Recommandations, et réaction et plan d’action de la direction

Il est recommandé que le SMA, Gestion ministérielle et gouvernance des Sociétés d’État, avec l’aide du DG, Finances et administration, effectue ce qui suit :

no

Recommandation

Plan d’action détaillé de la direction 

Date d’achè-vement 
(pour chaque mesure)

Rapport direct du BRP pour chaque mesure précise

1

Cote de la recommandation - Moyenne 

Effectuer une évaluation des risques complète à la lumière des résultats de la présente vérification pour déterminer le degré de tolérance au risque acceptable du Ministère et orienter les décisions concernant la délégation, l’autorité contractante et les mesures de contrôle relatives aux SAT requises pour soutenir cette délégation des pouvoirs.

Une évaluation des risques des activités contractuelles ministérielles sera effectuée à la lumière du cycle de vie du processus d’approvisionnement : à partir de la définition des exigences jusqu’à la clôture du contrat. L’évaluation portera entre autres sur les contrats de SAT, à titre de catégorie contractuelle spécifique.

Le résultat de cette évaluation servira à déterminer la délégation appropriée des pouvoirs contractuels dans le cas de SAT. L’instrument de délégation de pouvoir ministériel sera ensuite modifié.

Un rapport de l’évaluation des risques sera présenté au Comité de gestion exécutif (CGX) du Ministère à des fins de discussion et d’orientation concernant les mesures de contrôle appropriées pour appuyer la délégation de pouvoir.

Décembre 2012

DG, Finances et adminis-tration

2

Cote de la recommandation
- Moyenne

Déterminer le degré approprié de surveillance continue du recours aux contrats de SAT, en tenant compte du degré de risque cerné dans l’évaluation des risques et de la tolérance au risque acceptée pour veiller à l’utilisation juste des contrats de SAT et au respect de différentes mesures de contrôle.

On déterminera la surveillance appropriée à la lumière des résultats de l’évaluation des risques et de l’orientation du Comité de gestion exécutif du Ministère. Consulter la mesure à prendre no 1.

Mars 2013

DG, Finances
et adminis-tration

3

Cote de la recommandation
- Moyenne

Élaborer des procédures de collecte et d’entrée de données claires et effectuer des contrôles de qualité efficaces pour s’assurer que la reddition de comptes est complète et exacte.

Les procédures de collecte et d’entrée de données seront passées en revue, communiquées et mises en œuvre pour veiller à l’efficacité de la reddition de comptes.

Mars 2013

DG, Finances
et adminis-tration

4

Cote de la recommandation
- Faible

Mettre à jour les orientations et les lignes directrices pour combler les lacunes cernées dans la présente vérification, y compris le besoin d’une tenue des dossiers juste, et veiller à ce que les gestionnaires soient tenus informés.

Des directives et des lignes directrices seront élaborées ou mises à jour. L’approche sera déterminée lorsque la question de la délégation des pouvoirs pour les SAT aura été réglée. Consulter les mesures à prendre nos 1, 2, 3 et 5.

Septembre 2013

DG, Finances
et adminis-tration

5

Cote de la recommandation
- Faible

Faire en sorte que les titulaires de l’autorité contractante en matière de SAT aient accès à un domaine d’expertise central où ils peuvent obtenir les conseils et l’orientation nécessaires

Les employés qui détiennent le pouvoir contractuel en matière de SAT ont accès à l’orientation de TPSGC concernant l’utilisation de l’outil. Le personnel responsable des contrats à TC complétera cette expertise à l’interne en suivant la formation obligatoire de TPSGC relative à l’utilisation de l’outil des SAT. Il sera alors mieux habilité à offrir de l’orientation concernant la politique contractuelle et l’outil en question.

Mars 2013

DG, Finances
et adminis-tration

6

Cote de la recommandation
- Moyenne

Veiller à ce que les titulaires de l’autorité contractante en matière de SAT soient bien formés.

Le personnel responsable des contrats à TC suivra la formation obligatoire de TPSGC concernant l’utilisation de l’outil des SAT. Il sera déterminé si l’on doit offrir cette formation à d’autres personnes que les membres du personnel responsable des contrats à la lumière des résultats de l’examen du pouvoir contractuel délégué en matière de SAT. Si des pouvoirs sont délégués à d’autres personnes que les membres du personnel responsables des contrats, une formation d’introduction à l’interne sur les contrats sera obligatoire avant que les employés puissent exercer ce pouvoir. Consulter la mesure à prendre no 1.

Mars 2013

 

DG, Finances
et adminis-tration

Remarque : Chaque recommandation a été cotée en fonction de l’échelle d’évaluation de l’annexe E.

Liste des annexes

Remarque : les annexes ont été retirées et sont disponibles sur demande.

  • Annexe A - Échelle de notation des conclusions de la vérification
  • Annexe B - Critères détaillés de la vérification
  • Annexe C - Mandat du Comité d’examen des approvisionnements de la haute direction
  • Annexe D - Bulletin 2009 -1 - Acquisition de services d’aide temporaire dans la Région de la capitale nationale
  • Annexe E - Cote de priorité des recommandations de la vérification
  • Annexe F - Acronymes
  • Annexe G - Dépenses en SAT par organisation
  • Annexe H - Dépenses en immobilisations et dépenses opérationnelles liées aux SAT
  • Annexe I - Profil des contrats de SAT classés par importance
  • Annexe J - Comparaison des dépenses et des services professionnels liés aux SAT
  • Annexe K - Améliorations potentielles à apporter au système financier ministériel
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