11. Tenue et conservation des dossiers techniques - 573.10(1)k)


« ... le manuel de politiques de maintenance (MPM) d'un titulaire canadien de certificat OMA doit contenir au moins les éléments suivants ...

k)  Des détails relatifs au système utilisé pour tenir et conserver des dossiers traitant du travail accompli sur chaque produit aéronautique maintenu, tel que prévu à l'article 573.15 de la présente norme; »

Le RAC 573.15 dresse la liste des dossiers qu'un OMA doit tenir, notamment, les dossiers de contrôle des inspections, les dossiers des mesures correctives prises, les dossiers des essais au sol et en vol, les dossiers indiquant les travaux effectués en vertu de consignes de navigabilité et les certifications après maintenance, en d'autres termes, tout ce qui se rapporte à la maintenance effectuée.

La description du système devrait préciser la manière dont les dossiers sont distribués, l'endroit où chacun des dossiers est classé et leur durée de conservation. Dans le cas de dossiers électroniques, il faut décrire comment leur accès est limité aux personnes autorisées, comment les changements sont documentés et comment ces dossiers sont protégés et sauvegardés.

Les dossiers doivent être conservés pendant au moins deux ans à compter de la date de la certification après maintenance.

L'exemple qui suit est très général. Veuillez vous assurer que la description porte sur le système en place dans votre organisme.

Exemple :

Tous les dossiers mentionnés à l'article 573.15 du RAC seront tenus à jour et conservés par l'OMA pendant au moins deux ans.

L'original du bon de travail ainsi que la documentation connexe seront remis au client. Les copies du bon de travail seront classées en ordre numérique dans un classeur situé dans le bureau de la personne responsable de la maintenance. Après deux ans, ces dossiers seront remisés pendant quatre autres années dans la pièce de classement des dossiers de la mezzanine.

L'OMA dispose d'un système de maintenance des aéronefs informatisé dans lequel il consigne tous les travaux de maintenance et les certifications après maintenance des aéronefs.

La personne responsable dressera la liste des personnes autorisées à modifier les dossiers électroniques et la tiendra à jour. Cette liste précisera les privilèges accordés à chacune de ces personnes. L'accès aux dossiers électroniques sera en mode lecture seulement, à l'exception des personnes qui ont pour fonction de modifier les dossiers. Seules les personnes autorisées pourront consigner les entrées dans ces dossiers. Une fois qu'un dossier a été sauvegardé, seules les personnes dûment autorisées peuvent faire les corrections et les révisions nécessaires. Lorsque des changements doivent être apportés aux dossiers, le système informatisé de l'organisme fait une copie des entrées d'origine et affiche les changements en rouge. En outre, il enregistre le nom de la personne qui a effectué les changements, la raison de ces derniers pouvant être indiquée dans une zone de texte. Pour éviter la perte de données, des copies de sauvegarde des dossiers électroniques de la compagnie sont effectuées tous les soirs au moyen d'une unité de sauvegarde sur bande.

La liste à jour des personnes autorisées ainsi que la teneur de leur approbation se trouve dans un dossier conservé par la PRM.

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