Avis de proposition de modification de la charte (AMC)

AMC 2006-1

Reference / référence Partie I - 5.4.1, Partie II – 2.4.2, Partie II - 2.4.3, Partie II - 2.4.6, Annexe 2, annexe 9, Annexe 10, Annexe 11, Annexe 12
English Title Membership and Management of Working Groups; Appointment of Working Group Leader; Working Group – Terms of Reference;  Working Group – Member Selection Process; Appendix 2 - CARAC Process – Overview; Appendix 9 – Working Groups; Appendix 10 – Working Group Terms of Reference; Appendix 11 – Working Group Leader Responsibilities; Appendix 12 – Working Group Meeting Guidelines.
French Title Composition et gestion des groupes de travail; Groupes de travail – Nomination du chef; Groupes de travail – Mandat; Groupe de travail – Processus de sélection des membres; Annexe 2 – Schéma du processus du CCRAC; annexe 9 – Groupes de travail; Annexe 10 – Mandat d'un groupe de travail; Annexe 11 – Responsabilités du chef d'un groupe de travail; Annexe 12 – Groupe de travail – Conseils relatifs à la tenue des réunions.
Sponsor (indicate if not OPI Branch or TRANSPORT CANADA) / Bureau responsable (indiquer si ce n'est pas la direction du BPR ou TC) Transport Canada / Transports Canada
Language/langue (E/A - F - Both/les deux) Both/Les deux

Objet :

Au cours des dernières années, on a reconnu qu'il existe des situations où les groupes de travail peuvent avoir un mandat qui va au-delà de ce que prévoit actuellement la Charte du CCRAC (c.­à­d. environ trois réunions). La portée d'un groupe de travail (GT) peut ainsi s'étendre sur plusieurs années. Il faut donc un processus permettant de reconnaître ces groupes de travail permanents et d'assurer que les questions traitées reçoivent l'attention voulue aux comités techniques respectifs du CCRAC et au Comité de réglementation de l'Aviation civile (CRAC).

Justification du changement :

La question des groupes de travail permanents a été discutée lors de la réunion plénière du 19 mai 2005. Les membres ont alors été informés que la Division des affaires réglementaires de la Direction des services de réglementation de Transports Canada, Aviation civile (TCAC) allait revoir les groupes de travail permanents afin de reconnaître qu'il est parfois nécessaire qu'un groupe de travail ait un mandat permanent. Le présent Avis de modification de la Charte (AMC) fait suite au résultat de cet examen des Affaires réglementaires. L'AMC incorpore les pratiques existantes et fournit des lignes directrices de procédures.

Texte actuel :

Voir la Charte de gestion et procédures du CCRAC (TP 11733).

Nouveau texte :

Partie I

5.4.1   Composition et gestion des groupes de travail

L'existence d'un groupe de travail se limite habituellement à la période requise pour s'acquitter de la tâche qui lui est assignée. Toutefois, on reconnaît que le mandat de certains groupes de travail peut comporter des questions impossibles à régler en quelques réunions. Les groupes de travail ayant un mandat quasi permanent seront appelés groupes de travail permanents. Un groupe de travail est composé de représentants du milieu de l'aviation et de Transports Canada. En général, un groupe de travail est formé de dix personnes au plus possédant des connaissances techniques spécialisées et désireuses de participer activement aux discussions. Pour nommer une personne à un groupe de travail, le comité technique tient compte de l'expérience individuelle de l'organisation ou du membre pour ce qui est d'identifier des questions techniques et de pouvoir en discuter. Le comité technique doit en outre s'efforcer, dans la mesure du possible, de s'assurer que la composition du groupe de travail reflète les divers points de vue des parties visées par les travaux du groupe de travail.

Un chef du groupe de travail et les membres du groupe de travail sont choisis par le comité technique, conformément aux procédures applicables aux groupes de travail figurant à l'article 2.4 de la Partie II.

