2.6 Planification d'une vérification

2.6.1  Généralités

  1. On devrait tenir compte des points suivants dans l'établissement d'un calendrier de vérification :
     
    1. la possibilité d'utiliser les dates de vérification et de respecter les délais proposés compte tenu des jours fériés et des vacances estivales, ainsi que des périodes saisonnières d'activités intenses de l'industrie et du ministère;
    2. la disponibilité du personnel qualifié pour gérer et exécuter la vérification;
    3. qu'un temps suffisant est prévu pour les activités de préparation de la vérification; pour la vérification sur place (y compris le temps requis pour la préparation des constatations de vérification) et la préparation du rapport de vérification;
    4. les besoins des membres de l'équipe en ce qui a trait aux déplacements à l'aller et au retour du lieu de la vérification, ainsi que sur place, et la disponibilité des services d'hébergement;
    5. le besoin et la disponibilité d'un appui administratif;
    6. la disponibilité d'un comité de révision du rapport de vérification, le cas échéant;
    7. les besoins en ressources pour la production et la distribution du rapport de vérification.

2.6.2  Avis aux gestionnaires de vérification

  1. Pour être en mesure de planifier efficacement une vérification, il est essentiel que les gestionnaires de vérification et, le cas échéant, les chefs d'équipe soient avisés suffisamment tôt pour qu'ils aient le temps de se familiariser avec le mandat de la vérification et qu'ils puissent s'y préparer adéquatement. L'autorité de convocation a la responsabilité d'aviser le gestionnaire de vérification, alors que ce dernier sera chargé d'aviser les chefs d'équipe. Les annexes 1 et 2 présentent des modèles de lettres de nomination.

2.6.3  Obtention des membres de l'équipe

  1. La tâche de réunir les membres d'équipe est parfois la tâche la plus difficile confiée au gestionnaire de vérification et, le cas échéant, aux chefs d'équipe. On peut faciliter grandement cette tâche par une bonne planification, et surtout en fournissant au personnel de gestion de vérification un préavis suffisant pour qu'il commence à construire ses équipes; et en fournissant aux gestionnaires de direction et de division le temps nécessaire pour déterminer les effectifs disponibles.
     
  2. Même s'il est important que le personnel de gestion de vérification participe directement au choix des membres d'équipe, il faut également reconnaître la nécessité d'informer les gestionnaires de direction et (ou) de division au tout début du processus de sélection. Dans ce but, on demande aux gestionnaires de vérification et aux chefs d'équipe de contacter ces personnes avant de discuter de la vérification proposée avec des inspecteurs en particulier. Bien souvent, on s'attend à ce que le gestionnaire de la vérification ou le chef d'équipe fournisse les noms des personnes qu'il aimerait comme membres d'équipe, ce qui est très bien, mais il ne faut pas oublier que c'est le gestionnaire de la direction et de la division qui est celui qui donnera l'approbation finale pour qu'une personne donnée devienne membre d'une équipe de vérification donnée.
     
  3. En plus des dispositions susmentionnées, toute aide pouvant être fournie par une agence de vérification centrale à l'intérieur d'une région ou, dans le cas des vérifications nationales, au sein des quartiers généreaux, facilitera la constitution efficace des équipes. Aux endroits où des procédures de dotation en personnel des équipes de vérification ont été mises en place, on s'attend à ce que ces procédures soient suivies.
     
  4. Le gestionnaire de la vérification ou le chef d'équipe enverra une lettre de nomination à chacun des membres d'équipe sélectionnés. L'annexe 3 présente un modèle de lettre de nomination.

2.6.4  Avis à l'entité visée

  1. L'avis à l'entité visée qui est mentionné au paragraphe 3.2.1 du MIV prendra la forme de l'envoi d'une lettre préparée par le gestionnaire de vérification et signée par l'autorité de convocation. L'annexe 4 présente un modèle de lettre d'avis.
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