Guide du demandeur - PPMCAL

Les demandes au titre du PPMCAL sont maintenant acceptées. Elles doivent être reçues au plus tard le 20 février 2019.

Le programme de partenariat et de mobilisation des collectivités autochtones et locales de Transports Canada fournit un soutien financier aux collectivités et entités autochtones, ainsi qu'aux collectivités locales afin de renforcer la capacité d'échange de connaissances sur les initiatives au titre du Plan de protection des océans.

Découvrez si vous êtes admissible au financement, comment présenter une demande et la façon dont les demandes sont évaluées.

Sur cette page

Objectifs du programme

Le Programme de partenariat et de mobilisation des collectivités autochtones et locales (PPMCAL) fournit un soutien financier pour encourager les bénéficiaires admissibles à :

  • s'engager à long terme à au moins une initiative au titre du Plan de protection des océans
  • renforcer les capacités et les relations afin de favoriser une participation continue au système de sécurité maritime

Le financement appuie des activités à long terme

Le programme favorise la mobilisation et des discussions soutenues à long terme sur les activités de partenariat dans le cadre du Plan de protection des océans.

Si vous êtes à la recherche de fonds pour financer des activités de mobilisation ponctuelles à court terme, comme des réunions ou des forums de discussion, veuillez consulter le Programme de financement de la participation communautaire.

Le Programme de financement pour la participation communautaire favorise la participation à des activités de mobilisation comme des réunions ou des forums de discussion qui traitent des stratégies et politiques relatives au transport maritime.

Financement offert

Le montant maximal par projet est de 300 000 $.

Le financement sera offert sur une période maximale de 3 ans. Toutes les activités doivent avoir pris fin au plus tard le 31 mars 2022.

Critères d'évaluation de l'admissibilité

Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires admissibles doivent démontrer qu'ils sont touchés par le développement, l'amélioration ou la mise en œuvre des stratégies et politiques de transport maritime relativement aux initiatives du Plan de protection des océans.

Les bénéficiaires admissibles sont entre autres :

  • les collectivités et entités autochtones (comme une organisation ou un conseil tribal)
  • les collectivités locales (comme les associations de résidants)

Activités admissibles

Les activités admissibles aideront à élaborer, améliorer ou mettre en œuvre des stratégies et des politiques de transport maritime liées aux initiatives du Plan de protection des océans.

Citons parmi les activités admissibles :

  • coordonner les engagements locaux et régionaux pour :
    • faire avancer les pourparlers sur la collaboration et le partenariat quant à la sécurité maritime et la protection de l'environnement
    • améliorer les dispositions de collaboration existantes
  • renforcer les capacités et l'expertise pour :
    • soutenir le dialogue et la délibération
    • permettre aux collectivités autochtones et locales de jouer un rôle plus important dans la conception et la mise en œuvre du réseau de transport ou de la mesure de protection de l'environnement
  • favoriser l'établissement de relations bilatérales et multilatérales (p. ex. fédérales, provinciales et autochtones) et de partenariats pour appuyer la participation au système de sécurité maritime
  • mettre en œuvre des plans et des ententes fédéraux-autochtones ou multilatéraux (p. ex. fédéraux, provinciaux, autochtones) pour faciliter :
    • la gestion collaborative
    • le partenariat dans les domaines de la sécurité maritime et de la protection de l'environnement

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'activités admissibles. Nous vous rappelons que toute activité doit être liée à au moins une initiative du Plan de protection des océans.

  • Embaucher un agent de liaison pour coordonner le travail et collaborer avec les collectivités afin de solliciter et de répertorier leurs commentaires
  • Assurer une collaboration et un travail ciblés de façon soutenue
  • Embaucher un conseiller technique pour fournir de l'expertise sur des documents techniques comme des documents de discussion
  • Embaucher des professionnels pour coordonner et solliciter les commentaires d'au moins une collectivité
  • Préparer, participer et coordonner les activités de consultation et d'engagement associées à votre proposition de projet
    • Cela pourrait inclure des réunions, ou des soumissions écrites ou en ligne, et des groupes de discussion
  • Fournir et partager des renseignements et des connaissances autochtones sur les répercussions possibles des politiques, programmes, processus, directives, règlements ou lois proposés sur les collectivités autochtones.