Partie II

2.4.2   Groupes de travail — Nomination du chef

Le comité technique, après avoir décidé de mettre sur pied un nouveau groupe de travail, doit nommer, en collaboration avec le président du comité technique et le directeur exécutif, un chef de groupe de travail. La solution idéale voudrait que le chef possède une expertise technique dans le domaine spécifique de la tâche assignée à son groupe. Toutefois, il importe que le chef soit un bon facilitateur capable de s'occuper du groupe de travail et de le diriger quant il faut essayer d'atteindre les objectifs qui ont été fixés dans le mandat du groupe de travail. Il n'est pas nécessaire que le chef de groupe représente un quelconque organisme membre du comité technique.

Lorsqu'il s'agit d'un groupe de travail permanent dont le mandat peut s'étendre sur plus d'un an, la nomination doit être d'au moins un an et d'au plus deux ans. Toutefois, la nomination peut être renouvelée sur la recommandation et l'approbation des membres du comité technique au moins tous les deux ans.

2.4.3   Groupes de travail — Mandat

Avant de mettre sur pied un groupe de travail, il faut d'abord rédiger un mandat. Le mandat définit la tâche, explique pourquoi cette tâche est nécessaire, définit les échéances et précise s'il s'agit d'un groupe de travail permanent dont le mandat s'étendra sur une certaine période ou portera sur certaines questions. S'il s'agit d'un groupe de travail permanent, les tâches peuvent être séparées et finalisées sans que cela mette fin à son mandat. L'élaboration du mandat se fait normalement sous la direction du directeur exécutif en collaboration avec le président du comité technique et le chef du groupe de travail. Le mandat est finalement recommandé pour approbation par le comité technique. Lors de l'élaboration du mandat, Transports Canada doit faire la revue des données historiques qui sous­tendent le règlement, des documents d'information et des énoncés de politique; cette documentation doit aussi être communiquée au rédacteur juridique. L'annexe 10 donne une description de mandat et en présente un modèle.

2.4.6   Groupe de travail — Processus de sélection des membres

Aussitôt que possible, après la date de publication de l'avis et avant la tenue de la réunion subséquente du comité technique, le directeur exécutif, le président du comité technique et le chef du groupe de travail devraient, en se servant des critères d'éligibilité, discuter de toutes les questions relatives à la sélection des membres du groupe de travail et s'assurer que l'équilibre souhaitable a été atteint. La liste complète des noms de tous ceux qui ont avisé le Secrétariat de leur intérêt à participer comme membres du groupe de travail sera ensuite présentée à la réunion du comité technique pour procéder à la sélection des membres en même temps qu'à l'examen et à l'adoption du mandat. Le directeur exécutif, le président du comité technique et le chef du groupe de travail soumettront aux membres du comité technique leurs recommandations concernant la composition du groupe de travail. Les membres du comité technique ont la responsabilité quant au choix final des membres du groupe de travail.

Le chef du groupe de travail avisera ensuite les candidats choisis pour devenir membres du groupe de travail. Il incombe également au chef du groupe de travail d'aviser les personnes qui désiraient participer mais dont la candidature n'a pas été retenue. Le directeur exécutif peut accepter l'ajout d'un membre au groupe de travail avec l'accord des membres du comité technique à la réunion subséquente dudit comité.

Le choix des membres d'un groupe de travail permanent fera l'objet d'un examen et d'une mise à jour par le comité technique au moins tous les ans ou, à la limite, tous les deux ans.

Annexe 2

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Annexe 9

** Le directeur exécutif peut accepter, à une date ultérieure, l'ajout d'un membre au GT, avec l'accord des membres du comité technique, à la réunion subséquente du comité technique.

Annexe 10  
Mandat d'un groupe de travail
(Description et modèle)

1. Historique
L'historique décrit la question que le comité technique veut résoudre, la source de la requête (ex. : recommandation du BST), la genèse de la question, les activités passées ou en cours liées à cette question. Toutes les autres activités qui pourraient avoir une incidence sur la tâche doivent être énoncées de façon à éviter la duplication ou le chevauchement des interventions.

2. Objectif
L'objectif comprend un énoncé du résultat que le groupe de travail devrait s'efforcer d'obtenir et de ce que la recommandation finale devrait comporter (c'est­à­dire les documents nécessaires pour justifier et mener à terme la recommandation.)

3. Portée
La portée de la tâche définit ce que le comité technique voudrait que le groupe de travail fasse (c'est­à­dire en faisant référence à des articles spécifiques du RAC, à des circulaires d'information, etc.).

