Programme de financement de la participation communautaire – Guide du demandeur

De Transports Canada

Le Programme de financement de la participation communautaire (PFPC) fournit une aide financière destinée à aider les groupes autochtones et les collectivités locales admissibles à participer au développement et à l’amélioration du système de transport maritime au Canada.

Dans ce guide

  1. Description du programme
  2. Fonds disponibles
  3. Critères d'évaluation de l'admissibilité
  4. Dépenses admissibles
  5. Dépenses non admissibles
  6. Avis d'admissibilité
  7. Normes de service
  8. Entente de financement
  9. Comment présenter une demande
  10. Présentation d’une demande

1. Description du programme

Les objectifs du PFPC sont d’encourager la participation des groupes autochtones et des communautés locales dans le développement et l’amélioration du système de transport maritime au Canada. Plus précisément, le PFPC va donner aux bénéficiaires la capacité de s’engager, de partager leurs connaissances et leur expertise dans le développement et l’amélioration du système de transport maritime au Canada pour s’assurer que ceux-ci soient adaptés aux conditions locales et aux facteurs de sensibilités environnementales. Ils seront également encouragés à contribuer au développement et à la mise en œuvre de stratégies et de politiques fédérales de transport maritime susceptibles d’avoir une incidence sur leurs activités quotidiennes.

2. Fonds disponibles

Le PFPC fournira du financement sur une période de cinq ans et toutes les activités doivent être complétées avant le 31 mars 2022.

Un financement maximal de 50 000 $ par bénéficiaire, par demande de financement, sera fourni.

Les demandeurs qui représentent plus d’un bénéficiaire doivent clairement indiquer chacun d’eux dans leur application.

Le financement servira à :

  • la coordination d’activités de mobilisation locales pour soutenir les opinions exprimées au gouvernement fédéral et autres intervenants au sujet des politiques et stratégies de transport maritime;
  • rembourser les frais pour la préparation et la participation aux réunions relatives au développement et à l’amélioration du système de transport maritime du Canada (ex. frais de déplacement, salaires et coûts administratifs);
  • fournir des fonds supplémentaires pour rembourser les frais honoraires d’experts pour préparer les informations et apports liées au développement et l’amélioration du système de transports maritime du Canada.

3. Critères d'évaluation de l'admissibilité

3.1 Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires admissibles doivent démontrer qu’ils sont affectés par le développement ou la mise en œuvre de stratégies et/ou de politiques marine fédérales. Les Bénéficiaires admissibles sont des :

  • organismes à but non lucratif;
  • groupes ou organisations locales (ex. gouvernements municipaux, associations de résident, individus représentant des entités locales n’ayant pas de statut légal, etc.);
  • groupes autochtones.

Note importante : Les demandeurs représentant un ou plusieurs bénéficiaires admissibles doivent postuler en utilisant le formulaire de demande pour les organismes multiples.

Les demandeurs ne seront pas considérés admissibles s’ils représentent un gouvernement autre qu’un gouvernement municipal ou autochtone.

3.2 Activités admissibles

Les activités admissibles seront celles qui contribueront au développement, à l’amélioration ou à la mise en œuvre de politiques et stratégies de transport maritime.

Les activités comprennent :

  • coordonner des activités de mobilisation locales et/ou de réunions pour des intervenants;
  • révision de documents et fournir des commentaires par écrit;
  • se préparer à, voyager vers, et participer aux réunions;
  • l’embauche d’expertise ou la réalisation d’études.

3.3 Activités de mobilisation

Les activités et réunions de mobilisation seront identifiées et publiées de façon régulière. Les demandeurs doivent identifier lesquelles de ces activités et/ou réunions ils désirent participer et fournir une brève explication* des raisons de leur implications ou participation à cette activité ou réunion.

*En raison du financement limité, nous devrons veiller à ce que nous distribuions les fonds aux bénéficiaires qui sont directement touchés. Par conséquent, il est important que vous fournissiez une explication claire pour soutenir votre participation.

Liste des activités et rencontres de mobilisation

4. Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont celles qui sont :

  • directement liées aux activités admissibles du projet;
  • contribuent aux objectifs du Programme;
  • incluent une ou plusieurs des dépenses suivantes :
    • frais de déplacement (y compris, hébergement, location d’auto ou taux kilométrique, billets d’autobus, de traversiers, de train ou d’avion, dépenses de repas et de faux frais);
    • frais honoraires et de cérémonie pour les demandeurs autochtones;
    • salaires et avantages sociaux;
    • dépenses administratives équivalant à un maximum de 15% du total des dépenses (incluant les dépenses d’administration générales, le coût de location des bureaux et équipement de bureau, les assurances et les frais d’adhésion);
    • services professionnels pour services fournis sous contrat dans le but d’aider à la préparation aux réunions (par exemple, expertise environnementale).

Remarque : les demandes de remboursement doivent tenir compte des taux et indemnités fixés par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

5. Dépenses non admissibles

Voici certaines dépenses qui ne sont pas admissibles au financement :

  • tout montant de taxe de vente provinciale, de taxe de vente harmonisée ou de taxe sur les produits et services pour lequel le bénéficiaire ou un tiers a le droit de recevoir un remboursement, ainsi que toute autre dépense donnant droit à un remboursement;
  • les frais d’accueil (boissons alcoolisées, cadeaux, etc.);
  • les frais de déplacement et indemnités journalières dépassant les taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

6. Avis d'admissibilité

Pour chaque application reçue, une évaluation sera faite afin d’établir son éligibilité au financement, soit en entier ou en partie, et le demandeur sera informé de la décision. Nous nous réservons le droit d’accepter ou de rejeter toute demande de financement.