Bénéficiaire ultime

Si vous représentez, à titre de demandeur, plus d'un bénéficiaire (comme un groupe ou une communauté), vous devez faire ce qui suit :

  • indiquer clairement dans votre demande le nom de chaque bénéficiaire que vous représentez
  • demander aux personnes autorisées de chaque groupe ou communauté représentés de signer un document confirmant que vous allez les représenter
  • Cela fera partie de l'entente de contribution formelle

Dépenses admissibles

  • Rémunération et avantages sociaux du personnel
  • Honoraires professionnels (pour les services contractuels)
  • Location de salle et autres frais liés aux installations
  • Coûts associés à la sensibilisation du public, au matériel de communication et aux activités
  • Honoraires
  • Frais de déplacement, notamment :
    • hébergement à l'hôtel
    • location de voiture et taux par kilomètre
    • autres moyens de transport (tarifs de billets d'autobus, de train, de traversier, et d'avion)
    • repas et frais accessoires
  • Frais administratifs jusqu'à concurrence de 15 % des coûts totaux, y compris :
    • administration générale
    • traduction
    • loyer
    • assurance
    • location de matériel de bureau
    • frais d'adhésion

Dépenses en nature

Les dépenses admissibles peuvent comprendre des dépenses en nature lorsque notre contribution est inférieure à 100 %.

Les dépenses en nature peuvent comprendre un bien, un service ou un actif :

  • utilisé par le bénéficiaire, pour lequel des coûts sont engagés et aucune somme d'argent n'est échangée
  • donné au bénéficiaire, pour lequel des coûts ne sont pas engagés et aucun argent comptant n'est échangé

Dépenses non admissibles

Citons parmi les dépenses non admissibles au financement :

  • les frais engagés, soit :
    • avant la date d'approbation du financement
    • après la date de demande de règlement finale
  • dépenses associées à la taxe de vente provinciale et la TPS ou la TVH, le cas échéant, pour laquelle le bénéficiaire est admissible à un remboursement, ou tout autre coût qui peut faire l'objet d'un rabais
  • achat d'un terrain ou d'un bâtiment, et lié aux frais immobiliers
  • frais de financement et paiements des intérêts sur les prêts
  • frais d'accueil (par exemple, boissons alcoolisées et cadeaux)
  • frais de déplacement et indemnités journalières supérieurs aux taux fixés par la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Approbations et durée du projet admissibles

Les coûts liés au projet peuvent être engagés à compter de la date d'approbation et le projet doit prendre fin au plus tard le 31 mars 2022.

Nous ne rembourserons aucune dépense avant la signature d'une entente de financement.

Vous devez démontrer que vous disposez de suffisamment de fonds pour pouvoir mener à bien le projet avant d'être remboursé.

Nous pourrions envisager le versement de paiements anticipés, mais uniquement dans des circonstances exceptionnelles. Pour en savoir d'avantage à ce sujet, veuillez contacter le programme au : tc.ilcepp-ppmcal.tc@tc.gc.ca.

Critères de sélection au mérite

Nous allons d'abord évaluer si une proposition de projet est admissible. Consultez les critères d'évaluation d'admissibilité ci-haut.

Si le projet est admissible, nous évaluerons ensuite la proposition de projet (voir la section Présenter une demande) en fonction des critères de sélection au mérite suivants :

Pertinence du projet

Mesure dans laquelle le projet proposé correspond aux objectifs du programme.

Capacité et expérience pertinentes du demandeur

Mesure dans laquelle le demandeur peut, en termes de ressources, de personnel et de compétences, mener à bien le projet proposé. Plus précisément, Transports Canada prendra en compte les éléments suivants :

  • le mandat ou l'expérience ou expertise
  • l'engagement démontré fondé sur des projets passés ou en cours
  • les structures institutionnelles, de gestion/organisationnelles, les contrôles financiers et autres soutiens nécessaires à la réalisation et au succès du projet proposé

Qualité de la proposition

La mesure dans laquelle les activités prévues, le calendrier, le budget, les résultats visés, les rôles et les responsabilités sont clairs et réalistes, et correspondent aux objectifs du projet proposé. Le projet proposé sera évalué en fonction des critères suivants :

  • des buts, objectifs et résultats clairement définis
  • un plan de projet, des résultats concrets, un budget et des échéanciers réalisables
  • une analyse détaillée des risques et une stratégie d'atténuation
  • une équipe de projet experte et qualifiée ayant des rôles et des responsabilités clairement définis

Optimisation des ressources

La proposition définit-elle bien l'utilisation efficace des ressources et les plans qui permettront de produire des résultats à un coût abordable.