4. Approche
Il s'agit de décrire l'approche adoptée par le groupe de travail; il se peut que le comité technique suggère au groupe de travail certaines mesures qu'il pourrait être souhaitable d'entreprendre pour réaliser la tâche.

5. Groupe de travail
La partie du document portant sur le groupe de travail a pour objet la présentation formelle du groupe de travail par le comité technique et énonce le libellé de son titre. On y trouve également des renseignements sur les procédures décrites dans le présent document et on y nomme le chef du groupe de travail et les membres.

6. Rapport
La partie du document portant sur le rapport décrit les responsabilités du groupe de travail concernant la production de rapports sur l'état de ses travaux et sur ses recommandations. Dans le cas d'un groupe de travail permanent, les recommandations finales sur certaines questions peuvent être incluses dans un rapport intérimaire soumis à l'approbation du comité technique.

7. Comité technique
La partie du document portant sur le comité technique décrit les rôles et responsabilités du comité technique en ce qui concerne les recommandations du groupe de travail.

8. Calendrier
Le calendrier spécifie la date visée pour la fin des travaux du groupe de travail et les dates approximatives du début de chaque activité. Si un groupe de travail a un mandat qui doit s'étendre sur une période de temps plus longue que recommandée dans la Charte du CCRAC, alors il faut le considérer comme étant un groupe de travail permanent.

9. Budget
Le budget décrit les responsabilités financières de Transports Canada et du milieu de l'aviation participant aux travaux du groupe de travail.

10. Administration
La partie portant sur l'administration indique aux participants du groupe de travail qui est responsable de la gestion administrative.

11. Bloc signature
Après approbation par le comité technique, le mandat est signé et approuvé par le président du comité technique et le directeur exécutif.

Annexe 11  
Responsabilités du chef d'un groupe de travail

Le chef d'un groupe de travail est chargé de la surveillance générale et de la gestion du groupe. Il s'acquitte de sa tâche de la façon suivante :

  • Au moment de la création du groupe de travail et avant sa première rencontre, il élabore, sous la gouverne du président du comité technique et du directeur exécutif, un mandat décrivant la tâche confiée au groupe et renfermant une orientation au sujet de la stratégie et de la marche à suivre pour l'élaboration des options et des propositions;
  • Dès que la coordination relative à la convocation des membres a été effectuée par le CCRAC et avant la tenue de la réunion subséquente du comité technique, le directeur exécutif, le président du comité technique et le chef du groupe de travail devraient, en se servant des critères d'éligibilité, discuter de toutes les questions relatives à la sélection des membres du groupe de travail et s'assurer que l'équilibre souhaitable a été atteint.
  • Dès que le comité technique a procédé à l'adoption du mandat, et après avoir sélectionné les membres du groupe de travail, le chef du groupe de travail doit aviser toutes les personnes qui désiraient participer comme membre du groupe de travail de la composition finale du groupe de travail.
  • Il élabore un plan de travail renfermant un calendrier et précisant les exigences en matière de ressources, etc., pour accomplir la tâche. Dans le cas d'un groupe de travail permanent, le plan de travail doit être révisé au moins une fois l'an ou, à la limite, tous les deux ans;
  • Il préside les réunions du groupe de travail;
  • Il compile les points à l'ordre du jour et distribue un ordre du jour avant chaque réunion du groupe;
  • Il s'assure que chaque suggestion est dûment prise en considération par les membres de l'équipe;
  • Il fait approuver par le comité technique la solution conceptuelle que prévoit poursuivre le groupe de travail;
  • Il définit les points que doit régler le comité technique;
  • Il s'efforce de parvenir à un consensus et, en cas d'impossibilité, il s'assure que tous les points de vue dissidents sont dûment consignés pour examen ultérieur à une réunion du comité technique;
  • Si des questions d'ordre juridique ou économique ou portant sur l'analyse des coûts par rapport aux avantages, il obtient l'aide nécessaire auprès du Secrétariat;
  • Il veille à la production et à la disponibilité ultérieure de la documentation (notes, suggestions, décisions ou consensus) et des pièces justificatives pertinentes à chaque décision prise et chaque mesure recommandée par le groupe, ainsi qu'à la traçabilité des activités du groupe de travail;
  • Il atteste de la précision des comptes rendus de décisions;
  • Il présente de l'information au sujet des réunions à venir du groupe au président du comité technique et au Secrétariat;
  • Il fournit bien avant la réunion une copie des documents pertinents aux membres du groupe de travail. Bien que cette documentation soit normalement distribuée 30 jours à l'avance, le groupe de travail peut décider d'un délai plus court;
  • Il s'assure que tous les documents du groupe de travail portent la mention « ÉBAUCHE » et ne sont pas rendus publics avant d'être prêts pour présentation au comité technique;
  • Il présente des rapports d'étape au président du comité technique pour fins de discussion au comité technique et, au besoin, afin qu'il les soumette par la suite au CRAC pour examen des progrès réalisés, des décisions prises et des mesures à venir, y compris les calendriers et les points devant être réglés;
  • Il s'assure qu'il y a suffisamment de temps pour que les questions puissent être discutées à fond, ce qui peut comprendre l'organisation de réunions si le besoin s'en fait sentir.

