3.0 Ententes de financement

Une entente de financement signée par le bénéficiaire et TC est requise pour que l'organisme reçoive du financement dans le cadre du PSCN. Les sections suivantes soulignent certains éléments clés du présent document juridique.

3.1 Ententes de financement axées sur les risques

Le PCSN effectuera une évaluation des risques de tous les projets approuvés avant qu'une entente de financement soit signée. Cette mesure ne vise pas à exclure des projets, mais plutôt à veiller à ce que les exigences énoncées dans l'entente de financement soient adéquates pour le niveau de risque du projet et la capacité du bénéficiaire à produire des résultats. À titre d'exemple, l'évaluation des risques du bénéficiaire et du projet déterminera :

  • la fréquence à laquelle le bénéficiaire doit produire un rapport d'étape sur le projet;

  • les documents financiers que le bénéficiaire doit présenter avec ses demandes de remboursement;

  • la fréquence à laquelle le personnel du PCSN effectuera des visites sur place ou communiquera avec le bénéficiaire;

  • les exigences relatives à la vérification (toutes les ententes de financement indiquent que le Canada a le droit d'effectuer une vérification). 

Une évaluation des risques sera effectuée; elle s'appuiera, entre autres, sur les renseignements fournis à l'article 2.6 du présent guide du demandeur.

3.2 Portée du projet et entente

La proposition du demandeur constituera le fondement pour définir la portée du projet, les documents juridiques obligatoires, les clauses, les modalités, les mesures de rendement et la structure de paiement dans l'entente de financement officielle. Une fois que l'entente de financement est signée, il est seulement possible de modifier la portée du projet (y compris le budget, la structure, l'échéancier, etc.) avec l'approbation écrite du bénéficiaire et de TC.

Nota : Il est très important de définir clairement la portée du projet dans la demande, car si le bénéficiaire n'a pas obtenu au préalable l'approbation de TC, il devra payer tous les coûts associés aux travaux qui ne font pas partie de la portée approuvée du projet.

3.3 Exigences en matière de rapport

D'après l'entente, les exigences en matière de rapport comprendront les demandes de paiement, les rapports d'étape et un rapport final.

Demandes de paiement

Les bénéficiaires doivent présenter des demandes de paiement des dépenses engagées à intervalle fixe, au moins semestriellement ou annuellement. Le PCSN fournira aux bénéficiaires les modèles qui reflètent les dépenses admissibles convenues dans l'entente de financement.

Rapports d'étape

Les bénéficiaires doivent présenter des rapports d'étape indiquant les progrès réalisés à des intervalles précis et les joindre aux demandes de paiement. 

Rapports finaux

À la fin du projet, les bénéficiaires doivent joindre à leur rapport final la demande de paiement finale. Le rapport final sert à donner une vue d'ensemble et à permettre la vérification de l'ensemble des activités, des coûts et des résultats du projet. Dans le cadre de l'entente de financement, le PCSN doit recevoir le rapport final avant de verser le paiement final des dépenses. 

Les bénéficiaires recevront les directives concernant le rapport final, qui doit comprendre ce qui suit :

  • une description générale des principales réalisations du projet, y compris toute modification apportée aux activités et aux échéances initiales;

  • une évaluation globale des objectifs atteints, les résultats obtenus et les leçons apprises;

  • des données à jour sur les indicateurs de rendement figurant dans l'entente de financement comparées à celles du début du projet et à la façon dont ils ont été utilisés pour mesurer l'atteinte des résultats du projet;

  • des exemples d'articles promotionnels produits pendant le projet;

  • des sondages, des analyses, des rapports ou des recherches liés au projet.

3.4 Autres exigences en matière de rapport – Rapports sur le rendement 

TC recueille des données utiles et exactes sur le rendement qui démontrent les résultats pour les Canadiens. La collecte de données utiles et la production de rapports sur ces dernières dans le but d'évaluer les progrès par rapport aux résultats attendus constituent donc une exigence essentielle de toutes les ententes de financement.

Les données sont recueillies à des fins de mesure du rendement et de reddition de comptes aux Canadiens.

3.5 Autres clauses de l'entente de financement

Langues officielles

Tous les bénéficiaires doivent respecter l'esprit et l'intention de la Loi sur les langues officielles lorsqu'ils réalisent un projet financé dans le cadre du PCSN. Les exigences linguistiques peuvent s'appliquer aux projets en fonction de la portée (nationale, régionale ou locale) ou de la particularité des régions et des publics cibles des projets. TC travaillera avec les bénéficiaires afin de déterminer la manière dont ces exigences s'appliqueront à leur projet.

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