les normes connexes et les politiques et procédures de la compagnie stipulées dans les manuels comme le MEC. Nous vérifions avant tout le respect des normes.

Lorsque nous aurons déterminé et que tout semblera conforme dans le domaine examiné, nous passerons au domaine suivant. Lorsque la compagnie semble enfreindre une exigence réglementaire, on dit qu'elle est en état de non-conformité.

En cas d'interrogations concernant des non-conformités potentielles ou certaines :

  1. contacter la compagnie pour déterminer si nous interprétons les données correctement (il y a parfois des ambiguïtés);
  2. demander à la compagnie de fournir les données manquantes selon un calendrier précis;
  3. une fois qu'il est confirmé que notre perception était juste, ou si la compagnie ne répond pas adéquatement à nos demandes dans le délai prescrit, les éléments en question feront l'objet de constatations de vérification;
  4. une fois qu'il est confirmé que notre interprétation des données était juste et que la sécurité aérienne est compromise, le gestionnaire de vérification entrera en contact avec le directeur des opérations aériennes ou son représentant pour obtenir l'autorisation de prendre immédiatement les mesures appropriées;
  5. au besoin, on communiquera avec l'autorité de convocation pour de plus amples instructions sur les mesures à prendre.

Les questions portant sur la vérification devraient être adressées au chef d'équipe concerné ou au gestionnaire de vérification.

Il faut veiller à mener toutes les activités de vérification en perturbant le moins possible les opérations de la compagnie. Il faut tenir compte du fait que les opérations aériennes de la compagnie se poursuivent pendant la vérification. Par exemple, lorsqu'il faut procéder à une entrevue, il faut convenir ensemble du moment qui convient le mieux. Nous devons ajuster notre travail aux heures normales de travail de la compagnie et les chefs d'équipe devront informer leur personnel du protocole défini au cours de cette réunion, surtout en ce qui a trait aux communications.

Réunion de clôture

Une réunion de clôture pourrait se tenir à _________ (endroit) le ________ (date) à _______ (heure).

Période de questions

La réunion sera suivie d'une période de questions.

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