Voici des conseils supplémentaires quant à ces activités :

Rôle et responsabilités
du chef d'un groupe de travail
Consignes pour la gouverne du chef d'un groupe de travail

(1)  En collaboration avec le président du comité technique, le directeur exécutif, le Secrétariat du CCRAC et le comité technique, il met en place le groupe de travail. C'est à cette étape que l'on détermine s'il s'agira d'un groupe de travail permanent.

Le Secrétariat du CCRAC est responsable de la coordination des activités reliées à la formation du groupe de travail. Le chef du groupe de travail doit veiller à tenir à jour la liste des membres du groupe de travail et à la communiquer au Secrétariat.

(2)  En collaboration avec le président du comité technique et le directeur exécutif, il établit et entretient un équilibre harmonieux de la composition du groupe de travail de sorte que l'équipe réalise un produit final de qualité. Pour atteindre cet objectif, le chef peut, avec l'accord du directeur exécutif du comité technique, augmenter ou réduire la taille du groupe de travail. Le directeur exécutif doit obtenir l'accord des membres du comité technique à la réunion subséquente dudit comité avant de procéder à l'ajout d'un membre au groupe de travail.
Dans le cas d'un groupe de travail permanent, la composition du groupe sera réexaminée au moins tous les ans ou, à la limite, tous les deux ans.

Les membres du groupe de travail devraient assister régulièrement aux réunions et ne devraient pas faire ce que bon leur semble. Le chef du groupe de travail est habilité à recommander au chef du comité technique et au directeur exécutif la destitution des membres passifs ou qui importunent le groupe.

(3)  Il met sur pied, s'il y a lieu, des groupes d'étude pour réaliser des sous-tâches.

Une tâche doit parfois être subdivisée en sous-tâches assignées à des groupes d'étude dont les membres ne font pas forcément partie du groupe de travail. Un groupe d'étude fait rapport au groupe de travail qui approuve son travail. Le groupe d'étude n'a aucune autorité dans la chaîne de commandement du comité technique. Il revient donc au chef de groupe de présenter tous les concepts, les propositions, les recommandations, etc. au comité technique.

(4)  En plus de jouer le rôle de facilitateur, le chef de groupe peut être un membre actif du groupe de travail à moins qu'un autre représentant de l'organisme auquel il est affilié soit aussi membre du groupe.

Le chef du groupe de travail à normalement droit à une voix lors d'un vote pour le consensus. Cependant, pour ne pas donner l'impression « d'avoir un as dans la manche », le chef ne comptera pas son vote pour établir le niveau de consensus si une autre personne représente le même organisme. La même règle devrait s'appliquer à tous les membres du groupe : « un organisme, un vote ».

(5)  Il s'assure que tous les membres du groupe de travail n'ont pas de doute sur la signification du mandat et sur les échéances du calendrier, sauf s'il s'agit d'un groupe de travail permanent. S'il s'agit d'un groupe de travail permanent, les échéances du calendrier correspondront à l'achèvement d'une tâche en particulier, plutôt que de l'entière portée du mandat.