Autres critères

Le processus de sélection pourrait également prendre en compte ce qui suit :

  • une représentation régionale afin d'assurer une distribution équitable des fonds partout au Canada
  • une hiérarchisation des agrégats ou des organisations représentant de nombreuses collectivités
  • une hiérarchisation des organisations ou des collectivités qui n'ont pas encore reçu de financement au titre de ce programme
  • une hiérarchisation des organisations ou des collectivités qui ont précédemment montré un intérêt à participer au Plan de protection des océans
  • des propositions qui cernent les besoins précis des collectivités autochtones et des autres collectivités touchées par le développement et l'amélioration du réseau de transport maritime du Canada (nommément, les organisations régionales autochtones et locales en fonction des besoins et d'une capacité existante minimale)
  • les propositions d'organisations qui présentent les deux exigences suivantes :
    • celles qui un mandat ou des intérêts existants dans la sécurité maritime et la protection de l'environnement, et
    • qui sont les plus touchées par les initiatives du Plan de protection des océans (c'est-à-dire qui subissent des répercussions importantes ou qui pourraient en bénéficier grandement)
  • des propositions qui établissent la capacité du demandeur à obtenir un soutien en espèces ou en nature de sources non fédérales ou de partenariats avec d'autres organisations (c'est-à-dire, des demandeurs qui peuvent limiter la part du financement du gouvernement fédéral)

Avis

Après avoir évalué votre proposition de projet, nous vous aviserons si votre demande de financement a été acceptée. Nous nous réservons le droit d'accepter ou de refuser toute proposition de projet.

Normes de service

Afin de pouvoir continuer d'améliorer notre niveau de service et d'assurer un processus transparent, nous avons défini les normes de service suivantes :

  • Vous fournir un accusé de réception écrit de votre demande ou de votre proposition de projet dans les 10 jours ouvrables suivant la date butoir de présentation de la demande
  • Effectuer des paiements dans les 20 jours ouvrables suivant l'avis servi au bénéficiaire indiquant que les conditions énoncées dans l'entente de financement ont été satisfaites

Si nous ne pouvons pas respecter les normes susmentionnées, nous vous en informerons dans un délai convenable.

Ententes de financement

Le bénéficiaire et Transports Canada doivent signer l'entente de financement pour recevoir un soutien financier. Les sections qui suivent donnent un aperçu des principaux éléments de ce document juridique.

Ententes de financement fondées sur les risques

Nous allons effectuer une évaluation des risques pour tous les projets approuvés avant de signer une entente de financement. Cela permet de garantir que les exigences des ententes de financement correspondent aux niveaux de risque du projet et à la capacité du bénéficiaire à atteindre les objectifs.

L'évaluation des risques du projet servira à déterminer ce qui suit :

  • la fréquence à laquelle le bénéficiaire doit faire état des progrès du projet
  • les types de documents financiers que le bénéficiaire doit soumettre avec les demandes de paiement
  • la fréquence des visites qui seront effectuées sur place ou des communications avec le bénéficiaire
  • les exigences en matière de vérification (toutes les ententes de financement prévoient que nous pouvons effectuer une vérification).

Notre évaluation des risques s'appuiera notamment sur les renseignements que vous avez fournis dans votre proposition de projet.

Entente et portée du projet

Votre proposition de projet constituera la base des éléments suivants de l'entente de financement :

  • portée du projet
  • documents juridiques obligatoires
  • dispositions
  • modalités et conditions
  • structure des paiements

Une fois l'entente de financement signé, vous ne pourrez plus en modifier la portée, y compris le budget, la structure ou les échéanciers, sans entente écrite préalable convenue entre les deux parties.

Exigences en matière de rapports

Nous allons établir les exigences en matière de rapports dans l'entente de financement. Ces exigences peuvent comprendre :

  • réclamations financières
  • listes des factures
  • rapports d'étape
  • rapports annuels
  • un rapport final

Rapports d'étape

Tous les 4 ou 6 mois (ou 12 mois dans le cas d'un rapport annuel comportant des projets pluriannuels), vous devez soumettre des rapports d'étape. Nous allons déterminer la fréquence dans l'entente de financement.

Votre rapport d'étape devra :

Rapports annuels

Pour les projets pluriannuels, vous devez présenter un rapport annuel.

Votre rapport annuel doit comprendre au moins ce qui suit :

  • une description détaillée de l'avancement du projet
  • les réalisations majeures durant l'année
  • une mise à jour sur l'évolution du projet et sa cohérence avec les objectifs d'origine et les résultats finaux
  • les plus récentes données sur les indicateurs de performance indiqués dans l'entente de financement par rapport au début du projet
    • Vous devez vous assurer de recueillir des données de manière systématique afin de bien saisir les indicateurs de performance utilisés pour évaluer les résultats de votre projet et les signaler
  • les dépenses admissibles engagées au cours de l'année ainsi que la ventilation des dépenses déclarées selon le budget indiqué dans l'entente de financement
  • les faits saillants des activités de communication du projet pendant la période du rapport
  • les enjeux, les préoccupations ou les facteurs de risque susceptibles d'influencer ce qui suit :
    • l'exécution du projet
    • l'échéancier
    • le budget du projet tenant compte des plans existants
  • les stratégies d'atténuation pour corriger les enjeux, les préoccupations ou les facteurs de risque

Rapports finaux

À la fin du projet, vous devrez présenter un rapport final.

