Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Transports Canada - Exercice financier 2014-15

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Table des matières

Contenu

• 1. INTRODUCTION
• 2. SYSTÈME MINISTÉRIEL DE CONTRÔLE INTERNE EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS
  • 2.1 GESTION DU CONTRÔLE INTERNE
  • 2.2 ENTENTES DE SERVICES PERTINENTES PAR RAPPORT AUX ÉTATS FINANCIERS
• 3. RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION MINISTÉRIELLE DE L’EXERCICE 2014-15
• 4. PLAN D’ACTION DU MINISTÈRE
  • 4.1 PROGRÈS RÉALISÉS AU COURS DE L’EXERCICE 2014-15
  • 4.2 ÉTAT ET PLAN D’ACTION POUR LE PROCHAIN EXERCICE ET LES EXERCICES SUIVANTS

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2014-15 section III TC RMR 2014-15 et dans le Rapport sur les plans et priorités (RPP) TC RPP 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :

• Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
• Un cadre ministériel du Code de valeurs et d’éthique;
• Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
• Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, en plus des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du CGX et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
• Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère;
• Des mesures de contrôle interne comprises dans les ententes de mesure du rendement de la haute direction; et
• Des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes :

• Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que de l’offre de locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et Transports Canada.

Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.

Ententes particulières :

• À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et le Fonds sur l'infrastructure frontalière (la mise en œuvre du projet), ainsi que le Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
• Sur la base du recouvrement des frais, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires.
• Au cours de l’exercice, Transports Canada fournit des services de gestion financière, de comptabilité et de production de rapports, ainsi que des services d’administration de la paye pour le Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC). À l'avenir, dans le cadre du Plan d'action économique 2014, ces services seront fournis par le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA).

3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2014-15

En 2014-15, le Ministère a entamé la mise en œuvre complète de son programme de surveillance continue axée sur les risques de CIRF, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axée sur les risques.

Transports Canada a complété son évaluation des processus opérationnels suivants, en ligne avec son plan de surveillance continue axée sur le risque 2014-15 :

• Immobilisations et travaux en cours;
• Subventions et contributions (paiements de transfert); et
• Paie et avantages sociaux.

Les principaux contrôles financiers évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou des activités de contrôle compensatoires étaient en place, afin de prévenir ou de détecter toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant un risque élevé. Quant aux constatations à risque moyen ou de faible à moyen qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été ou seront mises en place en 2015-16 pour y remédier.

Les directeurs généraux responsables ont approuvé les plans d’action de la direction touchant les processus opérationnels clés énumérés ci-dessus; les plans font l’objet d’un contrôle actif et d’une reddition de comptes à la haute direction et au CMV.

À la suite de la surveillance continue, le Ministère a identifié les mesures correctives suivantes afin de renforcer l’environnement de contrôle :

Immobilisations et travaux en cours

• Apporter des éclaircissements et attirer l’attention sur les politiques ministérielles et outils obligatoires, ainsi que simplifier les processus de rapports d’immobilisations, le cas échéant.
• Effectuer annuellement des dénombrements périodiques des biens.

Subventions et contributions (paiements de transfert)

• Améliorer les processus normalisés et outils ministériels à l’appui de l’élaboration et l’approbation des ententes de financement et des modifications.
• Améliorer la mise à jour de l’information sur les engagements enregistrées dans le système Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) afin de mieux appuyer le processus de la budgétisation et des rapports financiers.
• Renforcer les directives et outils ministériels afin de mieux soutenir les employés lors de l’approbation des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Paie et avantages sociaux

• Continuer à renforcer les rôles et les responsabilités des gestionnaires et la fonction de surveillance des ressources humaines, quant à l'exécution et la validation des articles 32 et 34 de la LGFP.
• Améliorer la documentation de révision du personnel des ressources humaines dans l’exécution des contrôles et la vérification des soldes avant le traitement de la paie.

De plus, le Ministère a continué de surveiller :

• Les rapports certifiés des procédures de fin de période sont complétés, partie intégrante de processus opérationnel de clôture financière et de rapports; et
• La conformité à la directive du Conseil du Trésor sur la vérification des comptes, par le biais du Plan National d’Échantillonnage de TC, partie intégrante à la surveillance continue des contrôles clés.

4. Plan d’action du Ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2014-15

Au cours de l’exercice 2014-15, Transports Canada a pleinement entamé la première année de la mise en œuvre de son plan triennal et la stratégie de surveillance continue axée sur les risques :

En 2014-15, Transports Canada a également effectué un suivi sur l’état des plans correctifs de l'année précédente. Quatre-vingt-cinq pour cent (85%) de ces plans correctifs sont complets. Deux plans d'action concernant les contrôles généraux liés aux technologies de l'information présentant un risque élevé sont en cours; cependant, une activité intérimaire de contrôle d'atténuation est en place pour réduire ce risque jusqu'à ce que les plans correctifs puissent être pleinement mise en œuvre en 2015-16.

4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Le plan triennal de surveillance continue axée sur les risques de Transports Canada, basé sur la validation annuelle des processus et des contrôles à haut risque et les ajustements connexes, est présenté dans le tableau ci-dessous :

Transports Canada réévaluera aussi les processus clés par des changements significatifs dans certains secteurs de contrôle clés, tels que le lancement de l’interface de facturation automatisée entre le Système d’affectation et de suivi de la Sécurité maritime (SASSM) et le module des comptes débiteurs au sein d’Oracle ERP. La mise en place de cette interface permettra d'améliorer la collecte des données, l'analyse, la mesure du rendement et les rapports.

Ce document peut être visualisé ou téléchargé :

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