Le chef du groupe de travail devrait vérifier avant chaque réunion que tout le monde comprend bien le mandat et les échéances.

(6)  Il s'assure que les consignes (règles de conduite) adoptées par le groupe de travail sont respectées.

Le groupe de travail devrait se donner des consignes, ou règles de conduite, pour mener ses affaires. Les règles de conduite devraient définir combien de réunions un membre peut manquer avant qu'il y ait recommandation visant à sa destitution, ou si un membre peut se faire accompagner d'un associé et, si oui, établir si cet associé peut participer aux discussions (voir les définitions d'observateur et de conseiller technique au paragraphe 2.4.8 de la Partie II).

(7)  Prend en compte toute la documentation pertinente à la tâche.

S'il ne l'a pas encore en main, le chef du groupe de travail devrait demander à Transports Canada toute la documentation pertinente à la tâche.
Le chef de groupe encourage la collaboration, il examine tous les éléments apportés par les membres, il s'assure que toute suggestion reçoit l'attention pleine et entière du groupe de travail, il agence toutes les idées constructives pour en dégager une issue ou une décision fructueuse et il résout les conflits.

(8)  S'assure qu'à chaque réunion on prenne des notes, on consigne les recommandations et on verse au dossier la documentation en appui des décisions et des consensus.

Pour faciliter la rédaction d'un Avis de proposition de modification (APM) ou de toute autre recommandation, le chef doit veiller à documenter toutes les décisions prises. Le chef devrait prendre des dispositions pour que quelqu'un prenne des notes convenablement. Des copies des comptes rendus devraient être envoyées au Secrétariat pour insertion dans les dossiers du groupe de travail. Il importe de noter que les numéros de dossiers figurent au coin supérieur droit du mandat ou sont disponibles auprès du Secrétariat.

(9) Il s'assure que la taille et la composition du groupe restent fidèles à l'entente.

Pour assurer et maximiser le consensus, le chef de groupe doit s'assurer de disposer du niveau d'expertise nécessaire et d'un équilibre entre les divers intérêts. Par conséquent, le chef de groupe devrait avertir le président du comité et le directeur exécutif si la composition du groupe de travail change au point de rompre cet équilibre. Il faudra alors peut-être décider de modifier la taille ou la composition du groupe de travail. Dans le cas d'un groupe de travail permanent, la composition du groupe sera réexaminée au moins tous les ans ou, à la limite, tous les deux ans.
Malgré ce qui précède, si le groupe de travail délibère sur un point et détermine qu'il a besoin de l'expertise ou de l'expérience d'une personne qui ne se trouve pas parmi ses membres, le chef du groupe de travail peut alors aller chercher la personne ayant l'expertise nécessaire pour pouvoir mener à bien les discussions du groupe de travail. Cette personne est considérée comme conseiller technique du groupe de travail conformément à l'article 2.4.8 de la Partie II.

(10)  Il convoque les membres aux réunions du groupe de travail. Le chef devrait s'efforcer de diversifier les choix de lieux de réunion pour réduire les coûts pour les participants et de planifier les dates de réunion suffisamment à l'avance de façon à éviter des conflits d'horaire et ainsi obtenir la plus grande participation possible.

Certains membres du groupe de travail ont des contraintes budgétaires ou des empêchements professionnels qui ne leur permettent pas d'assister à toutes les réunions du groupe de travail. Le chef du groupe de travail devrait tenter de choisir des lieux de réunions qui garantissent le plus grand nombre de présences aux réunions. Plusieurs réunions devraient être prévues à l'avance de sorte que les membres aient le temps de s'organiser pour y assister.

(11)  Il avise le Secrétariat de toute réunion à inscrire au calendrier des réunions du CCRAC.

Souvent les personnes qui participent aux réunions du comité technique sont aussi membres de plus d'un groupe de travail ou d'un comité technique, ou des deux. C'est pourquoi les chefs des groupes de travail devraient aviser le Secrétariat des dates et des emplacements de toutes les réunions. En incluant ces dates dans le calendrier du CCRAC, on évite aux membres d'avoir des conflits d'horaire et on peut synchroniser les rencontres de façon à réduire les déplacements.

(12)  Il compile les points de l'ordre du jour qu'il distribue le plus tôt possible avant la réunion à chaque membre du groupe de travail.