7. Normes de service

Dans l’intention d’améliorer le service et d’assurer la transparence du processus, le PFPC a défini les normes de service suivantes :

  • notre objectif est d’accuser réception des demandes, par écrit, dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date limite pour appliquer;
  • suite à la réception d’une demande de remboursement, nous avons pour objectif d’émettre les paiements dans un délai de 20 jours ouvrables suivants la confirmation par écrit de la réception de tous les renseignements et documents requis.

Remarque : Dans l’impossibilité de satisfaire à ces normes, le personnel du Programme communiquera avec les demandeurs pour les informer du retard.

8. Entente de financement

8.1 Demande pour organismes uniques

8.1.1 Entente pour des activités financées

La demande complète—incluant la Partie 1 (formulaire de demande) et la Partie 2 (Modalités)–et la lettre d’avis d’admissibilité, une fois remplies et signés, constitueront l’entente de financement entre Transports Canada et le bénéficiaire.

8.1.2 Lettre d'avis d'admissibilité pour les activités financées

Les demandeurs qui sont admissibles au Programme recevront une lettre d’avis d’admissibilité pour le financement. Cette lettre indiquera quand les frais associés seront considérés comme des dépenses admissibles à un remboursement en vertu du Programme.

8.1.3 Versement des fonds

Le financement sera fourni aux bénéficiaires admissibles pour des dépenses admissibles selon les critères de vérifications suivants :

  • Seules les dépenses admissibles encourues après la réception de la lettre d’avis d’admissibilité seront admissibles à un remboursement
  • Les remboursements seront effectués sur réception, et à la satisfaction des critères du gouvernement fédéral, du formulaire de demande de remboursement [PDF, 689 Ko] ainsi que des factures et reçus des dépenses encourues
  • Aucun paiement ne sera versé à des particuliers
  • Le montant maximal de financement du gouvernement ne doit pas dépasser 100 % du total des dépenses admissibles

Remarque : Les remboursements seront faits à l’Organisme demandeur à titre de paiement forfaitaire et seulement pour les coûts engagés. Aucune avance de fonds ne sera émise. Le financement est conditionnel aux fonds disponibles sous le Programme.

8.2 Demande pour organismes multiples

Le bénéficiaire doit signer une entente de financement avec Transports Canada pour recevoir le financement dans le cadre du PFPC pour une demande pour Organismes multiples [PDF, 689 Ko]. TC indiquera la date à laquelle les bénéficiaires peuvent commencer à encourir les coûts.

8.2.1 Portée du projet et entente

La proposition de projet du bénéficiaire jettera les bases de la portée du projet, des documents juridiques obligatoires, des dispositions, des modalités, et de la structure de paiement qui seront inclus dans l’entente de financement. Une fois l’entente de financement signée, il sera impossible de modifier la portée du projet à moins d’obtenir au préalable l’approbation écrite du bénéficiaire et de Transports Canada.

8.2.2 Demandes de paiement

Les bénéficiaires peuvent seulement présenter des demandes de remboursement des dépenses engagées qui sont énoncées dans l’entente de financement. Les bénéficiaires devront également présenter une liste des factures avec chaque demande de remboursement.

Remarque : Aucune avance de fonds ne sera émise. Le financement est conditionnel aux fonds disponibles sous le Programme.

9. Comment présenter une demande

La section suivante indique les documents requis pour procéder avec une demande de financement.

9.1 Documents requis

9.1.1 Demande pour organismes uniques

Les demandeurs doivent soumettre une demande complète, qui comprend 2 parties. Les parties 1 et 2 doivent être correctement complétées pour demander du financement, et la partie 3 sera utilisée pour la demande de remboursement.

Formulaire de demande pour Organismes uniques et modalités (Parties 1 et 2) ) [PDF, 756 Ko]

Demande de remboursement [PDF, 689 Ko] (Partie 3)

9.1.2 Demande pour Organismes multiples

Les demandeurs doivent soumettre un formulaire de demande incluant toutes les signatures applicables pour chacun des bénéficiaires.

Formulaire de demande pour Organismes multiples [PDF, 762 Ko]

10. Présentation d’une demande

Date limite pour présenter une demande

Les demandeurs qui souhaitent faire une demande de financement doivent envoyer leur trousse de demande au moins 20 jours ouvrables avant la/les date(s) des activité(s) ou des réunions auxquelles ils ont l’intention d’assister. Veuillez noter que le financement sera fourni suivant la méthode du premier arrivé, premier servi jusqu'à ce que les fonds du Programme soient entièrement alloués. Par conséquent, il est fortement recommandé que les demandeurs présentent leur demande le plus tôt possible, mais toujours en fonction de l’échéance susmentionnée.

Pour assurer la transparence et l’équité du processus de sélection, aucune prolongation ne sera accordée.

Remarque : Toutes les demandes doivent se faire en utilisant le formulaire fourni, être signées, complètes, exactes et détaillées et doivent inclure la Partie 2 du formulaire (modalités et conditions). Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de la demande et pourrait entraîner son rejet.

À la discrétion du demandeur, la trousse de demande peut être soumise par courrier électronique ou par la poste.

Par courrier électronique : Les trousses de demande présentées par courrier électronique doivent être envoyées en format MS Word, MS Excel ou PDF numérisée incluant les signatures originales, à l’adresse suivante :

tc.cpfp-pfpc.tc@tc.gc.ca

Par la poste : Les trousses de demandes, incluant les formulaires signés, peuvent être envoyées par la poste et doivent être reçues dans nos bureaux avant la date limite.

Veuillez faire parvenir votre demande de financement à :

Programme de financement de la participation communautaire (PFPC)
Transports Canada
330, rue Sparks, Place de Ville – Tour C (AHEC)
Ottawa ON
K1A 0N5

Transports Canada confirmera la réception de toutes les trousses de demande reçues.

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