Celui-ci devra comprendre les éléments suivants :

  • une synthèse de tous les renseignements que vous avez fournis dans les rapports annuels
  • une vérification de toutes les activités, des coûts et des résultats du projet

Nous pouvons également vous demander d'inclure ce qui suit :

  • une évaluation et une analyse des objectifs réalisés dans l'ensemble
  • les résultats atteints
  • les leçons tirées

Comme le prévoit l'entente de financement, nous devrons recevoir le rapport final avant de régler la demande de remboursement finale.

Réclamations financières

Vous pouvez présenter une demande de remboursement uniquement pour les frais indiqués dans l'entente de financement. Nous vous fournirons les gabarits à utiliser. Vous devrez inclure une liste des factures pour chaque demande.

Langues officielles

Vous devez respecter la Loi sur les langues officielles lors de la réalisation d'un projet financé dans le cadre de ce programme.

Cela signifie que les exigences linguistiques suivantes peuvent s'appliquer, en considérant :

  • la portée (nationale, régionale ou locale) du projet
  • les exigences uniques à la région et les publics visés par le projet.

Nous travaillerons avec vous afin de déterminer la façon dont les langues officielles seront respectées dans le cadre de votre projet.

Comment préparer votre demande

Les sections suivantes décrivent les documents qu'il vous faut pour soumettre une proposition.

Vous devez utiliser les gabarits pour créer les propositions de projet et budgétaires. Ces gabarits devraient se trouver dans la trousse qui vous a été envoyée par courriel. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez envoyer un courriel à tc.ilcepp-ppmcal.tc@tc.gc.ca.

Une fois votre demande préparée, vous devez la présenter en suivant les directives fournies dans la section Comment présenter une demande.

Ce que votre demande doit comprendre

  1. Titre et résumé du projet
  2. Renseignements sur le demandeur :
    1. Nom légal de l'organisation
    2. nom et fonction de la personne-ressource principale pour l'organisation qui présente la demande
    3. adresse postale pour toutes les correspondances
    4. coordonnées comme le numéro de téléphone au bureau et de télécopieur, les adresses de courriel et Web
  3. Profil de l'organisation :
    1. type d'organisation
    2. structure organisationnelle et gouvernance
    3. antécédents de l'organisation
    4. mandat de l'organisation
    5. activités organisationnelles
  4. Personnel de gestion du projet
    1. Chaque projet doit compter un responsable de projet désigné; veuillez inclure ses coordonnées (si elles diffèrent de celles de l'organisation qui présente la demande)
  5. Déclarations :
    1. questionnaire sur les conflits d'intérêts
    2. déclaration de l'organisation qui présente la demande attestant de l'exactitude de la proposition de projet et de l'engagement de l'organisation à exécuter le projet, signée par un agent autorisé
  6. une description du projet :
    1. objectifs et buts du projet
    2. lieu d'exécution du projet
    3. dates de début et de fin proposées
    4. principales activités du projet
    5. plan de mise en œuvre du projet
    6. partenaires et contributions (à fournir, le cas échéant)
    7. renseignements sur le bénéficiaire
    8. évaluations des risques et mesures d'atténuation
  7. Plan de communication (le cas échéant)
  8. Lettres d'appui, y compris le soutien financier (le cas échéant)
  9. Budget établi pour le projet

Présenter votre demande

Date butoir pour présenter la demande

Les demandes doivent nous parvenir d'ici le 20 février 2019. Les demandes reçues après cette date ne seront pas examinées.

Remarque : Toutes les demandes et propositions de projet doivent être signées, complètes, exactes, exhaustives et présentées en utilisant l'un des gabarits fournis. Tous les demandeurs doivent fournir des documents juridiques confirmant que leur organisation est une entité juridique (par exemple, au moyen de lettres de brevet, de certificats de constitution en société ou d'autres documents juridiques de même nature). Les renseignements manquants ou incomplets viendront ralentir le traitement de la demande et pourraient entraîner son rejet.

Vous pouvez soit présenter votre dossier de demande par courriel ou par la poste, à votre gré. Afin de préserver la transparence et l'équité du processus de sélection, aucune prolongation du délai ne sera accordée.

Courriel :

Le dossier de demande électronique doit être présenté en formats Microsoft Word, MS Excel ou PDF. Envoyez la demande à : tc.ilcepp-ppmcal.tc@tc.gc.ca

Courrier :

Vous pouvez envoyer une copie papier signée par la poste. Celle-ci doit parvenir au bureau au plus tard à la date butoir de présentation de la demande.

Envoyez vos demandes par la poste à l'adresse suivante :

Programme d'engagement et de participation des collectivités autochtones et locales (PPMCAL)
Transports Canada
330, rue Sparks, Place de Ville, tour C (AHSB)
Ottawa (Ontario) K1A 0N5

Nous accuserons réception de votre trousse de demande.

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