Pour chaque réunion, le chef du groupe de travail devrait avoir un ordre du jour en bonne et due forme qu'il distribue à chaque membre au moins 30 jours avant la réunion à moins que les membres se soient entendus sur un délai plus court.

(13)  Il établit, sur consensus du groupe de travail, un plan de travail (s'il y a lieu) qui sera présenté au comité technique. Dans le cas d'un groupe de travail permanent, le plan de travail doit être présenté au moins tous les ans ou, à la limite, tous les deux ans.

Le chef du groupe de travail doit être capable de gérer l'emploi du temps du groupe pour parvenir à achever la tâche conformément aux termes du mandat. Il doit donc élaborer un plan décrivant comment le groupe effectuera son travail et quel calendrier sera observé.

(14)  Il présente le plan de travail (s'il y a lieu) au comité technique en vue d'en obtenir l'approbation.

Il incombe au chef du groupe de travail de fournir un plan de travail et de faire des exposés au comité technique.

(15)  Il rédige, après consensus du groupe de travail, un document de conception à présenter (s'il y a lieu) au comité technique.

Le groupe de travail doit s'entendre sur la conception que le chef de groupe va proposer au comité technique. La conception définit, par exemple, comment la règle actuellement en vigueur serait affectée, quels documents d'information sont requis, et si un programme de conformité est nécessaire.

(16)  Il présente le document de conception au comité technique en vue d'en obtenir l'approbation.

Il incombe au chef du groupe de travail de fournir un document de conception et de faire des exposés sur ce sujet au comité technique.

(17)  À la suite de l'approbation par le comité technique du plan de travail et du document de conception, il oriente les travaux du groupe de travail pour aboutir à une entente technique sur les recommandations de modification réglementaire, s'il a reçu une consigne à cet effet du comité technique. Le comité technique peut aussi avoir décidé de demander à Transports Canada de rédiger l'APM.

Le chef de groupe du travail doit s'assurer que l'APM reflète le document de conception approuvé par le comité technique.

(18)  À chaque réunion du comité technique, il fait un rapport sur l'avancement des travaux, sur les décisions prises, les suivis, le respect des échéances et les questions qu'il reste à résoudre. Tout rapport d'étape écrit devrait être transmis au Secrétariat pour qu'il le distribue au comité technique.

Le chef du groupe de travail doit maintenir le comité technique au courant des dévelopements au sein de son groupe (c.-à-d. : Le groupe de travail respecte-t-il le calendrier? Quelles décisions ont été prises? Un blocage quelconque empêche-t-il le groupe de travail d'accomplir sa tâche?). Le chef devrait communiquer avec le Secrétariat pour fixer des dates pour la distribution au comité technique.

(19)  Il fait avancer le dossier pour s'approcher progressivement du consensus.

Bien que l'objectif de tout groupe de travail soit de parvenir à un consensus, cela n'est pas toujours possible. Si le groupe de travail estime qu'un facilitateur pourrait l'aider à atteindre un consensus, le chef de groupe peut demander au Secrétariat de retenir les services d'un tel spécialiste. Si un fossé profond continue de séparer les membres malgré tous les efforts possibles pour tenter de les rapprocher, le groupe de travail peut décider de cesser ses activités. Le groupe de travail devrait documenter les ententes conclues ainsi que les litiges non réglés. Le chef de groupe devrait alors présenter un exposé sur la situation au comité technique. Le chef de groupe peut toutefois faire des recommandations ou des propositions qui, à ses yeux, concilieraient de la meilleure façon les diverses positions.

(20)  Si des questions d'ordre juridique ou économique ou portant sur l'analyse des coûts par rapport aux avantages sont soulevées au cours des délibérations, il obtient l'expertise dans ces domaines par l'entremise du Secrétariat.

Le groupe de travail peut bénéficier des services d'avocats et d'économistes comme de spécialistes des question des coûts par rapport aux avantages. Au besoin, ces professionnels peuvent fournir des avis informels sur des questions d'ordre juridique ou économique.

(21)  Il s'assure de la rédaction d'une ébauche du document proposé (à l'exclusion de l'analyse des coûts par rapport aux avantages). Les documents à l'appui (notes, suggestions, décisions, consensus) et les justifications de chaque décision prise et de chaque mesure recommandée doivent être mis à la disposition de Transports Canada pour la rédaction de l'APM.

Il incombe au chef du groupe de travail de veiller à ce que Transports Canada ait suffisamment de renseignements sur lesquels fonder un APM et en garantir la précision.

Annexe 12  
Groupe de travail
Conseils relatifs à la tenue des réunions

  • Le groupe de travail devrait d'abord discuter de son mandat pour s'assurer que tous les critères à évaluer sont effectivement pris en compte. Sinon, le chef du groupe de travail devrait recommander au président du comité technique et au directeur exécutif d'envisager des modifications au mandat. Le président et le directeur exécutif décideront alors de s'en remettre au comité technique pour approbation lors de la prochaine réunion. Tous les changements doivent également être coordonnés par l'intermédiaire du Secrétariat.
  • Aucune décision ne devrait être prise avant d'avoir fait un débat ouvert et cerné les questions.
  • Les participants, quelle que soit leur affiliation (Transports Canada ou le milieu de l'aviation), devraient être invités à faire des propositions que le groupe devra prendre en considération. Pour ce faire, toute proposition devrait être présentée par écrit (c'est­à­dire fournir le libellé exact de la modification proposée accompagné de toute la documentation à l'appui de la proposition) au moins six (6) semaines avant la prochaine réunion du groupe de travail pour qu'elle puisse être distribuée.
  • Les discussions sur les propositions au cours des réunions doivent se dérouler en toute liberté. Les avis pour ou contre la proposition discutée devraient être consignés pour l'information éventuelle du comité technique.
  • Si le groupe parvient au consensus sur une proposition, le chef de groupe rédige, avec l'aide de Transports Canada s'il n'appartient pas à ce ministère, une ébauche de recommandation à inclure dans le rapport final. Dans le cas d'un groupe de travail permanent, ces recommandations peuvent être incluses dans un rapport intérimaire de manière à ce qu'elles puissent être mises en œuvre.
  • Si, dans les premiers temps, un consensus ne peut être trouvé sur une ou plusieurs questions, Si un consensus sur une ou plusieurs questions est atteint tôt dans le mandat du groupe de travail ou au cours des délibérations d'un groupe de travail permanent, le chef de groupe peut, avec l'assentiment des membres, proposer de présenter au comité technique des recommandations intérimaires écrites, accompagnées peut­être d'opinions dissidentes, valables jusqu'à l'achèvement du mandat du groupe de travail. Dans ce cas, un APM pourrait être rédigé, distribué et soumis au comité technique si le comité technique recommande l'approbation de la question, ou des questions, en litige.
  • Si aucun consensus n'est possible sur une proposition, toutes les opinions doivent être dûment consignées pour permettre au chef du groupe de travail de faire des recommandations au comité technique sur les questions en litige. Il peut recommander d'adopter l'une des opinions exprimées, d'envisager une autre solution ou d'en référer au comité technique qui décidera du cas à partir des renseignements fournis. Dans tous les cas, le groupe de travail devrait examiner et discuter les recommandations pour s'assurer qu'elles expriment bien l'intention du groupe. Les opinions dissidentes doivent être incluses dans les recommandations.
  • Le chef du groupe de travail présente ensuite au Secrétariat du CCRAC son rapport final, ou un rapport intérimaire dans le cas d'un groupe de travail permanent, qui sera placé à l'ordre du jour de la prochaine réunion du comité technique pour que celui­ci fasse un débat sur les propositions et la documentation qui s'y rattachent. (Les mesures que le comité technique peut prendre sont clairement énoncées dans la charte du CCRAC.)
  • Dans des cas plus compliqués, il peut y avoir répétition du processus décrit ci­dessus car le comité technique peut demander au groupe de travail de traiter une question spécifique.
  • Si aucune entente n'est possible ni au niveau du groupe de travail, ni au niveau du comité technique, la question est référée au Comité de réglementation de l'Aviation civile (CRAC) qui en débattra et prendra des mesures. (Les mesures que le CRAC peut prendre sont clairement énoncées dans la charte du CCRAC.)
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